保險股份有限公司客戶身份識別和客戶身份資料交易記錄保存管理辦法

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1、 ⅩⅩ保險股份有限公司客戶身份識別和客戶身份資料交易記錄保存管理辦法 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司反洗錢客戶身份識別管理工作 ，進(jìn)一步完善公司反洗錢內(nèi)部控制 ，根據(jù)《中華人民共和國反洗錢法》、《金融機構(gòu)客戶身份識別和客戶身份資料交易記錄保存管理辦法》、《金融機構(gòu)報告涉嫌恐怖融資的可疑交易管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)， 制定本辦法。 第二條 客戶身份識別和客戶身份資料交易記錄保存是有效防范洗錢風(fēng)險的一項基礎(chǔ)工作和重要手段。公司各級機構(gòu)應(yīng)參照本辦法，結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌銮闆r和經(jīng)營需要，建立本機構(gòu)客戶身份識別制度操作細(xì)則，切實履行反洗錢義務(wù)。

2、 第三條 各級機構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照遵守保密原則，對客戶身份資料及交易記錄信息妥善保管，非依法律規(guī)定，公司任何機構(gòu)和個人不得泄露。 第四條 本辦法中所有涉及核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)和反洗錢報文系統(tǒng)的操作流程參見反洗錢系統(tǒng)操作手冊。 第二章 客戶身份識別和重新識別 第五條 客戶身份識別應(yīng)遵循“了解你的客戶”的原則，即在與客戶進(jìn)行保險交易的過程中，采取必要措施，了解客戶、交易目的和交易性質(zhì)，了解實際控制客戶的自然人以及交易的實際受益人，及時發(fā)現(xiàn)客戶的洗錢風(fēng)險和恐怖融資風(fēng)險。 第六條 客戶身份識別涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)包括：客戶新建、投保、

3、批改、賠付、財務(wù)收付款、渠道、客服和接觸、收集、判斷客戶信息的環(huán)節(jié)。 第七條 出現(xiàn)以下情況時，各級經(jīng)營機構(gòu)應(yīng)對客戶身份重新進(jìn)行識別，并完善客戶身份基本信息。 1、客戶要求變更姓名或者名稱、身份證件或者身份證明文件種類、身份證件號碼、注冊資本、經(jīng)營范圍、法定代表人或者負(fù)責(zé)人的。 2、客戶行為或者交易情況出現(xiàn)異常的 3、客戶姓名或者名稱與國務(wù)院有關(guān)部門、機構(gòu)和司法機關(guān)依法要求金融機構(gòu)協(xié)查或者關(guān)注的犯罪嫌疑人、洗錢和恐怖融資分子的姓名或者名稱相同的。 4、客戶有洗錢、恐怖融資活動嫌疑的 5、金融機構(gòu)獲得的客戶信息與先前已經(jīng)掌握的相關(guān)信息存在不

4、一致或者相互矛盾的 6、先前獲得的客戶身份資料的真實性、有效性、完整性存在疑點 7、金融機構(gòu)認(rèn)為應(yīng)重新識別客戶身份的其他情形。 第八條 客戶身份識別的具體要求： （一）承保環(huán)節(jié) 對于保險承保業(yè)務(wù)，各級機構(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)勤在錄入客戶和保單的過程中，應(yīng)確認(rèn)投保人與被保險人的關(guān)系，核對投保人和被保險人、以及法定繼承人以外的指定受益人的有效身份證件或者其他身份證明文件，復(fù)印留存投保人和被保險人、法定繼承人以外的指定受益人的基本信息材料。其中團體客戶必須明確法定代表人信息。 （二）批改環(huán)節(jié) 當(dāng)客戶申請解除保險合同或保單滿期給付時，

5、各級機構(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)勤應(yīng)要求退保申請人出示保單原件或者保險憑證原件，核對退保申請人的有效身份證件或者其他身份證明文件，確認(rèn)退保申請人與投保人和被保險人存在合法關(guān)系（非被保險人、受益人本人提出申請的，要有經(jīng)其本人簽字的書面委托材料和相關(guān)證件），復(fù)印留存退保申請人的基本信息和被保險人、受益人相關(guān)材料材料。 （三）理賠環(huán)節(jié) 當(dāng)客戶發(fā)生賠案時，各級機構(gòu)理賠內(nèi)勤應(yīng)當(dāng)核對索賠人和委托人的有效身份證件或者其他身份證明文件，確認(rèn)索賠人與被保險人或者受益人存在合法關(guān)系（非被保險人或者受益人本人提出申請的，要有經(jīng)其本人簽字的書面委托材料），復(fù)印留存索賠人身份基本信息和被保險人、受益人相關(guān)材料。

6、 （四）銷售環(huán)節(jié) 1、如屬于公司直銷渠道業(yè)務(wù)，銷售管理人員應(yīng)將人民銀行的反洗錢要求向客戶進(jìn)行積極宣傳，協(xié)助客戶正確理解法律法規(guī)要求，并提供公司需要的信息資料。 2、如屬于中介渠道業(yè)務(wù)，包括專業(yè)中介、兼業(yè)中介和個人代理業(yè)務(wù)，銷售管理人員要履行以下職責(zé)： 1）審查中介機構(gòu)（含個人代理）是否具有依法提供客戶信息和保存客戶身份資料的資格和條件，包括：能夠證明中介機構(gòu)按反洗錢法律法規(guī)的要求，采取了客戶身份識別和身份資料保存的必要措施；中介機構(gòu)提供客戶信息不存在法律制度技術(shù)等方面的障礙；公司能立即獲得中介機構(gòu)提供的客戶信息，包括在必要時獲得客戶有有效身份證件、身份證明文件的原

7、件、復(fù)印件或影印件。 2）在中介合同中明確雙方的反洗錢責(zé)任和義務(wù)。如由公司委托中介機構(gòu)代為履行識別客戶身份的，由公司承擔(dān)未履行客戶身份識別義務(wù)的責(zé)任。 3）應(yīng)做好對中介機構(gòu)（含個人代理）的反洗錢法律法規(guī)宣傳，協(xié)助其正確理解和執(zhí)行法律法規(guī)要求。 （五）財務(wù)和資金結(jié)算環(huán)節(jié) 遵循“了解你的客戶”的原則，在財務(wù)和資金結(jié)算環(huán)節(jié)要嚴(yán)格開展客戶身份識別和交易資料管理工作。在財務(wù)和資金結(jié)算過程中，嚴(yán)格審查、核對和登記客戶提供的身份文件和資料；按法律法規(guī)和公司規(guī)定，檢查資金收取對象、資金支付對象與投保人、被保險人和受益人的關(guān)系，確保各項手續(xù)的完整；按法律法規(guī)和公司規(guī)定，妥

8、善保存客戶身份資料和交易記錄；當(dāng)出現(xiàn)監(jiān)管機關(guān)指定的異常情況時要對客戶身份重新識別，并于第一時間向所在機構(gòu)的反洗錢部門和反洗錢聯(lián)系人報告；確保信息系統(tǒng)相關(guān)操作的真實和準(zhǔn)確。 第九條 各級經(jīng)營機構(gòu)在與客戶業(yè)務(wù)關(guān)系存續(xù)期間應(yīng)采取持續(xù)的客戶身份識別措施，關(guān)注客戶及其日常經(jīng)營活動，及時提示客戶更新資料信息。 第十條 各級經(jīng)營機構(gòu)在開展客戶身份識別工作時，除核對有效身份證件或者其他身份證明文件外，可以按監(jiān)管規(guī)定可以采取以下一種或幾種措施，識別或重新識別客戶身份 1、要求客戶補充其他身份證明資料或證明文件 2、回訪客戶 3、實地查訪 4、向

9、公安、工商行政管理等部門核實 5、其他查依法采取的措施 第十一條 各級機構(gòu)委托其他金融機構(gòu)向客戶銷售產(chǎn)品時，應(yīng)確認(rèn)代銷產(chǎn)品的金融機構(gòu)符合以下條件 1、代銷產(chǎn)品的金融機構(gòu)采取的客戶身份識別措施符合反洗錢法律、行政法規(guī)和其他相關(guān)規(guī)定。 2、公司能夠有效獲得并保存客戶身份資料信息。 第十二條 各級經(jīng)營機構(gòu)委托金融機構(gòu)以外的通過第三方識別客戶身份時，應(yīng)當(dāng)符合下列要求： 1、能夠證明第三方按反洗錢法律、行政法規(guī)和本制度的要求，采取了客戶身份識別和身份資料保存的必要措施 2、第三方為本機構(gòu)提供客戶信息，不存在法律制度、技術(shù)等方面的

10、障礙 3、各級機構(gòu)在辦理業(yè)務(wù)時，能立即獲得第三方提供的客戶信息，還可在必要時從第三方獲得客戶的有效身份證件、身份證明文件的原件、復(fù)印件或影印件 第十三條 各級經(jīng)營機構(gòu)應(yīng)根據(jù)監(jiān)管要求，按照客戶的特點，并考慮地域、業(yè)務(wù)、行業(yè)、客戶是否為外國政要、客戶所在地洗錢和恐怖融資監(jiān)管程度等因素，劃分客戶洗錢風(fēng)險等級，并在持續(xù)關(guān)注的基礎(chǔ)上，適時調(diào)整客戶的風(fēng)險等級。 第十四條 各級經(jīng)營機構(gòu)應(yīng)根據(jù)客戶的風(fēng)險等級，定期審核客戶基本信息。對風(fēng)險等級較高客戶的審核應(yīng)嚴(yán)于對風(fēng)險等級較低客戶的審核，最高風(fēng)險等級的客戶應(yīng)至少每半年審核一次。 第十五條 各機構(gòu)應(yīng)參照

11、公司風(fēng)險等級的劃分，制定本機構(gòu)的風(fēng)險等級制度，并及時做好報備工作。 第三章 客戶身份資料和交易記錄保存 第十六條 各級機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照安全、準(zhǔn)確、完整、保密的原則，妥善保存客戶身份資料和交易記錄，確保能足以重現(xiàn)每項交易，以提供識別客戶身份、監(jiān)測分析交易情況、調(diào)查可疑交易活動和查處洗錢案件所需的信息。 第十七條 各級機構(gòu)應(yīng)保存的客戶身份資料和交易記錄包括： 1、客戶身份資料包括客戶身份信息資料、開展客戶身份識別工作的各種記錄和資料。 2、交易記錄，包括關(guān)于每筆交易的數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)憑證、帳簿以及有關(guān)規(guī)定要求的反映交易真實情況的合同、業(yè)務(wù)憑證

12、、單據(jù)、業(yè)務(wù)函件和其他資料。 第十八條 各級機構(gòu)按照以下規(guī)定期限保存客戶身份資料和交易記錄： 1、客戶身份資料，自業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束當(dāng)年或者一次性交易記帳當(dāng)年計起至少保存5年。 2、交易記錄，自交易記帳當(dāng)年起至少保存5年。 3、如果客戶身份資料和交易記錄涉及正在被反洗錢調(diào)查的可疑交易活動，且反洗錢調(diào)查工作在前款規(guī)定的最低保存期屆滿時仍未結(jié)束的，各級機構(gòu)應(yīng)將其保存至反洗錢調(diào)查工作結(jié)束。 4、法律、行政法規(guī)和其他規(guī)章對客戶身份資料和交易記錄有更長保存期限要求的，遵守其規(guī)定。 第十九條 各機構(gòu)應(yīng)采取必要管理措施和技術(shù)措施，防止客戶身份資料

13、和交易記錄的缺失、損毀，防止泄漏客戶身份信息和交易信息。 第四章 客戶身份識別和客戶身份資料及交易記錄保存操作規(guī)程 第二十條 各級經(jīng)營機構(gòu)應(yīng)按客戶身份識別要求，在承保、批單、理賠、營管、財務(wù)等環(huán)節(jié)針對不同的客戶，采取不同的方式對客戶進(jìn)行身份識別。 第二十一條 承保環(huán)節(jié)客戶身份識別： （一)承保是與客戶建立關(guān)系的第一個環(huán)節(jié)，各級機構(gòu)在與新投保的客戶建立關(guān)系時，承保內(nèi)勤人員應(yīng)核對客戶有效身份證件和其他身份證明文件，并且留存有效身份證件或者其他證明文件的復(fù)印件或者影印件，同時指導(dǎo)客戶按不同的要求留存客戶基本信息。不同客戶應(yīng)按以下要求留存信息：

14、1、對私客戶身份識別： 1）對于保險費金額人民幣1萬元以上或者外幣等值1000美元以上且以現(xiàn)金形式繳納的財產(chǎn)保險合同，單個被保險人保險費金額人民2萬元以上或者外幣等值2000美元以上且以現(xiàn)金形式繳納的人身保險合同，要審查投保人、被保險人和受益人的關(guān)系，并且嚴(yán)格按照反洗錢要求留存客戶身份基本信息。 2）不符合以上標(biāo)準(zhǔn)的對私客戶按照公司投保業(yè)務(wù)要求留存客戶信息。 2、對公客戶身份識別： 1）保險費金額人民幣20萬元（或者外幣等值2萬美元）以上且以轉(zhuǎn)帳形式繳納的保險合同，要審查投保人、被保險人、受益人和法人代表的關(guān)系，并且嚴(yán)格按照反洗錢要求留存客戶身份基本信息。

15、 2）對不符合以上標(biāo)準(zhǔn)的對公客戶按照公司投保業(yè)務(wù)要求留存客戶信息。 3、不記名定額保單僅對銷售代表單位或人員進(jìn)行身份識別工作。 （二）保單批改環(huán)節(jié)客戶身份識別 1、客戶基本信息變更 對于達(dá)到反洗錢客戶身份識別標(biāo)準(zhǔn)的客戶，在保險合同有效期內(nèi)，投保人、被保險人、受益人變更身份基本信息的，必須重新登記身份基本信息。涉及身份證明文件變更的，注意留存有效身份證件或者其他身份證明文件的復(fù)印件或影印件。 2、保費相關(guān)信息變更 客戶保費相關(guān)信息變更，如變更后達(dá)到反洗錢客戶身份識別標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按反洗錢要求重新對客戶進(jìn)行識別。 3、退保，公司

16、所有退保業(yè)務(wù)均需要退保申請人出示保險合同原件或者保險憑證原件，核對退保申請人的有效身份證件或者其他身份證明文件，確認(rèn)申請人的身份。 第二十二條 理賠環(huán)節(jié)身份識別要求： 1、被保險人或者受益人請求保險公司賠償或者給付保險金人民幣1萬元（或者外幣等值1000美元）以上，理賠內(nèi)勤應(yīng)按制度要求對客戶進(jìn)行身份識別。 若客戶已在其他環(huán)節(jié)留存了完整身份信息和材料，理賠內(nèi)勤要核對客戶身份證件或證明文件，審查已采集的身份信息，確認(rèn)信息的真實性和完整性，如不符合要求要對已留存信息進(jìn)行補充和修改。 若客戶沒有在其他環(huán)節(jié)留下符合反洗錢客戶身份識別要求的信息和材

17、料，則理賠內(nèi)勤應(yīng)履行客戶身份識別義務(wù)，核對被保險人或者受益人的有效身份證件或者其他身份證明文件，確認(rèn)被保險人、受益人與投保人之間的關(guān)系，登記被保險人、受益人身份基本信息并留存有效身份證件或者其他身證明文件的復(fù)印件或者影印件。 2、不符合以上標(biāo)準(zhǔn)的，理賠人員要確認(rèn)被保險人、受益人與投保人之間的關(guān)系，核對被保險人或者受益人的有效身份證件或者其他身份證明文件，并留存有效身份證件或者其他身證明文件的復(fù)印件或者影印件。 第二十三條 銷售環(huán)節(jié)客戶身份識別要求 業(yè)務(wù)管理部門在與第三方合作銷售產(chǎn)品時，如果對方是金融機構(gòu)，要審查該金融機構(gòu)是否能夠按反洗錢相關(guān)法律法規(guī)獲得

18、并保存客戶身份資料信息。對方是非金融機構(gòu)的，除要審查是否能夠按反洗錢相關(guān)法律法規(guī)獲得并保存客戶身份資料信息外，還要審查該機構(gòu)是否能夠依法及時準(zhǔn)確為我們提供客戶信息和保存客戶身份資料。 第二十四條 資金結(jié)算環(huán)節(jié)客戶身份識別要求 1、在收取保費或支付賠款和退保費時，嚴(yán)格審查、核對和登記客戶提供的身份文件和資料； 2、按法律法規(guī)和公司規(guī)定，檢查資金收取對象、資金支付對象與投保人、被保險人和受益人的關(guān)系，確保各項手續(xù)的完整； 第二十五條 以上各環(huán)節(jié)出現(xiàn)反洗錢客戶身份重新識別情況時，各級機構(gòu)要根據(jù)不同情況重新識別客戶，并于第一時間向所在機構(gòu)的反洗錢部門和反洗錢聯(lián)系人報告；確保信息系統(tǒng)相關(guān)操作的真實和準(zhǔn)確。 第二十六條 各環(huán)節(jié)對于合同期內(nèi)的客戶要持續(xù)對其身份進(jìn)行識別。 第二十七條 以上所有環(huán)節(jié)的與反洗錢相關(guān)的資料和記錄要進(jìn)行保存 第五章 附則 第二十八條 保險公司在辦理再保險業(yè)務(wù)時，履行客戶身份識別義務(wù)不適用本辦法。 第二十九條 本制度由總公司合規(guī)管理總部負(fù)責(zé)制訂、修改、解釋。 第三十條 本制度自發(fā)布之日起正式實施。 9