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1、會計電算化順利進(jìn)行研究
利用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算和管理，實現(xiàn)會計電算化，是會計工作現(xiàn)代化的重要組成局部。各單位假設(shè)想由手工會計系統(tǒng)到會計電算化系統(tǒng)的順利過渡，必須做好初始準(zhǔn)備工作。如果這項工作做不好，會使會計工作不能很好地進(jìn)行下去，甚至作廢整個會計電算化系統(tǒng)。筆者認(rèn)為做好初始準(zhǔn)備工作，應(yīng)從以下幾方面著手：
一、建立會計電算化工作的有關(guān)制度
俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓〞，基層單位實現(xiàn)會計電算化后，首先要做的工作就是建立健全相應(yīng)的各項管理制度。具體包括：
〔一〕建立崗位責(zé)任制度。
按照會計電算化的要求，該制度應(yīng)分別對各崗位的工作范圍、具體權(quán)責(zé)做出具體規(guī)定，應(yīng)與崗位任職資格、定期考評與
2、輪換、會計內(nèi)部核算制度以及整個單位的崗位責(zé)任制結(jié)合起來，以真正發(fā)揮其作用。建立健全會計電算化崗位責(zé)任制，一方面可以加強內(nèi)部牽制，保護(hù)系統(tǒng)財產(chǎn)物資的平安；另一方面可以提高會計電算化工作效率。由于各單位性質(zhì)不同，管理特點、會計業(yè)務(wù)不同，其機(jī)構(gòu)和崗位分工也不完全一樣，具體崗位設(shè)置，要根據(jù)本單位的實際情況進(jìn)行安排，目標(biāo)是有利于會計電算化工作的管理，有利于系統(tǒng)的正常運行，有利于企業(yè)推進(jìn)計算機(jī)的應(yīng)用。一般來說，各單位應(yīng)設(shè)置：系統(tǒng)管理員，由單位總會計師或部門領(lǐng)導(dǎo)、會計主管來擔(dān)任。操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、會計檔案資料保管員、財務(wù)管理員。
〔二〕操作管理制度。
實現(xiàn)會計電算化后，操作管理是保證系統(tǒng)正常、平安、有
3、效運行的關(guān)鍵。如果單位的操作管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?，都會給各種非法舞弊行為帶來可乘之機(jī)；如果操作不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)的破壞或喪失，影響系統(tǒng)的正常運行；如果數(shù)據(jù)不能及時備份，可能造成會計工作不能正常進(jìn)行。操作管理制度主要包括：①操作權(quán)限管理：各類人員可分別運行本人權(quán)限控制范圍內(nèi)的功能，不在現(xiàn)崗以及與系統(tǒng)無關(guān)人員不得使用系統(tǒng)。為了保證系統(tǒng)平安運行，應(yīng)由會計部門負(fù)責(zé)人授權(quán)并經(jīng)系統(tǒng)管理員具體操作，為所有系統(tǒng)操作人員分別設(shè)置操作權(quán)限和相應(yīng)的密碼，密碼不能泄露、遺忘或告訴他人；②操作規(guī)程管理：操作規(guī)程主要指操作運行系統(tǒng)中應(yīng)注意的事項。應(yīng)按各個崗位分別制定，詳細(xì)規(guī)定各個崗位人員的業(yè)務(wù)處理范圍、操作次序
4、、操作標(biāo)準(zhǔn)。
〔三〕維護(hù)管理制度。
系統(tǒng)維護(hù)是整個系統(tǒng)生命周期中最重要最費時的環(huán)節(jié)，它貫穿系統(tǒng)的整個生命周期。維護(hù)費用在整個系統(tǒng)建立與運行中的比例也愈來愈大，占到60%。硬件維護(hù)主要由銷售廠家負(fù)責(zé)，單位一般只負(fù)責(zé)一些簡單的日常維護(hù)工作，故一般不設(shè)置專職硬件維護(hù)員由軟件維護(hù)員兼任即可，軟件維護(hù)包括操作性維護(hù)和應(yīng)用軟件維護(hù)。
〔四〕機(jī)房管理制度。
應(yīng)設(shè)立會計專用機(jī)房，給計算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境；防止各種無關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房使用、盜竊、和破壞軟硬件資料。
〔五〕檔案管理制度。
電算化會計信息系統(tǒng)的檔案主要是指打印輸出的各種帳簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中
5、編制的各種文檔以及其他會計資料。良好的會計檔案管理是在會計電算化后，會計工作連續(xù)進(jìn)行的保障；是電算化會計信息系統(tǒng)維護(hù)的保證；是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息平安、完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用、更好地為管理效勞的保證。數(shù)據(jù)存儲方式發(fā)生了變化，會計檔案的內(nèi)容、保存期限、存放要求、保管復(fù)制方法和相應(yīng)的借閱權(quán)限也發(fā)生了很大的變化。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料存檔，平安保管和保密工作，一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：①存檔的手續(xù)；②各種平安保證措施；③檔案管理人員的職責(zé)與權(quán)限；④檔案的分類管理方法；⑤檔案使用的各種審批手續(xù)；⑥各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)；
6、⑦檔案的保密規(guī)定。
二、人員培訓(xùn)
單位實現(xiàn)會計電算化，需要不同知識結(jié)構(gòu)與層次的人才，不僅需要會計、計算機(jī)專門人才，更需要既懂會計又懂計算機(jī)技術(shù)的雙向式人才。好的系統(tǒng)需要好的人員來操作，才能有好的結(jié)果。需要培訓(xùn)的人員有：組織領(lǐng)導(dǎo)人員、系統(tǒng)操作人員、維護(hù)人員以及與系統(tǒng)有關(guān)的相關(guān)部門的人員。按其從事的工作崗位來確定培訓(xùn)的類別和具體對象，分門別類地確定每個人的培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)方式、學(xué)習(xí)內(nèi)容、時間，根據(jù)考核成績來確定是否勝任該崗位工作，并作為職稱晉升的參考條件之一。
職位職責(zé)知識結(jié)構(gòu)
硬件維護(hù)人員計算機(jī)房、計算機(jī)及其輔助設(shè)備的維護(hù)與管理工作計算機(jī)原理、匯編語言、操作系統(tǒng)、無線電根底
軟件維護(hù)人員
7、應(yīng)用軟件維護(hù)財會業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)開發(fā)與程序設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)知識
操作員系統(tǒng)日常運行、打印輸出、簡單的故障排除、數(shù)據(jù)錄入財會業(yè)務(wù)、計算機(jī)使用、漢字輸入技術(shù)
數(shù)據(jù)錄入員錄入數(shù)據(jù)財會業(yè)務(wù)根底
系統(tǒng)管理員參與系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)運行管理財會業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、系統(tǒng)開發(fā)、計算機(jī)知識、數(shù)據(jù)處理知識、工程管理
三、會計業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化
(一)會計核算步驟和流程的標(biāo)準(zhǔn)化。
是指會計部門各崗位之間的處理步驟、先后次序、數(shù)據(jù)和信息的傳遞流程，都要進(jìn)行合理的組織和統(tǒng)籌安排，使各項核算和管理工作有條不紊的進(jìn)行。
〔二〕會計數(shù)據(jù)編碼的標(biāo)準(zhǔn)化。
會計科目及其編碼的設(shè)置要求是：①符合會計制度的要求；②
8、滿足核算的要求；③滿足報表數(shù)據(jù)生成的要求，報表數(shù)據(jù)應(yīng)能從賬上自動生成，報表上的各個要素應(yīng)能在各級科目中找到；④滿足管理的要求，應(yīng)根據(jù)管理的需要來設(shè)置明細(xì)科目，使他們具有一定的規(guī)律以便查找和技藝；⑤符合軟件的要求；⑥可擴(kuò)展性，會計科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建帳實現(xiàn)，而重新建帳將喪失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計代碼時一定要充分考慮各方面的要求?？値た颇烤幋a長度由所選會計制度來決定通常為3～4位，而確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能到達(dá)的個數(shù)來確定的，以二級明細(xì)科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應(yīng)收帳款
9、、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細(xì)科目，銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細(xì)科目，少那么二三個，多那么二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設(shè)的二級明細(xì)科目一般都不會超過九十九個，兩位長的代碼應(yīng)能滿足以后添加同級科目的需求，而應(yīng)收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少那么幾十個，多那么成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細(xì)科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾
10、。為了解決這一矛盾，可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級科目，然后再設(shè)置下級明細(xì)科目。
會計科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字0~9編制，采用層次碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細(xì)科目，第三段表示三級明細(xì)科目。
科目代碼是會計數(shù)據(jù)處理的依據(jù)，因此必須嚴(yán)格按該軟件的編碼規(guī)那么來設(shè)置，并且必須保證每一科目及其代碼的唯一性；每一科目必須按其級次的先后順序建立。設(shè)置好的科目及其編碼應(yīng)打印成一覽表輸出，以供有關(guān)人員隨時查閱。
其他如部門、職工、材料、固定資產(chǎn)、產(chǎn)品、往來單位等會計數(shù)據(jù)也要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，因為它們在計
11、算機(jī)處理時將最為分類標(biāo)準(zhǔn)，必須根據(jù)會計軟件的要求合理確定其編碼體系〔級次、每級位數(shù)、每位代碼的意義、允許使用的字符等〕和編碼方法，這是將來會計數(shù)據(jù)處理的根底。
四、準(zhǔn)備會計初始資料
〔一〕清理帳目
在系統(tǒng)使用之前，要做到賬賬相符、賬實相符、賬證相符和賬表相符。要搞好往來賬和銀行存款的清理，查清呆賬、長期拖欠及未達(dá)賬項的原因并按規(guī)定報批處理；查清查實貨幣資金實存數(shù)額；清點各項財產(chǎn)物資，核實各賬目期初余額，以保證系統(tǒng)各賬目初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
〔二〕準(zhǔn)備核算初始數(shù)據(jù)
1．準(zhǔn)備科目余額。會計核算中，不同會計期間的銜接是通過科目余額實現(xiàn)的，企業(yè)由手工處理方式向電算化處理方式的轉(zhuǎn)換也是通過科目余額銜接的。這里的科目余額，是指各個科目在開始使用賬務(wù)處理軟件時的本年年初余額，假設(shè)開始使用軟件時間不是年初，還需準(zhǔn)備從本年年初至開始使用前各月各科目的借貸方發(fā)生額。
2．準(zhǔn)備各賬戶的未達(dá)賬項。主要包括：銀行日記賬的未達(dá)賬項、銀行對賬單的未達(dá)賬項、各往來賬的未達(dá)賬項等。
會計電算化順利進(jìn)行研究
