[工作計(jì)劃]大型會(huì)議活動(dòng)接待方案

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1、會(huì)議接待方案 根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。 　　首先是會(huì)議的籌備工作。 　　●根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。 　　●發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。 　　會(huì)議通知必須寫(xiě)明召集人的姓名或組織、單位名稱(chēng)，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線(xiàn)圖。這個(gè)路線(xiàn)圖避免了外地人問(wèn)路的許多麻煩。 　　會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以?xún)?nèi)每一天

2、的具體安排，它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。 　　●選擇會(huì)場(chǎng)。 　　選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)： 　　第一：大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺(jué);會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過(guò)多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無(wú)法把會(huì)開(kāi)好。所以，英國(guó)的首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。” 　　第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較集中的地方。超過(guò)一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)

3、定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來(lái)回奔波。 　　第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話(huà)、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開(kāi)的，沒(méi)出什么問(wèn)題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則，可能會(huì)造成損失。 　　第四：要有停車(chē)場(chǎng)?，F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車(chē)、摩托車(chē)都要有停放處，會(huì)才能開(kāi)得成。 　　●會(huì)場(chǎng)的布置。 　　會(huì)場(chǎng)的布置包括會(huì)場(chǎng)四周的裝飾和坐席的配置。 　　一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場(chǎng)內(nèi)懸掛橫幅。門(mén)口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語(yǔ)?？稍跁?huì)場(chǎng)內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會(huì)場(chǎng)更加莊嚴(yán)，主席

4、臺(tái)上可懸掛國(guó)旗、黨旗或懸掛國(guó)徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。 　　坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法： 　?、賵A桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺(jué)。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見(jiàn)。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來(lái)賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做，來(lái)賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門(mén)的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線(xiàn)相對(duì)而坐。 圓桌會(huì)議中間要擺放鮮花 紅，黃膨脹色，搭配紫色，偏深顏色的收縮色可

5、以有很好的立體感。紅色太多會(huì)讓人感覺(jué)煩躁，拘束，感覺(jué)時(shí)間會(huì)比實(shí)際過(guò)得快，白色，等淺色點(diǎn)的裝飾可以感覺(jué)時(shí)間比實(shí)際慢，增強(qiáng)空間感。白色也代表莊嚴(yán)，高貴。綠色代表和諧，和平，希望，平凡中蘊(yùn)含特色，能襯托，也能表現(xiàn)精致度。綠光，是人眼最為敏感的，如果植物亮度夠，一定十分搶眼。- -，色彩跟具體植物還是差很多的，你應(yīng)該是為熟知植物品種的人吧，自己來(lái)個(gè)匠心獨(dú)運(yùn)就是呵呵。 ②口字型。如果使用長(zhǎng)形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。 　?、劢淌倚?。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見(jiàn)。這種形式主席臺(tái)與聽(tīng)眾席

6、相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。 　　●準(zhǔn)備會(huì)議資料。 　　會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。 　　會(huì)議前的接待禮儀。 　　●會(huì)前檢查。 　　這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。 　　●提前進(jìn)入接待崗位。 　　接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來(lái)之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。 　?、俸灥?。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-

7、2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對(duì)自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。 ②別花。禮儀小姐為需要發(fā)言的重要嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)別上胸花 　?、谝?。簽到后禮儀人員或高管親自陪同和指引與會(huì)者入場(chǎng)就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開(kāi)始前幾分鐘再到主席臺(tái)或臺(tái)下貴賓區(qū)就座等候上臺(tái)發(fā)言或剪彩。 　?、劢哟?。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì)者解答各種問(wèn)題，

8、滿(mǎn)足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。 　　會(huì)議中的服務(wù)禮儀 　　會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。 　　●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為期天茶水。到誰(shuí)是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開(kāi)背蓋，右手吃水戶(hù)，將熱開(kāi)水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見(jiàn)到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來(lái)回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。 　　●其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷

9、場(chǎng)的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國(guó)歌。這是音響應(yīng)立即播放出國(guó)歌。又如，大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書(shū)，組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來(lái)，另有禮儀小姐將證書(shū)一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)?。為使?huì)場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來(lái)進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)混亂。 　　如果與會(huì)者有電話(huà)或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無(wú)關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ)，分散與會(huì)者注意力。 　　●做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做

10、好準(zhǔn)備。如，會(huì)后要照相，就應(yīng)提前將場(chǎng)地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會(huì)后的用車(chē)也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。 　　會(huì)后服務(wù) 　　會(huì)議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。 　　●組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。 　　●送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。 　　●清理會(huì)議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì)議紀(jì)要

11、。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議總結(jié) 本公司承攬大型會(huì)議活動(dòng)的策劃組織，企業(yè)形象宣傳及巡展，展臺(tái)設(shè)計(jì)及施工搭建，會(huì)議設(shè)備租賃等服務(wù)，有為大型會(huì)展及商務(wù)活動(dòng)提供全方位服務(wù)的豐富經(jīng)驗(yàn)，我們是自由而富有創(chuàng)新精神的年輕人，秉承為各界朋友提供國(guó)際水平專(zhuān)業(yè)服務(wù)的一致信念，不斷努力，我們的最終目標(biāo)是幫您實(shí)現(xiàn)您的愿望。? ?一、您可以選擇我們的理由： 　　1、我們是專(zhuān)業(yè)的、精通業(yè)務(wù)的會(huì)議接待中心，由專(zhuān)業(yè)的人才為您服務(wù)。我們以?xún)?yōu)質(zhì)的會(huì)議組織能力和周到的高質(zhì)量的接待服務(wù)，是您專(zhuān)心與會(huì)，把會(huì)議開(kāi)的圓滿(mǎn)成功。 　　2、我們通過(guò)多年的誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)，建立了穩(wěn)定、廣泛的訂房系統(tǒng)，能為您訂到最低價(jià)的賓館

12、飯店及會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所。 　　3、我們有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的機(jī)票售票中心，能為您提供及時(shí)的、價(jià)格最為合理的、優(yōu)質(zhì)的返程機(jī)票業(yè)務(wù)。 　　4、我們與各賓館酒店、民航、鐵路、車(chē)隊(duì)、會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所有極好的合作關(guān)系，能保證您的會(huì)議如期、順利舉行。 　　5、我們能為客戶(hù)提供最好的旅游咨詢(xún)及旅游服務(wù)。 　　6、我們是大連知名企業(yè)，有極高的品牌價(jià)值，能讓您的客人放心，感覺(jué)不會(huì)掉價(jià)。 　　7、我們是合法的旅游企業(yè)，在旅游局交納了10萬(wàn)元質(zhì)量保證金，如果出現(xiàn)什么差錯(cuò)，有賠付的信心和能力。 　　8、我們有現(xiàn)成的可供選擇的數(shù)十條大連市內(nèi)、旅順、金石灘，山東半島、東北三省、朝鮮邊境等地區(qū)的旅游線(xiàn)路，還有能力為您現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)您滿(mǎn)

13、意的旅游行程。 　　9、我們有信息豐富的企業(yè)網(wǎng)站，能為您的會(huì)議提供適時(shí)的宣傳。 　　10、“誠(chéng)信鑄造品質(zhì)，服務(wù)編織未來(lái)”是企業(yè)服務(wù)宗旨，“服務(wù)質(zhì)量第一、客戶(hù)利益至上”是企業(yè)的基本精神。“給你家的溫暖”是企業(yè)的不變準(zhǔn)則。我們有足夠的信心，提供優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，?使您滿(mǎn)意。 二、會(huì)議服務(wù)的范圍： 1、根據(jù)客戶(hù)的意愿、要求，策劃、組織、執(zhí)行會(huì)議的各項(xiàng)接待工作，?讓會(huì)議客戶(hù)放心、滿(mǎn)意最大化；讓會(huì)議接待服務(wù)優(yōu)質(zhì)最大化。? 2、免費(fèi)代訂各星級(jí)酒店、各級(jí)餐廳、各種會(huì)議室并給予客戶(hù)最優(yōu)惠內(nèi)部協(xié)議價(jià)，做好會(huì)議用房、會(huì)議用餐、會(huì)議室的使用等各項(xiàng)工作。? 3、會(huì)議期間免費(fèi)提供1-2名經(jīng)驗(yàn)豐富的接待人員全

14、天協(xié)助會(huì)議工作（包括辦理代表簽到、解釋、資料整理分發(fā)、分房、展臺(tái)規(guī)劃及會(huì)場(chǎng)布置等工作），做好會(huì)議期間的協(xié)調(diào)服務(wù)工作。? 4、按要求安排會(huì)議接站工作，指派專(zhuān)車(chē)到機(jī)場(chǎng)、火車(chē)站免費(fèi)接送參會(huì)代表，免費(fèi)代訂返程飛機(jī)票。? 5、按要求為其提供相關(guān)的外語(yǔ)翻譯、攝像、禮儀、公關(guān)、文秘等服務(wù)。? 6、按照要求及會(huì)議的具體地需要，提供白板、紙筆、音像設(shè)備、投影儀等各種會(huì)議設(shè)備。? 7、我公司可根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、課題等，邀請(qǐng)相關(guān)課題的專(zhuān)家授課，為客戶(hù)提供相關(guān)的建議、邀請(qǐng)安排及其相關(guān)的具體工作。? 8、按要求為會(huì)議期間的重要客人(VIP)提供特殊照顧、服務(wù)(如提供高檔豪華專(zhuān)車(chē)、娛樂(lè)建議等)。? 9、以最優(yōu)惠

15、價(jià)格、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，組織、安排參會(huì)代表的會(huì)后觀光、考察活動(dòng)，做好觀光、考察期間的"吃、住、行、游、購(gòu)、娛"的各項(xiàng)觀光考察安排，讓參會(huì)代表充分了解、認(rèn)識(shí)風(fēng)情萬(wàn)種、風(fēng)光秀麗的濱城大連。? 10、按要求提供會(huì)議或會(huì)展期間的后勤保障和外圍協(xié)調(diào)服務(wù)，代辦會(huì)展用品的航空、?鐵路托運(yùn)和大連土特產(chǎn)及會(huì)議禮品。? 三、會(huì)議服務(wù)： 會(huì)前服務(wù) ?1．與會(huì)議主辦方洽談 2．提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車(chē)票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方 3．派專(zhuān)人協(xié)助客戶(hù)實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情況。 4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。 ?會(huì)中服務(wù) 1．會(huì)

16、議接待：專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車(chē)站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。 2．會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。 3．會(huì)議場(chǎng)所：專(zhuān)人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。 4．會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢(xún)問(wèn)是否有特殊要求。 5．會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。 6．會(huì)議旅游：旅游線(xiàn)路行程、用車(chē)、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。 7．會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。 8．會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。? 會(huì)后服務(wù) 結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳 資料：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶(hù)要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。