[檔案管理,方式,知識(shí)]針對知識(shí)服務(wù)的檔案管理方式分析

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1、4基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的推廣意義 【摘要】進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國在各個(gè)方面都取得了非常大的進(jìn)步，各個(gè)行業(yè)的檔案管 理工作相對于先前發(fā)生了較大的變化。本文中筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，從知識(shí)服務(wù)的角度 出發(fā)，簡要的對基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論進(jìn)行了分析，供檔案管理工作者參考。 【關(guān)鍵詞】知識(shí)服務(wù)：檔案管理：方式分析 引言 知識(shí)服務(wù)檔案管理模式主要是指對企業(yè)內(nèi)部用戶的檔案進(jìn)行合理有效的管理，這項(xiàng)服務(wù) 管理模式最早是根據(jù)企業(yè)要求而產(chǎn)生的。檔案管理模式對于服務(wù)行業(yè)尤為重要，特別是像中 國電信、中國聯(lián)通、中國移動(dòng)等信息服務(wù)行業(yè)，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要 求較高，日常檔案管理

2、工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學(xué)的檔案管理工作模式來滿足 客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優(yōu)劣對企業(yè)的未來發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生重大影響。 1基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的提出背景 1.1時(shí)代發(fā)展潮流提出的要求 知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的潮流，是時(shí)代發(fā)展的重要標(biāo)志。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不同于傳統(tǒng) 經(jīng)濟(jì)，它是知識(shí)、信息技術(shù)的結(jié)合體，直接依賴于知識(shí)和信息的生產(chǎn)、使用、分配C知識(shí)管 理充分發(fā)揮了知識(shí)在經(jīng)濟(jì)中的自身作用，通過知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)應(yīng)用不斷順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)對“空 前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求，進(jìn)而成為重要的管理范式，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展潮流。 想要實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理戰(zhàn)略，就需要各個(gè)部門，尤其是檔案管理信息部門通

3、過檔案管理知識(shí) 為企業(yè)提供各類信息服務(wù)，滿足客戶檔案管理要求，發(fā)揮知識(shí)信息的價(jià)值。 在激烈的市場競爭條件下，想要獲得市場優(yōu)勢，在激烈的競爭中獲得可持續(xù)發(fā)展，就需 要充分利用戰(zhàn)略性、非模仿性、獨(dú)特性的資源。這種獨(dú)特性的資源主要是指企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)。 這類知識(shí)是企業(yè)長期發(fā)展過程中產(chǎn)生的，通常和企業(yè)的戰(zhàn)略、管理、文化密不可分，既有通 過文檔管理存在的顯性知識(shí)，也有隱性知識(shí)。因此，需要通過檔案管理的不斷創(chuàng)新優(yōu)化來挖 掘企業(yè)檔案資源，利用檔案知識(shí)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)健康合理發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn) 企業(yè)的競爭戰(zhàn)略服務(wù)。 1.3用戶不斷增長的知識(shí)需求 傳統(tǒng)檔案管理自身存在許多弊端，由于技術(shù)、管理等方面

4、的落后，難以滿足客戶對檔案 信息管理的需求。因此，要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對檔 案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導(dǎo)向，提高企業(yè)檔案信息的重視度，要將檔案信息、 知識(shí)作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，提高檔案信息、知識(shí)的管理要求，不斷積累企業(yè)檔案信息、 知識(shí)，通過檔案知識(shí)積累、檔案知識(shí)評價(jià)、服務(wù)、組織服務(wù)以及企業(yè)人力資源管理、制度完 善、技術(shù)運(yùn)用來滿足用戶對檔案信息、知識(shí)的需求。 由于知識(shí)服務(wù)性的檔案管理模式以知識(shí)管理模塊為編碼進(jìn)行的檔案管理，能夠通過知識(shí) 編碼進(jìn)行科學(xué)合理的工作，進(jìn)而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統(tǒng)檔案管理不同，知識(shí) 服務(wù)檔案管理模式在管理過程中主要

5、以知識(shí)性檔案為主，以個(gè)人資料、信息文件、內(nèi)部資料、 外部信息為主要管理對象，而傳統(tǒng)檔案管理則是在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類文檔、文 案；另外，在資源管理方面，知識(shí)服務(wù)檔案管理能夠?qū)⒏鞣N資源進(jìn)行科學(xué)合理的整合，而傳 統(tǒng)檔案管理則將檔案和資源進(jìn)行分類整理，不能實(shí)現(xiàn)資源的有效整合；再次，在服務(wù)理念方 面，兩者也有很大的區(qū)別，知識(shí)服務(wù)型檔案管理以用戶為中心進(jìn)行資源管理，而傳統(tǒng)檔案管 理則主要以檔案機(jī)構(gòu)為主，簡單的從事檔案管理，知識(shí)服務(wù)型檔案管理的目的是在提供知識(shí) 信息的基礎(chǔ)上滿足客戶需求，幫助客戶解決問題，提供較為系統(tǒng)完善的檔案管理知識(shí)，而傳 統(tǒng)檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作；知識(shí)服務(wù)型檔案管

6、理的核心主體是專業(yè)團(tuán)隊(duì)， 而傳統(tǒng)檔案管理的主體是單個(gè)員工。 3基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式研究 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的主要理論依據(jù)是知識(shí)編碼和人性化服務(wù)。 3.1知識(shí)編碼 知識(shí)編碼是基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的主要理論依據(jù)。通過知識(shí)編碼能夠?qū)⒅R(shí)更 加標(biāo)準(zhǔn)的變現(xiàn)出來，而且能夠?qū)n案中相關(guān)知識(shí)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)信息共享和交流，能夠有效 的提高知識(shí)的顯性程度，將隱形的知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的有序化。在此基礎(chǔ)上， 能夠?qū)崿F(xiàn)知識(shí)的分類，進(jìn)而形成較為完善的知識(shí)庫，這樣在運(yùn)用過程中，可以通過計(jì)算機(jī)或 者人工智能輸入將數(shù)以萬計(jì)的知識(shí)信息進(jìn)行篩選，找出需要的信息知識(shí)，為決策者提供信息 服務(wù)。與此

7、同時(shí)，為了更加方面知識(shí)的查詢和整理記載，還建立了專門的“不透明”知識(shí)案 例庫，案例庫主要以圖表記錄為主，通過案例庫圖表能夠清晰的將業(yè)務(wù)流程中的知識(shí)表現(xiàn)出 來，這樣將圖表、信息進(jìn)行統(tǒng)一整合，形成圖文結(jié)合的信息知識(shí)庫。只有以知識(shí)編碼為基礎(chǔ)， 檔案管理模式才能真正促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長,才能為市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，不然只會(huì)"一場空二 3. 2人性化服務(wù) 人性化服務(wù)是知識(shí)服務(wù)型檔案管理的重要因素，其主要強(qiáng)調(diào)人性化的服務(wù)，通過人性化 的服務(wù)為客戶提供優(yōu)質(zhì)滿意的檔案服務(wù)，做到以人為本，體現(xiàn)服務(wù)的人性化需求，用心關(guān)心 用戶，將客戶的需求當(dāng)做自己的最終服務(wù)目的，在工作中充分體現(xiàn)知識(shí)服務(wù)型的人文關(guān)懷， 以高標(biāo)準(zhǔn)的服

8、務(wù)提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，在滿足客戶需求、保障客戶滿意度的基礎(chǔ)上不 斷提高工作效率，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益，樹立企業(yè)形象。 人性化服務(wù)是企業(yè)贏得市場的重要保障，因此企業(yè)要不斷加強(qiáng)個(gè)性化服務(wù)，提高企業(yè)人 文素質(zhì)。在此基礎(chǔ)上要將這種人性化服務(wù)嵌合到知識(shí)編碼的理論中去，將其融為一體，作為 檔案管理模式的理論.進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，將人性化的服務(wù)同知識(shí)服務(wù)型檔案管 理模式有機(jī)的結(jié)合，在技術(shù)優(yōu)勢的引導(dǎo)下，展現(xiàn)服務(wù)特色，能夠更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值，為社 會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 4.1 可以提升企業(yè)核心競爭力 將檔案視為信息資源和知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，強(qiáng)調(diào)充分實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值；應(yīng)用先進(jìn)的 技術(shù)，創(chuàng)新和拓展檔

9、案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)行，進(jìn)而能夠提供更好的信息、服務(wù)，滿足客戶的 需求，推動(dòng)自身的持續(xù)健康發(fā)展，從而可以大大提升企業(yè)的核心競爭力。 4.2 可以提高檔案工作的地位與作用 強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息、知識(shí)服務(wù)，使檔案管理由 后臺(tái)性、輔助性的工作變?yōu)榍芭_(tái)性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。 4.3 對于公共機(jī)構(gòu)檔案管理也有啟示與參考價(jià)值 知識(shí)服務(wù)型的檔案管理模式能夠堅(jiān)持以用戶需求為導(dǎo)向，以用戶為中心，為滿足用戶需 求而不斷提高自身服務(wù)質(zhì)量。而且此種模式對行政事業(yè)單位的檔案管理理念也有啟發(fā)作用， 對日后行政事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)具有指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。 5結(jié)語 隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來越重要，這就要求在 各個(gè)企業(yè)內(nèi)部要切實(shí)重視在檔案管理工作方而對檔案管理模式的實(shí)施，通過實(shí)施，進(jìn)而逐步 提高檔案管理工作的有效性。 參考文獻(xiàn):