管理制度-采購管理制度一--采購工作實施制度

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1、 僅供參考 采購工作實施制度（公司內(nèi)部試用版） 采購工作實施制度 第一條 目的 加強本公司采購工作管理，規(guī)范采購作業(yè)事務(wù)，提高采購成效，特制訂本辦法。 第二條 要求 1、采購對象：采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報價水平、交貨期限、售后服務(wù)等做 出評價，以供選擇參考。 2、價格質(zhì)量：以合理價格購取較高品質(zhì)材料。 3、時限：配合使用部門需要日及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時供應(yīng)。 第三條 方式 采購部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。 1、定期合同采購

2、： 對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價穩(wěn)定的材料， 可選用本方式處理。 2、特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由采購部門擇定 特約場商， 介紹使用部門徑向該場洽購。 但在付款前應(yīng)送采購部門審核， 不高于市價時予以付款。 3、一般采購：不適用于前用采購方式者可按本方式采購，程序如下： 采購部門按請購部門的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。 第四條 期限 1、采購部門應(yīng)按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當(dāng)采購 時機，采購部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特

3、性、 采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項材料采購 作業(yè)處理期限， 呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施。 原則上應(yīng)以供貨合約擬明的交貨期限為準(zhǔn)， 加計 請購呈批及驗收所需時間。 2、原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應(yīng)專函報告具體原因，誠總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知 各有關(guān)單位，以利用存量管制及適時提出請購。 第五條 權(quán)限 特約廠家采購項目由總經(jīng)理核批，涉及資金超過 XX元呈總經(jīng)理核批。 第六條 供應(yīng)廠商 1、各項材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有 3 家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外） ，各家背景及交

4、 易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)廠商資料卡”存檔備用。對于未達本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。 2、新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制）呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。 3、對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤消設(shè)定。屆時由采購部門 以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對方。 第七條 詢價 1、采購部門收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購

5、經(jīng)辦人員辦理詢價作業(yè)。 2、各采購經(jīng)辦人員收到 “請購單”或“外購單”， 應(yīng)先判斷請購材料品名、 規(guī)格、 需求日期 、 數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商保價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明 “填單異 常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。 3、詢價程序如下： （1）由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價對象（特殊原因 1 僅供參考 采購工作實施制度（公司內(nèi)部試用版） 如獨家制造、獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外） ，并填記在“請 購單”上。 （ 2）對于加工合同采購

6、項目，采購部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并送來，作為議價參考。 （ 3）采購經(jīng)辦人員詢價時，應(yīng)將詢價截止日期填注于“請購單”內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。 （ 4）采購經(jīng)辦人員于通知廠商報價后，應(yīng)緊跟催進度。 4、詢價完成后，采購助理人員應(yīng)將詢價、報價的全部資料整理報送采購經(jīng)辦人員，據(jù)以議 價。 5、若報價材料規(guī)格較復(fù)雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購助理人員可將全部資料填制“采購 事務(wù)征詢單”，連同有關(guān)報價資料送請購部門簽注意見。簽注完成后送交采購經(jīng)辦人員按請 購部門意見處理，必要時重新詢價。 第八條 議價 1、采購經(jīng)辦人員收到不許會簽或已

7、會簽完成的詢、報價資料時，應(yīng)結(jié)合會簽結(jié)果和各廠商報價，查閱前購記錄及供應(yīng)商資料卡、市場行情、經(jīng)成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關(guān)主管） ，以供議價之用。 2、議價 （ 1）議價時除注意質(zhì)量、 價格外， 還應(yīng)注意交貨期有無保證， 能否象廠商爭取分期付款等。 （ 2）議價可采用多種形式進行。議價完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對象，呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。 第九條 訂購 1、由采購經(jīng)辦人員于“請購單”上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采購聯(lián) 絡(luò)函，寄送廠商。將“請購單”第二聯(lián)送材料庫以待收料。 2、預(yù)付定金或采購金額較大，

8、或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商訂定供 銷合同。合同書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應(yīng)廠。副本若干，分存請購部門、收 料部門、會計部門及供應(yīng)廠商。 第十條 特殊情況的處理 1、請購項目的撤消：各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來“撤消請購單”后按下列方式辦 理。 （ 1）若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤消”章，再交由采購助理人員將原請購單與“撤消請購單”第二聯(lián)退原請購單位，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。 （ 2）若原請購項目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤消訂購，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤消后，向供應(yīng)

9、廠商取回采購聯(lián)絡(luò)函，依第（ 1）項方式辦理。若供應(yīng)廠商堅持不能撤 消，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于撤消請購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后， 由采購助理人員將撤消請 購單寄回原請購部門。 2、緊急請購：采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請 購單號及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式請購單時，補人詢議價結(jié)果， 按 急件方式處理。 3、交貨質(zhì)量異常：各采購經(jīng)辦人員收到資材部門驗收不合格的“材料檢驗報告表”時，應(yīng) 及時與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于“材料檢驗報告表”的 “采購處理結(jié)果”欄中。并呈總經(jīng)理

10、核簽后，送回材料庫。 （ 1）對于需退料、換料或補交者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“材料檢驗報告表”的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。 （ 2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知廠 2 僅供參考 采購工作實施制度（公司內(nèi)部試用版） 商換料之次日起計算。 （ 3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。 （4）交期延誤罰扣處理： 采購助理人員收到交貨延誤 （本地廠商延交 3 日、外埠廠商延交5日以內(nèi)可

11、不按延誤論） 或統(tǒng)一發(fā)票逾 7 天未送資料科的擬整理付款事務(wù)時， 應(yīng)按下列方式處理： ①計算逾期罰扣金額 （定期合同采購按每天 5%o計扣，定有買賣合同者按合約所訂比例計扣 ， 其余按每天 3%o計扣），并通知廠商罰扣原因與金額。 ②在廠方同意扣款或補足發(fā)票時， 由采購助理人員在收料單及發(fā)票上填經(jīng)實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理簽核后，連同原“請購單”第二聯(lián)、收料單、材料檢驗報告表等資料，送會計部門整理付款。 ③如廠方不同意按第①方式扣款， 采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉并呈董事長決定后按第②項方式處理。 4、屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請

12、購單”采購記錄欄 內(nèi)注明，以作為材料庫收料依據(jù)。 5、以暫借款采購， 采購經(jīng)辦人員應(yīng)在 “請購單”采購記錄欄內(nèi)加蓋 “采購部門整理付款章”， 以免會計部門重復(fù)付款。 第十一條 采購作業(yè)進度控制 1、采購經(jīng)辦人員對于每一采購項目均應(yīng)根據(jù)需要確定工作進度管理制點，預(yù)定作業(yè)進度。 2、預(yù)定作業(yè)進度應(yīng)能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進度須在預(yù)定日期前完成。 3、對于未能在預(yù)定日期前完成的采購項目，采購經(jīng)辦人員會同請購部門研究處理對策。 第十二條 價格變動之處理 1、外銷產(chǎn)品原材料價格變動時，采購部門應(yīng)即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報價水平，避免 不當(dāng)損失。 2、采購部門應(yīng)于奇數(shù)月 5 日前，核算各種材料價格變動情形，填具“主要原材料價格波動 月報表”呈總經(jīng)理核批處理。 第十三條 附則 本采購作業(yè)施行辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修訂時亦同。 3