展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)課件

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1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),第七章,展出現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)與管理,第一節(jié) 布展期間的服務(wù)與管理,第二節(jié) 開幕式,第三節(jié) 展出現(xiàn)場(chǎng)的咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào),第四節(jié) 突發(fā)事件管理,第五節(jié) 展品安全管理,第六節(jié) 配套活動(dòng)的組織,第七節(jié) 撤展期間的服務(wù)與管理,第一節(jié) 布展期間的服務(wù)與管理,布展是指展覽會(huì)開幕前的現(xiàn)場(chǎng)布置與籌備工作，通常在開幕前幾天，參展商進(jìn)入展出現(xiàn)場(chǎng)為自己的展位進(jìn)行布置與搭建工作，而辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展出現(xiàn)場(chǎng)公共區(qū)域進(jìn)行布置。一般展覽會(huì)的布展時(shí)間在1-4天之間，但展覽會(huì)規(guī)模的大小對(duì)布展時(shí)間有一定的影響，展覽會(huì)規(guī)模越大，布展時(shí)間就越長；不同題材的展覽會(huì)，布展

2、時(shí)間長短也不相同，主要取決于展覽會(huì)題材及展品的復(fù)雜程度，如汽車展和大型機(jī)械設(shè)備展覽會(huì)可能需要一個(gè)星期的布展時(shí)間，而消費(fèi)品展覽會(huì)的布展時(shí)間通常只需12天。,一、布展,布展對(duì)參展商來說，參展商需憑合同及其它有關(guān)證明到展出現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到，付清各種款項(xiàng)，領(lǐng)取相關(guān)證件，辦理入場(chǎng)手續(xù)后，在辦展機(jī)構(gòu)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)自己的展位進(jìn)行搭建、布置和將展品陳列在展位上等展位布置工作；而對(duì)辦展機(jī)構(gòu)來說，則必須對(duì)展出現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行布置和對(duì)參展商的有關(guān)工作進(jìn)行全面協(xié)調(diào)和管理，辦展機(jī)構(gòu)是布展期間服務(wù)和管理的提供者。,二、組織機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)與管理,在布展期間，展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)通常有以下幾項(xiàng)工作要做：,1、辦理有關(guān)報(bào)批手續(xù),2、場(chǎng)館布置,3

3、、展位搭建與協(xié)調(diào),4、現(xiàn)場(chǎng)施工管理和驗(yàn)收,5、組織相關(guān)部門現(xiàn)場(chǎng)辦公為參展企業(yè)提供服務(wù),6、預(yù)展,1、辦理有關(guān)報(bào)批手續(xù),根據(jù)我國對(duì)展覽會(huì)的管理規(guī)定，辦展機(jī)構(gòu)在招展工作啟動(dòng)之前就要向當(dāng)?shù)毓ど滩块T申報(bào)，并得到批準(zhǔn)；在布展之前則需要向消防部門報(bào)批；如果是國際性展覽會(huì)，需要向海關(guān)辦理境外展品入關(guān)和監(jiān)管手續(xù)；如果展覽會(huì)需要公安部門給予協(xié)助的，辦展機(jī)構(gòu)還要上報(bào)公安部門。另外，辦展機(jī)構(gòu)還需要提前與展覽會(huì)指定搭建商和展品運(yùn)輸代理進(jìn)行充分的協(xié)調(diào)和溝通，共同交流對(duì)展出現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境布宣和展位搭建的創(chuàng)意、意見和建議，及時(shí)解決展品運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的各種問題，避免出現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)布展格調(diào)不統(tǒng)一或展品遲遲未到等現(xiàn)象。如果展館位于城市中心地

4、帶，有些城市還需要辦理外地車輛通行證以方便外地企業(yè)運(yùn)送展品到展出現(xiàn)場(chǎng)布展。,2、場(chǎng)館布置,在參展企業(yè)進(jìn)入場(chǎng)館布展之前，辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)各參展企業(yè)租用展位的數(shù)量、面積和位置等具體情況，將展位平面圖交給展位搭建企業(yè)，搭建企業(yè)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將標(biāo)準(zhǔn)展位搭設(shè)完畢，同時(shí)還要制作參展企業(yè)的楣板，并將其安裝在準(zhǔn)確的展位上方。如果是國際性展覽會(huì)，參展企業(yè)楣板要用中英兩種文字，這樣方便國外參展企業(yè)查找自己的展位。另外，對(duì)那些只需要空?qǐng)龅氐?，辦展機(jī)構(gòu)按照各參展單位租用的場(chǎng)地面積和具體位置，劃出每一個(gè)參展單位的租用的場(chǎng)地面積和具體位置。這項(xiàng)工作涉及到每一家參展企業(yè)租用展位的具體位置和面積的大小，辦展機(jī)構(gòu)要認(rèn)真仔細(xì)，一絲不

5、茍，要按照事先對(duì)參展商的承諾如實(shí)辦理。任何參展企業(yè)都必須在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行布展，不允許擠占公共空間。否則，既不可能順利通過消防部門的檢查與審批，也會(huì)妨礙行人通行。,3、展位搭建與協(xié)調(diào),除了一些特裝展位由參展商自己搭建以外，標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建則需要辦展機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。不管是標(biāo)準(zhǔn)展位還是特裝展位，辦展機(jī)構(gòu)都要監(jiān)督所有的搭建商都必須按照展覽會(huì)的規(guī)定進(jìn)行施工和搭建；現(xiàn)在許多大型展覽會(huì)都對(duì)特裝展位實(shí)行預(yù)先審批制，辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)工作人員要隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督、檢查，一旦發(fā)現(xiàn)參展企業(yè)在施工中與報(bào)批的展位設(shè)計(jì)圖紙和施工方案不符，而且存在安全隱患和影響整體展出效果時(shí)，必須及時(shí)告知停止施工對(duì)新的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改或按原來的設(shè)計(jì)施工

6、。另外，參展企業(yè)在布展過程中隨時(shí)都會(huì)遇到各種問題或困難，并要求辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)工作人員給予協(xié)助解決。這時(shí)，工作人員要根據(jù)參展企業(yè)的各種要求，有針對(duì)性地提供相關(guān)服務(wù)；注意協(xié)調(diào)展館與參展商在場(chǎng)地、用電以及參展商將展品運(yùn)抵展出現(xiàn)場(chǎng)時(shí)可能遇到的開館時(shí)間、地面負(fù)荷限制等矛盾；多個(gè)展位同時(shí)施工可能出現(xiàn)沖突，辦展機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)該根據(jù)展位的位置、參展商的實(shí)際要求和施工等情況，公正、合理地協(xié)調(diào)各方工作。,4、現(xiàn)場(chǎng)施工管理和驗(yàn)收,辦展機(jī)構(gòu)要派出專門人員管理各搭建商的現(xiàn)場(chǎng)施工，如展位楣板的制作、安裝和核對(duì)、現(xiàn)場(chǎng)用電、用火、噪聲、展位高度控制、電線、電纜或水管的安裝和走向、燈光的設(shè)計(jì)和使用、特裝展位材料的防火性能、展位之

7、間通道寬度的控制、重型機(jī)械設(shè)備的地面承重控制、標(biāo)準(zhǔn)展位的相關(guān)設(shè)施配置等都要及時(shí)進(jìn)行查驗(yàn)，避免施工現(xiàn)場(chǎng)秩序混亂和出現(xiàn)安全隱患；監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)清潔和布展垃圾的處理；所有的展位布置完畢以后，辦展機(jī)構(gòu)工作人員還要陪同消防和安全部門對(duì)所有的展位進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的檢查，保證展出現(xiàn)場(chǎng)符合消防和安全要求，徹底清除展出現(xiàn)場(chǎng)可能存在的安全隱患。,5、組織相關(guān)部門現(xiàn)場(chǎng)辦公為參展企業(yè)提供服務(wù),一些大型展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)都會(huì)邀請(qǐng)如海關(guān)、安全保衛(wèi)、場(chǎng)館以及各展覽會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng)，以便給參展企業(yè)提供及時(shí)高效的服務(wù)。如果是國際性展覽會(huì)，海外參展的展品必須辦理海關(guān)通關(guān)手續(xù)，對(duì)于所有海外參展展品，海關(guān)要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)開箱查驗(yàn)，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，

8、沒有海關(guān)的允許，所有海外展品均不得隨意帶出展覽會(huì)展出現(xiàn)場(chǎng)。就展品的安全保衛(wèi)來說，通常情況下，在閉館到開館這一時(shí)間段的展品安全由辦展機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，而開館時(shí)間內(nèi)的展品安全則由各參展企業(yè)自己負(fù)責(zé)。目前，在國外許多展覽會(huì)都會(huì)對(duì)展覽會(huì)就展品和人員安全向保險(xiǎn)公司投保，而我們國內(nèi)，展覽會(huì)投保還不是很普遍。,6、預(yù)展,大型展覽會(huì)，當(dāng)參展商布展一切就緒，常常會(huì)在正式展出前的一段時(shí)間或前一天進(jìn)行預(yù)展，政府部門領(lǐng)導(dǎo)和辦展機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人親臨預(yù)展現(xiàn)場(chǎng)做展出前的最后檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題，設(shè)法做最后的補(bǔ)救和調(diào)整。上述布展和預(yù)展工作結(jié)束以后，展出現(xiàn)場(chǎng)布置就已經(jīng)基本就緒。辦展機(jī)構(gòu)就可以按計(jì)劃舉行展覽會(huì)開幕式，對(duì)外正式宣布展覽會(huì)開幕了。如

9、果有黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人或重要貴賓來參觀展覽會(huì)，還要對(duì)整個(gè)展出現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行封館，任何人不得隨意入內(nèi)。,第二節(jié) 開幕式,展覽會(huì)開幕式是一個(gè)展覽會(huì)展出活動(dòng)的正式開始，也是展出期間的一項(xiàng)較為重要的活動(dòng)內(nèi)容，是辦展機(jī)構(gòu)用一種隆重的儀式向社會(huì)各界宣布展覽會(huì)正式開幕，開幕式效果的好壞直接影響到參展商和觀眾對(duì)展覽會(huì)的第一印象。因?yàn)殚_幕式涉及到的層面很多，事務(wù)也很復(fù)雜，需要辦展機(jī)構(gòu)事先進(jìn)行周密地部署和仔細(xì)地籌劃。,1、開幕式現(xiàn)場(chǎng)的檢查與安排,開幕式現(xiàn)場(chǎng)的檢查與安排主要是對(duì)開幕式現(xiàn)場(chǎng)布置和相關(guān)設(shè)備的最后檢查以及對(duì)安全保衛(wèi)與其它活動(dòng)參與人員的安排和管理等工作。開幕式開始前辦展機(jī)構(gòu)工作人員一定要按照開幕式的原定設(shè)計(jì)方案，對(duì)各

10、種設(shè)備及參與人員進(jìn)行詳細(xì)的檢查，確保開幕式的順利進(jìn)行。在開幕式開始前要根據(jù)邀請(qǐng)嘉賓人數(shù)的多少和級(jí)別，做好貴賓室的安排，供參加開幕式的貴賓休息之用。貴賓室的數(shù)量要以參加開幕式貴賓人數(shù)而定，對(duì)高級(jí)別的貴賓或領(lǐng)導(dǎo)人要單獨(dú)安排一間貴賓室，在貴賓室內(nèi)，辦展機(jī)構(gòu)要安排一定數(shù)量的服務(wù)人員分別負(fù)責(zé)貴賓簽到、題詞、戴胸花或貴賓簽、送茶水和熱毛巾等服務(wù)工作。另外，還要做好貴賓的迎接與引導(dǎo)工作。在開幕式現(xiàn)場(chǎng)，辦展機(jī)構(gòu)還要做好車輛停放、安全、保衛(wèi)、消防以及開幕式現(xiàn)場(chǎng)氣氛烘托等工作，營造出與展覽會(huì)定位相適應(yīng)的熱烈而隆重的氣氛。,2、開幕式的時(shí)間和地點(diǎn),展覽會(huì)開幕式的時(shí)間和地點(diǎn)要提前作好安排并通知到有關(guān)方面。展會(huì)開幕的時(shí)

11、間一般不宜太早，太早了不利于參展商進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備和出席開幕式的嘉賓按時(shí)到場(chǎng)；開幕式持續(xù)的時(shí)間也不宜太長，太長了會(huì)讓等待進(jìn)場(chǎng)參觀的觀眾產(chǎn)生厭煩情緒。開幕式地點(diǎn)一般安排在展出場(chǎng)館前的廣場(chǎng)上，這樣更方便有關(guān)人員在開幕結(jié)束后入場(chǎng)參觀。如果開幕式上安排有一些表演活動(dòng)，要注意適當(dāng)安排好表演的時(shí)間和地點(diǎn)，使表演和展會(huì)開幕式交相輝映，相得益彰。,3、出席開幕式的主要嘉賓,事先落實(shí)嘉賓名單，事先做出安排嘉賓臺(tái)上的位置。展覽會(huì)開幕式一般都會(huì)邀請(qǐng)一些行業(yè)主管部門官員、行業(yè)協(xié)會(huì)與商會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、外國駐華機(jī)構(gòu)代表以及其它有關(guān)人員作為展覽會(huì)開幕式的嘉賓。一旦他們出席開幕式，辦展機(jī)構(gòu)就要派專人負(fù)責(zé)接待。如有必要，還要配備專門的服務(wù)人

12、員或者翻譯。,4、開幕式的程序,開幕式可以用多種方式來舉行，如鳴放禮炮、嘉賓剪彩、領(lǐng)導(dǎo)講話等，目的是制造氣氛，擴(kuò)大影響。如果是鳴放禮炮，要事先安排好布置禮炮的地點(diǎn)和鳴放禮炮的時(shí)機(jī)；如果是嘉賓剪彩，要安排好剪彩嘉賓，并安排相應(yīng)的禮儀小姐；如果是領(lǐng)導(dǎo)講話，要準(zhǔn)備好講話稿，安排好現(xiàn)場(chǎng)攝影人員攝影。,展覽會(huì)典型的開幕式程序是由工作人員引導(dǎo)嘉賓至主席臺(tái)，主持人宣布開幕式開始，介紹嘉賓，請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓相繼致辭、剪彩，開幕式結(jié)束后并請(qǐng)各位嘉賓和展覽會(huì)觀眾進(jìn)場(chǎng)參觀。隆重的開幕式還有表演、燃放煙花、開幕酒會(huì)等節(jié)目。,5、開幕式講話稿和新聞通稿,展覽會(huì)開幕式講話稿和新聞通稿是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)外宣布展覽會(huì)正式開幕的“宣

13、言”，而新聞通稿則是各新聞媒體報(bào)道展覽會(huì)的主要依據(jù)和參考資料，新聞通稿寫得好與不好將直接關(guān)系到媒體和記者對(duì)展覽會(huì)的印象，也會(huì)影響到媒體和記者對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行報(bào)道的積極性，所以辦展機(jī)構(gòu)要認(rèn)真準(zhǔn)備。,6、媒體接待與管理,許多展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)一般會(huì)在展覽會(huì)開幕前舉行一次新聞發(fā)布會(huì)，向媒體通報(bào)展覽會(huì)的籌備情況，并告訴社會(huì)各界展覽會(huì)將按計(jì)劃如期舉行。展覽會(huì)開幕前，辦展機(jī)構(gòu)要主動(dòng)與有關(guān)媒體取得聯(lián)系，為召開新聞發(fā)布會(huì)或邀請(qǐng)媒體記者對(duì)展覽會(huì)開幕現(xiàn)場(chǎng)和展出現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行采訪和新聞報(bào)道做準(zhǔn)備。辦展機(jī)構(gòu)可以引導(dǎo)不同的媒體從不同的側(cè)面對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行連續(xù)或跟蹤報(bào)道，以提高展覽會(huì)的社會(huì)知名度和擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力。,第三節(jié) 展出現(xiàn)場(chǎng)的咨

14、詢服務(wù)與協(xié)調(diào),展出意味著參展商營銷自己產(chǎn)品和宣傳自己企業(yè)形象正式開始，辦展機(jī)構(gòu)作為展覽會(huì)的組織者一般會(huì)在展出現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)控制中心，總體監(jiān)控和協(xié)調(diào)整個(gè)展覽會(huì)的進(jìn)行，以便隨時(shí)處理各種問題、投訴和突發(fā)事件，為參展商提供展出現(xiàn)場(chǎng)的咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào)工作。展出期間的現(xiàn)場(chǎng)工作很多，也很復(fù)雜，涉及面很廣。展出現(xiàn)場(chǎng)的咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào)工作主要由辦展機(jī)構(gòu)提供，但各展覽會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)也參與其中。因此，一定要事先周密布置，仔細(xì)安排，確保每一項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任分明、分工協(xié)作，共同管理好展出的現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)工作。,一、參展商的展位工作,在展覽會(huì)正式展出期間，參展企業(yè)在自己的展位上主要有以下5項(xiàng)工作要做：,1、參展商的展臺(tái)接待

15、工作,2、宣傳資料和紀(jì)念品的發(fā)放,3、業(yè)務(wù)洽談工作,4、展品演示及現(xiàn)場(chǎng)銷售,5、展臺(tái)記錄和市場(chǎng)調(diào)研,二、辦展機(jī)構(gòu)的現(xiàn)場(chǎng)咨詢服務(wù)與協(xié)調(diào)工作,為了維護(hù)展出現(xiàn)場(chǎng)的正常秩序，保證整個(gè)展覽會(huì)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，辦展機(jī)構(gòu)作為整個(gè)展覽活動(dòng)的主要責(zé)任者主要做好以下8項(xiàng)工作：,1、專業(yè)觀眾登記,2、展覽會(huì)資料的發(fā)放工作,3、展覽會(huì)證件與門票管理工作,4、展出現(xiàn)場(chǎng)秩序管理,5、開展參展商和觀眾意見調(diào)查，做好信息的收集,6、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù),7、閉幕準(zhǔn)備工作,8、提供其他關(guān)聯(lián)服務(wù),第四節(jié) 突發(fā)事件管理,緊急醫(yī)療,火災(zāi)防范,衛(wèi)生問題,自然災(zāi)害,恐怖襲擊,游行示威,第五節(jié) 展品安全管理,展覽會(huì)展出現(xiàn)場(chǎng)人流多，存在許多潛在安

16、全隱患，展品的安全保衛(wèi)就是其中之一。展出期間的安全保衛(wèi)工作主要是防止可疑人員進(jìn)入展出現(xiàn)場(chǎng)，消除各種安全隱患，保護(hù)參展商和觀眾的人身安全，防止展品丟失和被盜、展覽會(huì)消防安全保護(hù)、防止展臺(tái)記錄及其它秘密資料或情報(bào)被非法竊取或合法套取、協(xié)助參展商處理一些安全保衛(wèi)方面的工作等。,一、配備安全設(shè)施和保衛(wèi)人員,加強(qiáng)充實(shí)安全保衛(wèi)力量，包括聘請(qǐng)足夠的保安人員或請(qǐng)求公安部門協(xié)助，所有的安全保衛(wèi)人員不管是專職的還是臨時(shí)聘用的，不管是有經(jīng)驗(yàn)的還是缺乏經(jīng)驗(yàn)的，都應(yīng)該在會(huì)展活動(dòng)前接受“展前培訓(xùn)”，并要了解現(xiàn)場(chǎng)設(shè)施。每位安全保衛(wèi)人員要明確職責(zé)，熟悉環(huán)境。必須時(shí)刻保持高度警惕，注意觀察，提防可疑人員。特大型展覽會(huì)非常需要將觀眾人數(shù)控制到最低限度，因?yàn)槿嗽蕉喟踩Ｐl(wèi)越困難，應(yīng)盡量控制參觀者人數(shù)，可以采取分時(shí)段、分批次等手段憑胸卡或入場(chǎng)券入場(chǎng)參觀。,新型展出場(chǎng)館都安裝安全保衛(wèi)設(shè)施，對(duì)于規(guī)模大、展品價(jià)值昂貴的展覽會(huì)，安裝電子監(jiān)視系統(tǒng)是一個(gè)較好的選擇，防盜警報(bào)和閉路電視效果很好，但是使用投入費(fèi)用大，所以不少會(huì)展活動(dòng)，由于預(yù)算太緊而不能使用電子監(jiān)視設(shè)備，晚間配備警犬巡邏也特別有效。,二、展品的安全管理,展品的安全保衛(wèi)涉及到展