固定資產管理

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1、 青島****有限公司 內部控制系列文件 020112 固定資產管理 第 1 版 批 準： 2013年01月 發(fā)布 2013年1月 實施 青島****有限公司 版 本 狀 態(tài) 記 載 版本 實施日期 更改單號 更 改 原 因 編 制 審 核 批 準 A/0 2013年1月15日 無 根據控股公司內控要求

2、

3、 1.0目的 本程序規(guī)定了公司固定資產日常管理的具體要求，旨在規(guī)范固定資產入賬、折舊、保管、維修、轉移、盤點、閑置、出租、報廢和出售等各項工作，防范固定資產管理中的潛在風險。 2.0制度要求 2.1固定資產管理程序制定 2.1.1固定資產，是為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有，單價2000元以上（含2000元）且使用壽命超過一個會計年度的有形資產，下列資產作為固定資產： 房屋建筑類：所有房屋、建筑物；

4、 機器設備類：分揀流水線、地磅、監(jiān)控器、手持終端、地牛、采集器、傳送帶、叉車； 運輸工具類：機動車輛、電動車； IT設備類：電腦、采集器、高拍儀、攝像頭、監(jiān)視儀、服務器、工控機、LED顯示屏、投影儀等 辦公設備及其他類：打印機、傳真機、掃描機等辦公設備； 2.1.2 公司財務管理中心負責會同綜合管理中心結合本公司實際情況制定固定資產管理程序。 2.1.3財務管理中心負責核算固定資產價值，并建立固定資產明細賬；綜合管理中心建立實物臺賬，管理對應固定資產實物。 2.1.4人力資源部及內控部與財務管理中心、綜合管理中心共同舉辦固定資產管理程序培訓，對各部門人員進行系統(tǒng)培訓。參加固

5、定資產培訓的管理人員包括： 綜合管理中心負責固定資產管理崗位的員工； 全體工程或項目管理員工； 財務管理中心全體員工； 各部門負責人和高級管理人員。 2.1.5綜合管理中心人員、財務管理中心人員分配到固定資產管理崗位前，必須參加培訓，培訓考核合格后上崗。 2.2固定資產的采購 2.2.1固定資產的采購實施“誰使用，誰申購”的原則，由需求的使用部門申請人填寫《固定資產請購單》，部門負責人審核后，綜合管理中心、財務管理中心核實該申請人所屬部門及個人現(xiàn)存固定資產情況并出具審核意見，總經理或執(zhí)行總裁或總裁審批。 2.2.2固定資產請購審批權限規(guī)定： 采購金額 總經理 執(zhí)行

6、總裁 總裁 董事會 股東會 10萬元（含）以內 批準 抄送備案 抄送備案 / / 10-50萬元（含）以內 / 批準 抄送備案 / / 50-200萬元（含）以內 / / 批準 / / 200萬元以上 / / 批準 抄送備案 抄送備案 2.2.3《固定資產請購單》獲批后，由綜合管理中心在請購單上統(tǒng)一編號，編號采用代表年份的四位數(shù)字-三位流水號，根據請購單上的要求尋找供應商，按照“貨比三家、價格透明、優(yōu)中選優(yōu)”的原則，進行詢價、比價、議價、定價，擬定采購合同或協(xié)議報部門負責人審核，財務管理中心審核，總經理或執(zhí)行總裁或總裁審批后實施采購（審

7、批權限參照2.2.2）。 2.3固定資產驗收及入賬 2.3.1外購固定資產驗收 綜合管理中心收到供應商的到貨通知后，通知使用部門及專業(yè)技術人員根據請購單、采購合同或協(xié)議、供應商發(fā)貨單等對所購固定資產的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量、技術要求及其他內容進行驗收。 2.3.2自制固定資產的驗收 公司自行建造的固定資產，在投入使用或達到可使用狀態(tài)時，由制造部門、綜合管理中心、使用部門共同驗收，并對質量、技術要求等進行驗收，驗收合格后移交使用部門投入使用。 2.3.3固定資產入賬 2.3.3.1相關部門辦理驗收需填制《固定資產驗收單》，綜合管理中心按照固定資產編碼規(guī)則確定編號（條

8、碼）并粘貼《固定資產標簽》。固定資產驗收單設置“保管人簽收”欄，驗收合格后，此項資產的保管能確定具體使用人的，其應在“保管人簽收”欄處簽字。如： 直接歸個人使用的：電腦、手持終端、電動車等，其使用人為保管人； 某些機器設備，亦可能是分配到專人使用，其使用人為保管人； 某些機器設備可能在小范圍內使用，如打印機，可能幾個員工共同使用，應指定當中主管或經驗豐富人員作為保管人； 汽車、叉車、分揀線等分配到部門使用的，部門負責人作為保管人； 若某項固定資產在實際工作中無法確定具體保管人的，由使用部門負責人妥善安排保管，并在“保管人簽收”欄簽字。 2.3.3.2《固定資產驗收單》一式

9、兩聯(lián)，一聯(lián)由綜合管理中心歸檔，一聯(lián)交財務管理中心作入賬憑證。財務在審核請購單、發(fā)票、合同（協(xié)議）與實物驗收單相符性及審核驗收單相應欄目簽字的完整性后方可入賬。 2.3.4固定資產驗收完成后，綜合管理中心建立《固定資產實物臺賬》，財務管理中心在財務信息系統(tǒng)中錄入固定資產信息，包括：資產類別、資產編號、資產名稱、規(guī)格型號、附件配件、數(shù)量、價格、入賬時間、發(fā)票號、供應商、使用部門、保管人、存放場地、備注等，編制相應會計憑證。 2.4固定資產折舊計提 2.4.1固定資產按杉杉企業(yè)會計政策的規(guī)定由財務管理中心會計人員按月計提折舊。各類固定資產折舊年限及殘值率規(guī)定如下： 類別 折舊年限（年）

10、殘值率（%） 房屋建筑類 30 5 機器設備類 5 5 運輸工具類 5 5 IT設備類 2 5 辦公設備及其他類 2 5 固定資產裝修 3 5 2.4.2對于已達到預定可使用狀態(tài)但尚未辦理竣工決算的固定資產，應當按照估計價值確定其成本，并計提折舊；待辦理竣工決算后，再按實際成本調整原來的暫估價值，但不調整原已計提的折舊額。 2.4.3當固定資產提足折舊后，即已經提足該項固定資產的應計折舊額，不論能否繼續(xù)使用，均不再計提折舊；提前報廢的固定資產，也不得再補提折舊。 2.4.4公司以經營租賃方式租入的固定資產發(fā)生的改良支出，應予資本化，作為長期待攤費用，合

11、理進行攤銷，不得計提折舊。 2.5固定資產的保管 2.5.1綜合管理中心按照固定資產編碼規(guī)則對固定資產予以分類編號，建立《固定資產實物臺賬》，并在實物上粘貼《固定資產標簽》，負責實物管理。公司對固定資產設立條碼進行管理, 規(guī)則如下: 資產類別+采購地（公司）代碼+部門代碼+資產代碼+流水號 XX-XXX- XXXX-XXX-XXXXX 流水號 資產代碼

12、 部門代碼 采購地（公司）代碼 資產類別 資產類別：兩位數(shù)字編碼 10房屋建筑類；11 機器設備類；12運輸工具類；13 IT設備類；14 辦公設備及其他類 采購地（公司）代碼：三位數(shù)字編碼本公司為 028 部門編碼：中心及部門代碼：中心為兩位數(shù)字代碼，部門為兩位數(shù)字代碼。 中心 部門 代碼 綜合管理部 經營管理團隊 0100 行政部 0101 人事部 0102 后勤管理部 0103 品控中心 稽查部 0201 客服部 0202 財務中心 財務部 0300 運營

13、中心 0400 0401 0402 0403 0404 0405 0406 青島直營 0501 0502 0503 0504 0505 0506 0507 0508 0509 濟南分公司 0601 0602 0603 0604 煙臺分公司 0701 0702 0703 0704 網管中心 0800 資產代碼：三位數(shù)字編碼 代碼 房屋建筑類 代碼 機器設備類 代碼 運輸工具類 代碼

14、 IT設備類 代碼 辦公設備及其他 101 自有生產場地 201 動力傳輸皮帶 301 貨車 401 電腦主機 501 保險柜 102 自有辦公物業(yè) 202 無動力傳送帶 302 客貨車 402 電腦顯示器 502 文件柜 103 自有宿舍 203 分揀臺 303 轎車 403 手提電腦 503 打印機 204 叉車 304 摩托車 404 PDA 504 傳真機 205 地牛 305 電動自行車 405 有線采集器 505 掃描儀 206 地磅 306 電動三輪車

15、 406 無線采集器 506 碎紙機 207 電子臺秤 307 貨車尾板 407 高拍儀 507 考勤機 208 分揀框 … 408 攝像頭 508 辦公家具 209 打包機 409 監(jiān)視儀 509 空調 210 手推車 410 服務器 510 熱水器 … 411 工控機 511 電視機 412 LED顯示屏 512 冰箱 413… 投影儀 513 微波爐

16、514 稅控機 流水號:5位流水號00001~99999 批量驗收入庫的固定資產每一個都需要分配流水號。 固定資產驗收入庫時，按編碼規(guī)則分配和生成條碼信息。條碼是該資產在公司內的唯一身份識別編碼，不隨資產位置轉移而變化。 固定資產條碼需粘貼在《固定資產標簽》上，并在日常的盤點中查缺補漏。 2.5.2財務管理中心負責登記固定資產明細賬，固定資產入賬及計提折舊。 2.5.3所有固定資產制作統(tǒng)一標簽，標簽使用耐用材料或專用標牌并將其固定或粘貼在固定資產的明顯部位。 2.5.4對于特殊情況下不易粘貼標簽的固定資產，應考慮其它的辦法在明顯部位標識編號。 2.5.5對于由若干獨立系統(tǒng)組

17、成的加工中心或成套設備，固定資產編號和標簽應當使用總號分項辦法編號和制作標簽。以防止成套設備被不恰當?shù)夭鸱质褂谩? 2.5.6綜合管理中心對所有固定資產的編號和標簽狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)標簽脫落或磨損嚴重時，應立即更換或重新制作。 2.5.7固定資產的技術文件和資料的原件在檔案室統(tǒng)一存檔。固定資產的保管責任原則上落實到固定資產使用部門或個人，各職能部門負責人對本部門的固定資產負安全保管責任，具體參見2.3.3.1。 2.5.8綜合管理中心根據實際情況對大宗固定資產(車輛)進行投保。投保時由綜合管理中心提出申請，經財務管理中心及總經理審批后，辦理投保手續(xù)。 2.5.9大額的固定資產投保應考慮使

18、用招標程序。 2.5.10已投保的固定資產因增減、轉移及處置等原因而發(fā)生變動時，綜合管理中心提出變更申請，經財務管理中心及總經理審批后辦理投保轉移、解除等相關保險手續(xù)。 2.5.11未經批準，不得擅自調配、挪用、調離、轉借他人、自行拆卸、維修和改變其原有面貌。使用過程中出現(xiàn)問題應及時通知綜合管理中心進行處理。 2.5.12員工離職時須將領用的全部固定資產交回公司，由綜合管理中心按固定資產臺賬明細清點，變更臺賬并及時通知財務管理中心。固定資產使用者在使用過程中產生丟失和損壞的，不能使用的，應及時報綜合管理部，其根據實際情況進行判斷。對損壞或短缺者按價賠償，綜合管理中心應及時協(xié)調財務部進行帳

19、務處理。 2.6固定資產的維修 2.6.1凡是5萬元以上的維修，必須有詳細的可行性研究報告，并報總經理或執(zhí)行總裁或總裁審批，具體權限參見2.2.2。 2.6.2綜合管理中心負責制定科學合理的預防性維修計劃，預防性維修計劃經總經理批準后由維修部門負責執(zhí)行。 2.6.3固定資產原則上應當由內部維修人員進行維修，其中信息技術部管理的關固定資產由信息技術部負責維修。外包維修或送外維修必須事先在預防性維修計劃中予以說明。 2.6.4根據預防性維修計劃要求需外聘專業(yè)維修人員或外包維修業(yè)務時，應當由使用部門填寫《固定資產維修申請單》，部門負責人審核后，報總經理或執(zhí)行總裁或總裁審批（具體權限參見2.

20、2.2），由綜合管理中心執(zhí)行。采購維修用材料和零部件應當按采購管理程序進行。原則上，應聘用原設備制造企業(yè)指定的特約維修單位維修人員進行維修。如需聘用非特約維修單位進行維修時，應當陳述理由經總經理批準后方可聘用維修。 2.6.5需外送維修計算機前，必須由信息技術部人員先將硬盤撤除或制作備份資料后格式化清除儲存資料數(shù)據后方可送出。 2.6.6綜合管理中心負責對固定資產維修所耗費各項費用進行詳細的登記記錄。財務管理中心負責建立固定資產維修費科目進行會計核算。 2.6.7對固定資產進行內部拆拼維修時，應根據被拆拼設備的金額情況向總經理提出申請，申請被批準后由綜合管理中心實施拆拼。 2.6.8財

21、務管理中心應當依據使用部門提出的拆拼申請和維修檢驗報告，對拆拼維修后的固定資產價值進行重新估價并作賬面調整。 2.7固定資產的內部轉移 2.7.1固定資產發(fā)生拆拼或內部轉移時，使用部門負責填寫《固定資產內部轉移申請單》，轉移申請單經總經理批準后由綜合管理中心對固定資產實施拆拼或內部轉移。財務管理中心和綜合管理中心根據批準后的轉移申請單，及時辦理固定資產臺賬記錄更新。 2.8固定資產盤點 2.8.1綜合管理中心和財務管理中心負責對各部門的資產保管和使用情況進行不定期抽查。 2.8.2公司規(guī)定每年對全部固定資產進行一次盤點，包括帳帳核對、帳物核對和賬卡核對。核對過程中如果發(fā)現(xiàn)有差異，如發(fā)

22、生毀損、滅失等情形的，應立即查明原因，并由綜合管理中心書面認定，經公司總經理審批后做相應盈虧處理。對車輛、房產及其他重大固定資產，差異金額在5萬以上的應上報執(zhí)行總裁審批。財務管理中心收到經審批的盈虧處理報告后應及時進行賬務處理，并按當?shù)囟悇詹块T要求辦理相關手續(xù)。 2.8.3公司成立臨時資產清查小組負責每年的全面盤點工作。資產清查小組由總經理領導，綜合管理中心、財務管理中心牽頭負責實施。參加固定資產實物盤點的人員包括：綜合管理中心、財務管理中心、內控或審計人員和各部門資產管理人員。財務管理中心負責記錄《固定資產盤點表》。盤點表應經實物保管人和部門負責人、綜合管理中心和財務管理中心盤點人員共同簽

23、字。 2.8.4在固定資產盤點中出現(xiàn)盤盈或盤虧，由綜合管理中心會同使用部門及財務管理中心查明原因并寫出報告，向財務負責人和總經理報告。總經理根據情況嚴重程度組織人員進行追查，明確處理方式。綜合管理中心、財務管理中心及時變更相應臺賬，同時財務部進行處理固定資產相關帳務。 2.9固定資產閑置 2.9.1固定資產處于閑置狀態(tài)時，使用部門應通知綜合管理中心到場查驗后統(tǒng)一收回封存并妥善安置，不能收回的現(xiàn)場封存，并在固定資產臺帳上注明閑置原因和閑置時間。 2.9.2對已封存的固定資產，綜合管理中心指定專人負責日常管理，定期檢查，確保資產的完整狀態(tài)。 2.9.3閑置固定資產以后如需重新投入使用，

24、應由綜合管理中心到場解除封存并在固定資產管理臺帳上注明重新使用的時間。 2.9.4固定資產由使用狀態(tài)轉入閑置狀態(tài)或由閑置狀態(tài)轉入使用狀態(tài)，使用部門與綜合管理中心辦理移交，綜合管理中心在使用部門臺賬上簽收，綜合管理中心、財務管理中心同時更新臺賬，財務管理中心負責對固定資產明細賬做出相應的調整。 2.9.5閑置固定資產由使用部門填寫《固定資產閑置及處置申請單》，根據實際情況提出處置方案，包括出租、報廢、出售。 2.10固定資產出租 2.10.1閑置固定資產預出租固定資產時，經總經理簽字批準后，交付財務管理中心，由綜合管理中心尋找承租方。 2.10.2綜合管理中心負責至少詢價三家以上的承租

25、方，并給出初步選定的供應商信息，報財務管理中心和總經理審批。如果只有一家承租方，需寫明理由。 2.10.3審批通過后由綜合管理中心與承租方簽訂固定資產出租合同，并將合同復印件交付財務管理中心備案。 2.10.4綜合管理中心在臺賬中更新固定資產相關信息。 2.10.5財務管理中心進行出租的賬務記錄并更新固定資產明細表。 2.11固定資產報廢 2.11.1固定資產的報廢經部門負責人審批后報綜合管理中心、財務管理中心和總經理審批。同時財務管理中心必須辦理相關的稅務申報審批手續(xù)。 2.11.2對未滿折舊年限，且所處置固定資產處理損失超過5萬元的，均必須報執(zhí)行總裁或總裁審批，具體權限見2.2

26、.2。對折舊已完成的固定資產處置應向財務管理中心備案。 2.11.3 報廢審批通過后通知綜合管理中心、財務管理中心進行固定資產處理。綜合管理中心將該固定資產信息從臺賬上注銷，計入報廢固定資產條目，同時對報廢固定資產進行專門的堆放和保管；財務管理中心進行賬務處理。 對于零件拆卸可利用的，應拆卸估價入庫； 對于某些零件拆卸有單獨出售價值，應拆卸單獨備售，不得粗糙的將此類報廢設備等賣給廢品回收站單位。 2.12固定資產出售 2.12.1閑置不用固定資產準備出售的，由固定資產使用部門提出申請，經綜合管理中心審核，總經理批準后，交付財務管理中心。財務管理中心初次審批通過后，由綜合管理中心尋

27、找購買客戶并磋商價格。 2.12.2因對外投資、融資租賃、非貨幣性資產交換、債務重組等特殊業(yè)務發(fā)生的固定資產置換或出售的，須報股東會審批后方可執(zhí)行。后續(xù)執(zhí)行程序按照采購管理程序和投資管理程序執(zhí)行。 2.12.3綜合管理中心應至少詢價三家以上的購買方，并給出初步選定的供應商信息，報財務管理中心和總經理審批。 2.12.4審批通過后由綜合管理中心與購買方簽訂固定資產出售合同，并將合同復印件交付財務管理中心備案。 2.12.5綜合管理中心更新固定資產臺帳，財務管理中心在財務信息系統(tǒng)中注銷固定資產的有關信息。 2.12.6財務管理中心進行出售的賬務記錄并更新固定資產明細表。 3.0流程圖（

28、另附） 3.1固定資產驗收、入賬、計提折舊流程圖 3.2固定資產維修流程圖 3.3 固定資產轉移流程圖 3.4固定資產盤點流程圖 3.5固定資產閑置及出租、報廢、出售流程圖 4.0政策 4.1固定資產投保必須經過總經理批準方可進行，任何個人不得任意調整、改變投保險種。 4.2事先未經總經理批準，財務管理中心備案，禁止任何部門實施固定資產拆拼活動。 4.3未經總經理批準任何其他部門不得以任何理由對固定資產實施內部轉移。 4.4經營管理層遵循下列權限才能對固定資產轉讓或出售，超過下述權限的不得以任何形式將公司固定資產轉讓給其他企業(yè)。 審批人 轉

29、讓金額 總經理 0----------5萬元（含5萬） 執(zhí)行總裁 5萬-------10萬元（含10萬） 總裁 10萬-------50萬元（含50萬） 4.5固定資產盤點過程中，如果發(fā)現(xiàn)涉及人員腐敗和嚴重瀆職時，應當按規(guī)定對有關責任人予以相應的處罰。 4.6固定資產出租必須經總經理審批后方可進行。 4.7固定資產報廢必須經過嚴格的授權審批。 4.8原則上本制度必須每年修訂一次，遇特殊情況時經授權審批后可隨時進行修改。本制度最終解釋權歸屬于總經理辦公會。 5.0相關制度和表單（另附） 表單編號 表單名稱 020112-01 固定資產請購單 020112-02 固定資產驗收單 020112-03 固定資產標簽 020112-04 固定資產實物臺賬 020112-05 固定資產維修申請單 020112-06 固定資產內部轉移申請單 020112-07 固定資產盤點表 020112-08 固定資產閑置及處置申請單