物資采購管理辦法完整版.doc

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1、物資采購管理制度第一章 總 則第一條 為加強物資采購與管理工作，規(guī)范采購行為，降低采購與管理成本，提高資金使用效益，優(yōu)化采購流程，特制訂本管理制度。 第二條 物資的采購要從降低物資全生命周期綜合使用總成本角度出發(fā)，綜合考慮物資的購買成本、配套設(shè)施、運行維護(hù)、升級更新和替代等因素，分析和了解市場行情，掌握市場信息，優(yōu)化采購方案，提升采購品質(zhì)。第三條 物資的管理包括采購物資管理、供應(yīng)物資管理和廢棄物資管理，并貫穿于物資需求，物資獲取和資源控制等全過程。第四條 該制度適用于河北綠嶺果業(yè)有限公司和河北綠嶺莊園食品有限公司的采購與管理工作。第二章 采購管理第五條 采購管理的基本原則為：（一）遵守國家有關(guān)

2、法律法規(guī)及相關(guān)政策。（二）實行“規(guī)則在先，實施在后”原則，采購物資必須經(jīng)相關(guān)部門逐級審核簽字后才予以實施。（三）加強自身建設(shè)，規(guī)范操作行為，建立反腐倡廉的長效機(jī)制。第六條 物資的采購要高度重視物資的質(zhì)量和售后服務(wù)，加強采購的后評估工作，收集使用部門的信息反饋，及時處理使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。第七條 物資采購供應(yīng)部應(yīng)加強服務(wù)意識，設(shè)置采購應(yīng)急保障機(jī)制（綠色通道），為公司項目、生產(chǎn)運營等應(yīng)急要求提供優(yōu)先快速服務(wù)；或采用委托采購，授權(quán)需求使用部門先行購買，后補辦相關(guān)手續(xù)。第八條 物資采購方式分為采購部采購、委托采購兩種，采購部采購為日常使用的物資；委托采購為專業(yè)的機(jī)械設(shè)備和一些目前有供應(yīng)廠家同時采購部

3、不能獨立完成的采購，由采購部委托使用部門采購，使用部門負(fù)責(zé)具體采購工作，但采購方案及時與采購部溝通，對經(jīng)常性、萬元以上的物資采購，采購部派專人協(xié)助受托部門進(jìn)行采購，相關(guān)的采購資料及供貨合同采購部保存復(fù)印件一份。 第九條 編制物資采購預(yù)算和采購計劃，依據(jù)物資采購預(yù)算和采購計劃，制定采購目錄，掌握物資需求程度，明確采購權(quán)限、采購時間、地點、物資的用途等。第九條 物資采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織整個采購工程，負(fù)責(zé)編制采購方案，負(fù)責(zé)組織招標(biāo)、談判、采購情況匯報、合同承辦等各項采購工作。第十條 物資需求部門負(fù)責(zé)提出采購申請，編制技術(shù)規(guī)范書，并參與項目或物資的評標(biāo)及合同談判，負(fù)責(zé)設(shè)備配置清單和合同及附件的審核簽訂。

4、第十一條 財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購文件及合同文本的付款審核，參與合同審簽。第十二條 法律顧問參與招投標(biāo)文件及合同條款的編制與審核，參與項目等合同的談判和簽訂。第十三條 在采購過程中根據(jù)采購物資具體情況合理選擇采購方式。采購方式可采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、優(yōu)先談判、小額直接談判采購和訂單采購。一萬元以上的必須簽訂供需合同。第十四條 科學(xué)選擇采購方法，統(tǒng)談統(tǒng)簽、統(tǒng)談分簽、分談分簽。第三章 供應(yīng)商管理第十五條 加強供應(yīng)商管理，供應(yīng)商是指為公司提供設(shè)備及零部件、原輔材料和物流等相關(guān)服務(wù)的企業(yè)，包括生產(chǎn)型企業(yè)、貿(mào)易型企業(yè)和物流服務(wù)型企業(yè)。供應(yīng)商管理是各項物資采購管理活動的源泉，科學(xué)合理選擇供應(yīng)商，保證

5、物資有效供應(yīng)。第十六條 加強市場調(diào)查和研究，了解和掌握市場行情，選取具有一定供貨能力、實力雄厚、質(zhì)量穩(wěn)定、信譽較好，符合公司質(zhì)量、安全和環(huán)保等管理體系要求且能夠長期合作的供應(yīng)商。第十七條 建立供應(yīng)商評估評價體系，組織對供應(yīng)商進(jìn)行考察、認(rèn)證和評估，組織或參與設(shè)備廠驗，跟蹤所采購設(shè)備、材料和售后服務(wù)等工作，設(shè)定信用評定等級，根據(jù)等級實施不同的管理。 第十八條 對供應(yīng)商檔案實行動態(tài)管理，對供應(yīng)商信息變更做好及時維護(hù)和更新，供應(yīng)商檔案資料包含：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、特種行業(yè)“生產(chǎn)許可證”及“銷售許可證”、物流服務(wù)供應(yīng)商相應(yīng)資質(zhì)證明等有效復(fù)印件，供應(yīng)商信息變更審核表，質(zhì)量異議處理記錄

6、等資料。第十九條 現(xiàn)有供應(yīng)商無法滿足采購需求，可選擇新增供應(yīng)商，促使供應(yīng)商之間保持適度競爭，降低采購風(fēng)險。第二十條 建立供應(yīng)商準(zhǔn)入和退出機(jī)制，對于違反合同規(guī)定的，依據(jù)情節(jié)輕重直至取消供應(yīng)資格。第二十一條 供應(yīng)商檔案屬保密材料，必須嚴(yán)肅、認(rèn)真保管，不可外泄，違者作違紀(jì)處理。第四章 運輸及調(diào)撥管理第二十二條 根據(jù)合同、談判條件及購買物資形式，采用廠家直運、自主承運、委托承運或物資配送等，選擇最佳運輸方式，降低運輸成本。第二十三條 物資運輸要堅持及時、安全、合理和節(jié)約原則，密切銜接物資進(jìn)出兩個環(huán)節(jié)，確保運輸合理有效。第二十四條 采用委托承運與配送，應(yīng)與委托運輸、配送公司簽訂書面合約，明確服務(wù)范圍、計

7、費標(biāo)準(zhǔn)、支付周期和保險索賠等內(nèi)容，運輸和配送費用按服務(wù)合同標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算。第二十五條 自主承運和配送的，運輸與配送費用列支成本，由物資采購供應(yīng)部或其他相關(guān)部門進(jìn)行費用報銷。第二十六條 物資采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)對公司范圍內(nèi)物資存儲數(shù)量、狀態(tài)等實行調(diào)查和監(jiān)控，保證庫存物資保值增值，降低儲備成本，提高物資使用效率。第二十七條 資源調(diào)撥應(yīng)有相關(guān)資源管理部門確定調(diào)撥方向，物資采購供應(yīng)部配合做好調(diào)配的具體工作。第二十八條 物資調(diào)撥應(yīng)有調(diào)撥手續(xù)，調(diào)出與調(diào)入部門提前溝通，雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第五章 合同管理第二十九條 物資采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門與供應(yīng)商確定合同文本及附件，技術(shù)規(guī)范書由需求部門簽字確認(rèn)，采購合同文本由需

8、求部門負(fù)責(zé)人和物資采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。第三十條 建立合同臺賬，對簽署的合同和協(xié)議要及時實施跟蹤管理，匯總付款信息，并配合財務(wù)部做好合同的付款審核工作， 第三十一條 采購合同文本及附件在ERP系統(tǒng)中錄入，并按照授權(quán)體系由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。合同授權(quán)體系如下：合同金額在1萬元及以下由需求部門、法律顧問、物資采購供應(yīng)部和財務(wù)部副總會簽和審批。合同金額在1萬元以上的由需求部門、法律顧問、物資采購供應(yīng)部、財務(wù)部的副總經(jīng)理會簽，總經(jīng)理審批。第三十二條 合同分發(fā)與執(zhí)行，物資采購供應(yīng)部將合同文本分發(fā)至需求部門、合同執(zhí)行部門、財務(wù)部等相關(guān)部門；需求部門與物資采購供應(yīng)部共同負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行，原則上要求供應(yīng)商一次

9、性提供全額發(fā)票。 第三十三條 加強保密意識，防止任何形式的泄密行為；要自覺接受、配合有關(guān)部門的監(jiān)督與檢查。第六章 物資管理第三十四條 公司物資管理工作遵循集中管理，統(tǒng)一調(diào)配；快速及時，安全準(zhǔn)確；減少庫存，降低成本的原則。第三十五條 在采購庫存階段明確物資所處的狀態(tài)、位置、數(shù)量等，配合物資使用部門和管理部門一起優(yōu)化資源配置，并對調(diào)撥過程進(jìn)行監(jiān)督和控制。第三十六條 牽頭并組織相關(guān)部門對采購物資進(jìn)行驗收，組織完成入庫、出庫、質(zhì)量抽檢、調(diào)撥工作和拆舊料、工余料、報廢料再利用和處置工作。第三十七條 加強報廢物資及再利用管理，物資采購供應(yīng)部配合相關(guān)部門做好對工程余料、拆舊料以及廢舊料的管理，降低工程建設(shè)造價，節(jié)約成本費用。第七章 賬務(wù)管理第三十八條 物資管理應(yīng)遵守財務(wù)管理制度，建立對賬薄，定期與財務(wù)部進(jìn)行日常賬務(wù)、付款明細(xì)等核對，確保賬實清楚。第三十九條 物資采購供應(yīng)部應(yīng)積極和其他部門做好賬務(wù)明細(xì)的核對，保證賬務(wù)條理清晰。第四十條 對公司指定供應(yīng)商，物資采購供應(yīng)部一對一建立對外記賬薄，做好日常登記、月匯總和核銷記錄等，做到賬賬清楚，賬實相符。第八章 附 則第四十一條 本管理制度由公司物資采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)解釋。第四十二條 本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。 物資采購供應(yīng)部二一二年十一月七日7