物品采購管理制度.doc

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1、華龍物業(yè)管理有限公司物品采購管理制度為加強物業(yè)公司物品管理，確保對物業(yè)的正常維修保養(yǎng)，給業(yè)主提供良好的服務(wù)，物業(yè)公司需采購、儲存各種工具、備品、備件、材料的原料等物品。依據(jù)工作中的實際情況，特制定物品申購、采購、入庫、儲存、出庫、借用、歸還、使用及報廢程序。示意圖如下：入庫儲存使用采購借用報廢出庫歸還申購品種設(shè)置借用和歸還入庫單借用人入庫物品金額查詢品種查詢出庫出庫單倉庫管理物品有效期一、物品申購制度和程序物品申購制度是為了確保以最少的物品儲備來滿足物業(yè)維修保養(yǎng)的需要，盡可能地壓縮庫存，防止積壓，提高資金和倉庫的利用率。1、根據(jù)庫存情況和日常維修的消耗記錄，設(shè)立常用的消耗物品數(shù)量，一般以一個季

2、度的消耗量的二倍。2、各部門將所需物品填采購單，逐級簽字（管理處主任、辦公室、副總經(jīng)理、總經(jīng)理）批準后，交由物業(yè)行政辦公室，統(tǒng)一進行采購或由部門工作人員購買。二、物品采購制度物品采購制度是為了在保證質(zhì)量的前提下，采購物美價廉的物品。1、采購人員由2人以上組成。在采購物資過程中，要做到貨比三家，在保證質(zhì)量的前提下，盡量降低采購成本，并注明采購時間、地點，便于公司核實。2、所有發(fā)生的費用支出，經(jīng)辦人都要以書面形式進行事前請示，填寫采購計劃單，注明預(yù)購物品的使用處，如遇特殊情況，應(yīng)提前電話請示，并及時補出采購計劃單。凡不符合規(guī)定的費用支出，財務(wù)人員有權(quán)不予受理。3、員工應(yīng)以公司利益為重，杜絕有損公司

3、形象及利益的行為，避免由于個人的不理智行為，違反公司制度。4、公司財務(wù)部有權(quán)利及義務(wù)對當(dāng)月報銷的物資采購、各項費用的票據(jù)進行抽查、核實，辦公室予以協(xié)助。如經(jīng)核實，報銷額與實際發(fā)生額存在差異，經(jīng)辦人無法做出合理解釋的，無論金額大小，公司將對經(jīng)辦人予以辭退處理。5、遇緊急情況急需的物品（200元以下），在得到公司經(jīng)理同意下，可臨時豁免，事后補填臨時采購計劃單且寫明原因。6、若是業(yè)主指定或安排的采購，需得到業(yè)主負責(zé)人的書面指令，并保存歸檔備查。7、凡購進物料、工具等，尤其是定制品，應(yīng)先取樣品，征得使用人同意后，才可進行采購或定制。三、物品入庫制度物品入庫制度是為了確保采購物品的質(zhì)量，辦理完備的入庫手

4、續(xù)。1、入庫時需登記的內(nèi)容為：日期、時間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等于入庫本上，并要與明細、發(fā)票相吻合。2、入庫時需開箱/盒查驗物品的質(zhì)量，若倉庫保管員無法把握時，可請使用人協(xié)助，并對查驗的物品簽字認可。3、倉庫管理員或物品管理員需將驗收入庫的物品分別堆放、編號。4、所有的設(shè)備可不進入倉庫，但入庫、出庫的手續(xù)須參照物品同樣辦理。5、采購的設(shè)備開箱后，若有技術(shù)資料和隨機文件，需交辦公室檔案管理員處統(tǒng)一存檔，安裝和使用人員需閱用這些資料，可辦理借閱手續(xù)。四、倉庫儲存管理制度倉庫儲存管理制度是為了確保倉庫儲存物品的質(zhì)量。1、物品在倉庫內(nèi)儲存，應(yīng)按不同種類分別堆放。物品要先進先出，定期翻堆

5、，當(dāng)需使用時可快捷提出。2、倉庫保管員要注意防火防盜，確保所有物資的安全存放。3、保管員要對倉庫的物品做到經(jīng)常檢查，對保存時間長的物品要主動向部門領(lǐng)導(dǎo)反映情況，對破損的或超保質(zhì)期的物品應(yīng)及時提出處理意見。五、倉庫管理制度倉庫管理制度是為了確保倉庫儲存物品的安全。1、倉庫系物品保管重地，除倉庫管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，任何人未經(jīng)許可不準進入倉庫。2、因業(yè)務(wù)、工作需要進入倉庫的人員，在進入倉庫時，必須辦理入倉登記手續(xù)，記錄進入倉庫的時間、人員、事由及離開時間等，進倉要有倉庫管理員或部門主管陪同，不得獨自進入，凡進倉人員工作完畢，出倉時應(yīng)主動請倉庫管理員檢查。3、一切進倉人員不得攜帶火

6、種、背包和手提袋等物進入倉庫。4、倉庫周圍及倉庫辦公地點不得會客，其它部門的職工不得圍聚閑聊。5、倉庫內(nèi)堆放易燃易爆物品（如柴油等）需采取相應(yīng)的措施，符合消防規(guī)范。倉庫內(nèi)不得存放私人物品。六、工具的借用制度工具借用制度是為了確保正常使用。工具借用按時間分可分為臨時借用和長期領(lǐng)用，長期領(lǐng)用又可分個人領(lǐng)用和公共領(lǐng)用。1、臨時借用工具，由使用人填寫臨時借用工具表（附表），經(jīng)批準后，向倉庫管理員申請領(lǐng)取，并在員工工具借用登記本上登記。在交還時，應(yīng)在該表上寫明交還時間并簽收，簽收時應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無損，若發(fā)現(xiàn)問題立即登記，并向部門負責(zé)人反映。2、個人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備，由使用人提出申請

7、， 經(jīng)部門負責(zé)人批準后到倉庫領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用后個人負責(zé)使用保管，離開公司時交還，倉庫管理人需作簽收記錄。3、公共領(lǐng)用工具由主管工作的負責(zé)人或領(lǐng)班申請，部門負責(zé)人批準后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)（附表），領(lǐng)用后由申請人或指定專人負責(zé)保管。4、工具調(diào)換原則上以舊換新，發(fā)生丟失和毀損，由保管者寫明原因，向上一級領(lǐng)導(dǎo)報告，屬人為的丟失和毀損，由責(zé)任人按當(dāng)時工具的價格賠償；屬長期使用正常磨損或損壞，金額在300元以內(nèi)由部門負責(zé)人負責(zé)辦理報廢手續(xù)；金額在300元以上的物品由部門負責(zé)人以上至副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準同意后方可辦理報廢手續(xù)。5、工具一律不得帶出物業(yè)，特殊情況經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理正式手續(xù)后方可

8、借出。七、物業(yè)領(lǐng)用制度物品領(lǐng)用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設(shè)備等領(lǐng)用。1、工作人員到倉庫領(lǐng)料之前，先要填好物品領(lǐng)料單（附表），注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等，經(jīng)部門負責(zé)人批準后到倉庫領(lǐng)取。2、物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新，但在實施過程中可先領(lǐng)后交，若發(fā)生多領(lǐng)，應(yīng)主動歸還。3、若施工中確需新增的物品，被盜或遺失的物品，需在領(lǐng)料單上注明，經(jīng)部門負責(zé)人批準后備案。八、物品報廢制度物品報廢制度是為了明確物品報廢程序。1、水電工程負責(zé)人對所有設(shè)備除加強日常運行、維修和保養(yǎng)等工作外，還應(yīng)認真做好設(shè)備、材料的更新工作。2、工作人員以舊換新的舊料，如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報廢

9、處理，對有回收利用價值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站，所得款項交財務(wù)入帳。3、申請設(shè)備報廢，經(jīng)工程部負責(zé)人同意后，填寫“固定資產(chǎn)報廢鑒定書”，經(jīng)財務(wù)部和物業(yè)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意后方可報廢；若設(shè)備價值超過人民幣5000元，還需報業(yè)主或業(yè)主委員會審核后方可報廢。4、設(shè)備報廢需符合下列情況之一：1）經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員預(yù)測，繼續(xù)大修后技術(shù)性能仍不能滿足工作要求，并且大修需要費用相對更新設(shè)備較多的。2）嚴重影響安全，又無法改造，繼續(xù)使用可能引起事故的。3）嚴重污染環(huán)境，危害人體健康，進行改造又不經(jīng)濟的。4）其它需淘汰或更換的設(shè)備。5）對倉庫中發(fā)現(xiàn)因過期、損壞和老化不能使用的物品，倉庫管理員應(yīng)定期向部

10、門負責(zé)人提出申請報廢，金額在100元以內(nèi)由部門主管辦理報廢手續(xù)（附表），金額在100元以上300元以內(nèi)由管理處主任負責(zé)辦理報廢手續(xù)；金額在300元以上的物品由管理處主任以上至副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準同意后方可辦理報廢手續(xù)。有關(guān)人員需吸取教訓(xùn)，在以后的采購中應(yīng)加以避免。九、物品盤點制度物品盤點制度是為了確保倉庫內(nèi)儲存的物品與賬面物品余額相符，并為采購提供依據(jù)。1、為及時反映庫存物品的數(shù)量，配合編制采購計劃，節(jié)約使用資金，倉庫管理員應(yīng)每月編制倉庫物品申請表送交部門負責(zé)人，每季盤點一次，對照實物和倉庫存貨記錄本上的余額數(shù)量是否相符。2、倉庫管理員應(yīng)定期盤點庫存，發(fā)現(xiàn)升溢或損缺，應(yīng)尋找原因，并寫出盤盈、盤

11、虧報告，若差額嚴重，倉庫管理員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3、倉庫、物品管理員應(yīng)制定最高的物品儲備量和最低的物品儲備量的具體定額，數(shù)量上不能把握的需請有關(guān)人員協(xié)助。根據(jù)庫存情況及時向有關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)提出申購計劃，避免物資積壓或短缺而影響物業(yè)的維護保養(yǎng)。4、倉庫內(nèi)的各種物品應(yīng)做到帳、物、卡三相符，工程部經(jīng)理需監(jiān)督庫房的情況，防止物品過多、過少、損壞或過期等情況。文員工作職責(zé)1 協(xié)助辦公室日常服務(wù)，行政管理等各項文秘工作及事務(wù)。2 接聽客人電話并解答一般詢問，做好留言。3 協(xié)助安排辦公室和各項管理會議，并做好會議記錄。4 接收及簽發(fā)各類工作文件，及時送經(jīng)理審閱。5 保存整理各項工作檔案及文件。6 負責(zé)辦公室文件

12、打印、復(fù)印等文秘工作。7 做好內(nèi)部文件傳遞及信息溝通工作。8 保持辦公室區(qū)域清潔、整齊。9 每日下班離開辦公室之前，注意將電腦、電燈、空調(diào)等電源關(guān)掉，保障安全。10、注意本人儀表、著裝整齊，嚴格遵守小區(qū)各項規(guī)章制度。服務(wù)部各崗位職責(zé)一、定崗8人財務(wù)：2人 廚房：4人（廚師2人，幫廚2人）餐廳服務(wù)員：1人 健身房服務(wù)員：1人二、職責(zé)餐廳服務(wù)員崗位職責(zé)1、服從領(lǐng)導(dǎo)，做好餐前準備工作，嚴格執(zhí)行操作程序、服務(wù)程序和衛(wèi)生要求，努力提高服務(wù)質(zhì)量和工作質(zhì)量。2、主動、耐心、熱情安排客人用餐，及時更換餐具、煙灰缸，及時清理桌面，團結(jié)協(xié)作，禮貌、周到地完成接待任務(wù)。3、每天上班第一件事打掃三個包間及小棋牌室的室

13、內(nèi)衛(wèi)生（包括門、窗、餐桌、餐椅、餐具及擺放物品；要“手勤、腿勤、眼勤、口勤”、“手快、腿快”做到地面清潔無雜物，桌面整潔，餐具擺放整齊，門窗干凈光亮，擺放物品整潔、無灰塵。4、上班時要精神集中，不準幾個人湊在一起閑談，不準做與工作無關(guān)的事。5、遇到客人投訴應(yīng)立即報告上級主管，盡量滿足用餐客人的合理要求。健身房服務(wù)員崗位職責(zé)1、掌握健身房的基本操作知識，負責(zé)健身房的接待工作，并做登記工作。2、負責(zé)維護健身房設(shè)備的正常運行，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時上報，每天按規(guī)定準備好娛樂用品，需要補充的用品，應(yīng)及時報告部門主管。3、負責(zé)健身房內(nèi)衛(wèi)生（包括門、窗、健身器材、桌、椅及擺放物品），每天早、晚打掃兩次，做到門

14、、窗干凈光亮，健身器材及擺放物品干凈無灰塵，地面干凈無雜物，申述布、椅子干凈、擺放整齊。4、熟悉業(yè)務(wù)、認真、準確地按客人要求，安排客人健身。5、遵守公司各項規(guī)章制度，以良好的精神面貌開始每一天工作。餐廳廚師崗位職責(zé)1、負責(zé)對各種食品的加工制作，保證食品質(zhì)量。2、樹立主人翁精神，嚴把采購質(zhì)量、價格及數(shù)量驗收關(guān)，降低成本費用支出，并負責(zé)飯菜成本的核算工作。3、服務(wù)周到，禮貌待人，遵守作息時間，準時開餐，不擅離職守，不脫崗、串崗，服從分配，按質(zhì)、按量，按時烹制飯菜，做到飯菜可口，保質(zhì)保鮮。努力鉆研業(yè)務(wù)，提高烹飪技術(shù)。4、遵守安全操作規(guī)程，正確使用權(quán)操作工具，合理使用原材料，節(jié)約用水、電、煤氣等原料。

15、5、嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，搞好廚房、餐廳衛(wèi)生，保證不讓用餐人員吃異味食品，防止食物中毒。餐廳采購人員崗位職責(zé)1、為加強餐廳管理，保證采購質(zhì)量，堵塞漏洞，應(yīng)與廚房密切聯(lián)系，掌握原材料需求情況和實際用量、種類、依據(jù)計劃，保證適時、適量、適質(zhì)、適價地完成采購，確保餐廳供應(yīng)。2、堅持原則，采購驗收后的物品，票據(jù)必須與食品的數(shù)量、價格、品種相符。3、嚴格遵守財務(wù)制度，原則性要強，要增加采購的透明度，不購劣質(zhì)物品，按規(guī)定攜帶現(xiàn)金，嚴禁弄虛作假。4、廚房應(yīng)每四天購買一次肉類食品（由廚師和采購人員一起），青菜食品列寫計劃單，到固定菜場購買。5、購進的原材料實行集中保管，分組按計劃領(lǐng)料，干貨、調(diào)料品按月計

16、劃統(tǒng)一采購。（海鮮、煙、酒、飲料等統(tǒng)一采購、保管。）6、所有統(tǒng)一保管的原材料要建立明細帳，嚴格進出庫手續(xù)，每月盤存一次進入核算。嚴把采購質(zhì)量和價格關(guān)，要了解市場行情，隨行就市，采購批發(fā)、便宜質(zhì)優(yōu)物品，堅持原則，不購人情物品，采購價格數(shù)量經(jīng)驗收與市場和實際不相符，查明原因，追究責(zé)任。7、采購的數(shù)量與質(zhì)量由廚師、保管、采購當(dāng)面共同驗收，當(dāng)即填寫購貨單據(jù)簽字，做到帳物相符。8、積極完成上級交辦的各項臨時性任務(wù)。保管員工作職責(zé)保管員管理范圍：干貨、調(diào)料、其它物品等。1、掌握廚房、餐廳供需情況，為周、月采購計劃提供依據(jù)，避免積壓。2、嚴格物品出入庫手續(xù)，建立倉庫出入庫明細帳，每月盤存做到帳物相符，物品存放，存料有帳，發(fā)料有據(jù)。3、加強倉儲物品的管理，擺放有序，做好防盜、防毒、防蟲蛀、鼠咬、防霉?fàn)€變質(zhì)，過期等防護工作。4、采購入庫食品要嚴格驗收，注意驗明食品的出廠日期和保質(zhì)期，禁止過期變質(zhì)物品入庫，嚴禁采購假冒偽劣產(chǎn)品。5、驗收當(dāng)天采購的各類物品，認真復(fù)核，并當(dāng)即開出購貨單據(jù)簽字。6、有物品以舊換新，丟失或損壞，需照價賠償。7、對庫存物品每月進行盤點，做到賬賬相符，賬物相符。8、積極完成上級交辦的各項臨時性任務(wù)。8