[檔案管理,人事,企業(yè)]淺析企業(yè)人事檔案管理信息化建設

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1、淺析企業(yè)人事檔案管理信息化建設 摘要：當今社會，是信息時代。信息化建設的程度，直接影響到各行各業(yè)，逐漸成為各 個領域的重點。同時，現(xiàn)在社會的核心競爭，歸根結(jié)底還是人才的競爭。要想獲得高質(zhì)量的 人才資源，就必須要建立起一套科學、合理、卓有成效的企業(yè)人事檔案管理。搞好信息化建 設這項工作，是適應社會變化的具體要求，是契合時代發(fā)展的根本所在。是提高企業(yè)自身管 理的效率基本途徑，更是提高檔案管理服務水平的直接需要。筆者通過多年的經(jīng)驗，在檔案 管理的實踐基礎上，淺析企業(yè)人事檔案管理信息化建設。 關鍵詞：企業(yè)：人事檔案管理：信息化建設 當今社會，科學技術(shù)仍然是第一生產(chǎn)力，科學技術(shù)的不斷創(chuàng)新，卓有成效

2、的推動了計算 機等信息技術(shù)的全面發(fā)展，同時為社會的信息化服務提供了技術(shù)保障。信息化的不斷發(fā)展， 逐漸改變了人們?nèi)粘Ｉ罘绞脚c生產(chǎn)規(guī)律。正是基于這個基礎，企業(yè)或者事業(yè)單位的檔案管 理，成為其經(jīng)營活動中至關重要的一環(huán)，企業(yè)人事檔案管理的成敗，將直接影響企業(yè)的經(jīng)營 活動喝經(jīng)營效益。所以，企業(yè)管理者，一定要因重視企業(yè)人事檔案管理，發(fā)揮計算機信息技 術(shù)的資源優(yōu)勢，為建設科學企業(yè)人事檔案管理提供導向。伴隨著現(xiàn)代社會越來越注重人力資 源的潛能開發(fā)，人力資源對于一個企業(yè)的核心競爭力更顯得尤為重要。當然，人力資源的開 發(fā)離不開人事檔案的管理，同時也與人事檔案信息的完善緊密相關。 一、理解企業(yè)人事檔案管理的內(nèi)涵

3、 人事檔案管理，是人事管理工作的一項重要內(nèi)容。企業(yè)人事檔案的管理者，既不能單純 地理解為企業(yè)人員的一些就職的基本信息做好記錄，更不能理解為特別復雜、瑣碎的人事管 理工作。其實，所謂人事檔案管理，廣義來講，就是將人事檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、 保管和提供利用的平臺。這個平臺是一個整合完善的過程，需要不停的補充新的內(nèi)容。同時， 人事檔案管理者，還要在今后的日常工作中，隨時隨地對工作人員的實際工作情況進行考核， .當然，這里面也包括業(yè)績效益、獎懲情況和德才表現(xiàn)等，以此作為企業(yè)以后人事調(diào)動的根本 依據(jù)。 不難發(fā)現(xiàn)，企業(yè)人事檔案管理，涵蓋了材料歸檔制度：材料統(tǒng)計制度，材料轉(zhuǎn)遞制度， 材料檢查核對

4、制度，材料保衛(wèi)保密制度等內(nèi)容。曾經(jīng)，在計算機信息技術(shù)還沒有成熟完善的 時候，這些基本上都是依靠人工整理收錄來完成。伴隨著科學的不斷進步，現(xiàn)在，依靠計算 機建立企業(yè)人事檔案管理信息化，無論是從工作效率，還是從工作質(zhì)量上來說，都更加科學 便利，省事省力，省心有效。 二、信息化建設的深遠意義 (1)充分地發(fā)揮人才優(yōu)勢，實現(xiàn)效益最大化 作為一個企業(yè)，選人用人是一門很深的大學問，在企業(yè)里而，員工在沒有好壞之分，更 沒有高低之別，存在的只有適合與不適合。身為企業(yè)的管理者，就像教學中的“因材施教” 一樣，充分發(fā)揮人力資源的串通優(yōu)勢，關鍵在于鼓勵員工找到自己的長處，找到屬于他們自 己的崗位。要想達到這些

5、內(nèi)容，就必須參考一定的材料信息，而企業(yè)的人事檔案管理信息化 建設，就可以滿足這個要求，提供這方面的相關依據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)員工的效益最大化。當然， 企業(yè)的人事調(diào)動更需要參考人事檔案管理，只有這樣，才能選拔出真正有能力的人，也更會 讓員工心悅誠服。 （2）能夠調(diào)動企業(yè)員工的積極性 要想提高企業(yè)的經(jīng)濟效益的，很大程度上取決于員工再日常工作中國的狀態(tài)、歸屬感和 積極性。要想讓員工保持良好的精神風貌，就需要設置一定獎罰機制。這個獎罰機制的實施， 最關鍵的地方就是企業(yè)的人事檔案記錄的管理。只要加強信息化的建設，就能更加科學地記 錄員工的獎罰情況和績效考核，并且以保密或者公開公示的形式讓員工知道，并安于接受

6、。 員工通過自己和別人的績效對比，無形中心里就有一定的壓力，有了壓力，才會轉(zhuǎn)變成前進 的動力。同時，通過企業(yè)人事檔案管理信息化建設，就可以充分調(diào)動企業(yè)員工的工作積極性， 充分發(fā)揮激勵的作用。與此同時，良好的經(jīng)濟效益自然就會產(chǎn)生。 （3）提高檔案管理的效率 在日常的工作中，傳統(tǒng)意義上的企業(yè)人事檔案管理，很難適應當前信息時代的不斷變化。 工作不能落后，所以要加強企業(yè)的人事檔案管理信息化建設。正因為以前的檔案管理管理落 后，沒有像現(xiàn)在的信息技術(shù)提供全而支持，一方面導致了其檔案管理的效率低下，質(zhì)量不高， 不能及時地更新：另一方面，由于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，都是通過人工來實行操作的，苦 于認識有限，

7、很多單位往往只是做到了表而文章，即僅僅只是記錄，很少整理，更沒有專業(yè) 的人來對此進行分析、對比，歸檔。當然，企業(yè)管理者，也很容易疏忽人事檔案管理的重要 作用，正是由于多方面的原因，導致沒能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用。 亡羊補牢猶未晚，在信息技術(shù)化的今天，只有認真加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設， 高度重視并參與進來，才能緊跟時代步伐，不斷提高企業(yè)人事檔案管理的質(zhì)量，才能提升企 業(yè)的經(jīng)濟效益。 三、當前存在的一些問題 （1）企業(yè)人事檔案管理的模式過于單一 在一些企業(yè)當中，雖然管理者已經(jīng)認識到了企業(yè)人事管理信息化建設的重要性，也積極 組織員工進行信息化建設，但由于管理的模式過于單一，缺少創(chuàng)

8、新性，更沒有根據(jù)自身的情 況來進行量體裁衣。 當前，我國的個別企業(yè)雖然運用了先進的信息化技術(shù)，但卻沒能建設處統(tǒng)一的人事管理 系統(tǒng)。所為的信息化管理，也僅是跟個部門內(nèi)部的合作，并且與企業(yè)職工層次的多樣性很難 適應，更不要所相得益彰。有些企業(yè)的部門眾多，每個科室都有自己的人事檔案管理，但沒 有統(tǒng)一的模式，更沒有專門的人事管理部門來打理。這樣的情況，既容易造成混亂，降低效 率，還容易誘發(fā)不公，不能為員工心悅誠服。 （2）不夠靈活，太過僵硬化 企業(yè)的人事檔案管理工作，歸根結(jié)底還是要為企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益服務的。相比 之下，市場經(jīng)濟活動往往比較多變、靈活，這就需要企業(yè)的人正確決策，做出恰當?shù)娜?/p>

9、事安 排提供依據(jù)工 理想很豐滿，現(xiàn)實卻很竹干。個別企業(yè)的人事檔案管理與靈活的企業(yè)用人制度并不是特 別適應，不但不能為企業(yè)的用人提供必要的參考依據(jù)，甚至有時還因為其僵硬的檔案管理制 度，拖了企業(yè)的后腿，從而進一步影響了企業(yè)的用人制度和管理制度。我所熟悉的一個公司， 因為要臨時地調(diào)用某一部門的一名員工，但是由于人事檔案管理要通過繁瑣的登記、審查等 步驟，雙方都嫌麻煩，結(jié)果也沒征調(diào)成功。事后，那位員工一直抱怨，稱耽誤了前途。 （3）內(nèi)容還不夠豐富 在日常的工作中，我了解到，個別企業(yè)的負責人，心理很清楚加強人事檔案管理信息化 建設的重要性，也組織本單位的員工積極進行建設，但是，一陣風似的普及，追

10、求到的只是 一個形式。老話說的好，畫虎畫皮難畫行，他們雖然開展了信息化建設，但沒有豐富檔案管 理的內(nèi)容，記錄、整理的信息內(nèi)容大多照本宣科，成分單一，很難得出合理的結(jié)果，參考價 值并不是太大，甚至有的企業(yè)就直接按照別的企業(yè)的檔案管理模式來進行，沒有自身的特色， 還容易落下東施效贊的把柄。 （4）管理者素質(zhì)有待提高 很多企業(yè)中，人事檔案管理屬于后勤事務，負責這些工作的人素質(zhì)有待提高。很多企業(yè) 都有這樣一個偏見，好鋼要用在刀刃上，總覺得后勤工作不重要，拉誰去都一樣。忽視了人 才的調(diào)度和培養(yǎng)，產(chǎn)生的后果，可想而知。尤其是在信息化迅猛發(fā)展的今天，光知道如何進 行檔案的管理是遠遠不夠的，在日常的工作中

11、，還必須掌握一些計算機等各方面的水平和技 能，更需要擁超強綜合素質(zhì)能力。只有這樣，才能在這個崗位上，干好本職工作。 四、人事檔案管理信息化建設的推進探索 （1）需要引進一批高素質(zhì)的企業(yè)人事檔案管理者 要想建立健全科學合理的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，就需要引進一批有高素質(zhì)的人事檔 案管理者。人才在市場經(jīng)濟中發(fā)揮著至關重要的作用，在現(xiàn)代化程度較高的今天，人事檔案 管理者，同時也要求引進高素質(zhì)的現(xiàn)代人才，才會加快推進信息化建設。 （2）提高檔案的使用價值 企業(yè)之所以需要建設人事檔案管理信息化系統(tǒng)，就是為了充分利用檔案的價值體系，來 實現(xiàn)經(jīng)濟效益的穩(wěn)步提高。與此同時，提高檔案的利用價值，也能真.正地發(fā)揮檔案的關鍵作 用，更能加快企業(yè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的建設進程。 （3）要增強服務水平 企業(yè)的檔案管理工作者，要充分利用信息技術(shù)的作用，提高人事檔案的信息服務水平, 同時還要建立人事檔案的網(wǎng)絡化管理模式，通過不斷的改革與創(chuàng)新形式，不斷加強人事檔案 的信息服務，確保企業(yè)的運營步入健康的軌道.