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1、事業(yè)單位文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識
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事業(yè)單位文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識
由于機(jī)關(guān)級別和類型不同，秘書工作內(nèi)容也不盡相同。級別層次高的機(jī)關(guān)，秘書工作內(nèi)容廣泛，分工細(xì)致，各項工作的專門化特色比較明顯；而在基層單位，秘書工作任務(wù)繁重，但是人員編制少，分工不細(xì)致，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點。
一、秘書工作的內(nèi)容
秘書工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容
1.機(jī)關(guān)辦公廳的基本任務(wù)
辦公廳屬于秘書工作部門，是機(jī)關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)
2、是秘書工作發(fā)展的必然結(jié)果。中外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或高級領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成各項領(lǐng)導(dǎo)工作，尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定和實施決策服務(wù)。
辦公廳的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說的秘書工作；二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)保障工作。
2.秘書長、辦公廳主任的基本任務(wù)
秘書長和辦公廳主任兼有秘書工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的《政務(wù)院關(guān)于各級政府秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》，各級政府機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳主任主要承擔(dān)以下
3、任務(wù)：
第一，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作；
第二，協(xié)助首長密切各方面的工作關(guān)系；
第三，協(xié)助首長掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作；
第四，協(xié)助首長掌管保密工作；
第五，協(xié)助首長掌管機(jī)要工作；
第六，主持日常行政事務(wù)；
第七，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務(wù)，可以總結(jié)為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協(xié)助首長完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì)；而第六、七項工作則主要是掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定，雖然是針對我國秘書工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)而言的，但是卻為全國秘書部
4、門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。
秘書工作的主要內(nèi)容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能。現(xiàn)代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達(dá)意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴(yán)肅的工作，秘書人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和
5、收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)；收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理、責(zé)任明確，確保公文處理過程的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)）所有秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，其工作）政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的，與黨和國家的根本利益密切相關(guān)，因此，秘書工作具有強(qiáng)烈的政治色彩。被動性。主要體現(xiàn)為兩點：一是秘書的工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來安排；二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔(dān)。
綜合性。
6、這是由于秘書部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的。
事務(wù)性。這是由秘書部門所處理的工作內(nèi)容來決定的。
靈活性。這是因為秘書工作經(jīng)常會遇到突發(fā)情況，要求秘書能夠具備很強(qiáng)的變通能力，從而靈活處理問題。
二、秘書工作的規(guī)律
秘書工作的基本規(guī)律
1.領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書工作存在的客觀基礎(chǔ)
秘書人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對綜合輔助性服務(wù)的需求之間，本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書人員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)。
2.秘書工
7、作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件
由于領(lǐng)導(dǎo)工作對綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動的.秘書參謀活動的規(guī)律
所謂秘書的參謀活動是指以出謀獻(xiàn)策為手段，以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認(rèn)識：
將秘書參謀職能寓于具體工作中。
秘書參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性。
秘書參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。
秘書參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)。
2.辦公室日常運轉(zhuǎn)的規(guī)律
辦公室作為秘書工作的主要場所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面，又有隨機(jī)性、靈活性的一面。在日常運轉(zhuǎn)工作中，
8、應(yīng)注意以下規(guī)律：
區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。
增強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率意識。
優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強(qiáng)辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.秘書寫作活動的規(guī)律
寫作作為秘書人員的一項經(jīng)常性工作，體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實踐中，經(jīng)過人們逐漸總結(jié)和摸索，形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識：
秘書人員的知識、能力、素質(zhì)水平，要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。
秘書人員的思想觀點，要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。
秘書寫作的內(nèi)容，要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。
秘書起草文稿的風(fēng)格，要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個性相協(xié)調(diào)。
秘書起草文稿的表達(dá)，要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。
秘書的寫作行為和文稿質(zhì)量，必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿，對于推動領(lǐng)導(dǎo)工作，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能起著舉足輕重的作用。
此外，在秘書調(diào)研、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)、會議服務(wù)、信息服務(wù)等秘書專項活動中，均包含著各自的規(guī)律性。秘書人員要透過紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容，不斷摸索和掌握秘書工作的內(nèi)在規(guī)律，并自覺用于指導(dǎo)實踐活動。
事業(yè)單位文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識
