采購管理制度 2

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1、奧巴車輛采購管理制度 （試運行） 審核： 復(fù)核： 審批： 一、目的： 為了規(guī)范物資采購程序，加強對我公司物資采購的監(jiān)督管理，確保公司各項物資供應(yīng)準確，降低物資采購成本，特制定本制度。 二、適用范圍 采購部及相關(guān)部門。 三、采購部職責 （一）負責物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責的制定； （二）負責對物資采購員的監(jiān)督與管理； （三）負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂； （四）負責物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價； （五）負責本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作； （六）負責管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)

2、生、安全工作； （七）做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件、經(jīng)銷商資料及公司下發(fā)的各種文件； （八）采購部建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應(yīng)付款帳，定期與財務(wù)部對帳； （九）負責按時上交部門工作周報表、月報表以及工作計劃； （十）負責組織召開供應(yīng)商評審會議。 四、采購原則 （一）嚴格執(zhí)行詢議價程序 物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。 （二）采購會審制度 采購會審：必須經(jīng)由相關(guān)部門參與，調(diào)研匯總各方意見。 （三）一致性原則

3、 采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列的供貨商、價格、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)檢標準等相一致，若不一致公司則不予報銷。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。 （四）廉潔制度 所有采購人員必須做到： 1.自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本。　 2.加強學習，提高認識，增強法治觀念。　 3.廉潔自律，不能向供應(yīng)商伸手?！? 4.嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督?！? 5.工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失?！? 6.努力學習業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場信息。 五、采購規(guī)程 （一）

4、供應(yīng)商的選擇 1.供應(yīng)商必須證照齊全，具備相關(guān)資質(zhì)。 2.對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、供貨周期、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)檢、銷售、運營中心對供應(yīng)商定期進行評估和審計。 3.供應(yīng)部在初選供應(yīng)商時需填制《供應(yīng)商調(diào)查表》、對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、認證證書、產(chǎn)品檢驗報告、售后服務(wù)能力以及不同數(shù)量界限內(nèi)的產(chǎn)品單價等做出記錄；在評審供貨商的過程中，需將供貨商所供物品的售后服務(wù)事宜（如維修、賠償、更換等）考慮在內(nèi)，符合條件才有供貨資格。 4.在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)

5、調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素?！? 5.為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在進行交互采購。 6.評估合格的供應(yīng)商具有供貨資格。供應(yīng)部需將經(jīng)評審合格后的供貨商資料至財務(wù)部及運營中心備案。 7．在與經(jīng)評審合格后的供貨商合作時，采購部需與供貨商簽訂《售后服務(wù)合同》。 （二）采購 1.價值高于1000元的固定資產(chǎn)采購的申請，由各使用部門每周三報至材料庫（生產(chǎn)設(shè)備）或辦公室（辦公設(shè)備）統(tǒng)一編制《請購單》。由各相關(guān)部門經(jīng)理審核→總經(jīng)理復(fù)核→董事長批準最后交采購部門采購。 2.價值低于1000元的

6、固定資產(chǎn)以及非固定資產(chǎn)的采購申請，由各使用部門報至材料庫（生產(chǎn)設(shè)備）或辦公室（辦公設(shè)備）統(tǒng)一申請編制《請購單》。由各相關(guān)部門經(jīng)理審核→相關(guān)副總復(fù)核→總經(jīng)理批準后交由采購部門采購。 3.采購詢價、綜合評估、會簽合同，由供應(yīng)部協(xié)調(diào)技術(shù)部、財務(wù)部以及使用部門共同完成，并報主管副總審批。 4.技術(shù)部、使用部門負責采購物品的適用性；財務(wù)部門負責預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核，合同風險條款的審查；供應(yīng)部負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供貨方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋、質(zhì)量檢查標準及確認售后服務(wù)事宜。　　　 5.采購過程中需

7、求發(fā)生變化時，需求部門需及時出具采購《變更申請》，由總經(jīng)理簽字批準后方可交由采購部執(zhí)行。 6.各部門及配套廠家提供的需采購物資的規(guī)格型號必須完整，如不完整所造成的損失由原材料清單提報人負責50%的經(jīng)濟損失，所在部門承擔30%；采購人員有權(quán)拒絕采購型號、品牌及其他主要數(shù)據(jù)不完整的物資。 7.為節(jié)約采購成本，公司實行按月上報采購計劃的政策。采購部根據(jù)生產(chǎn)計劃及庫存情況編制采購計劃，要從實際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。 8.物資采購必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，做到不錯訂、不漏訂。簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格

8、型號、價格、質(zhì)量標準、檢驗標準、交貨期、交貨地點、結(jié)算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟責任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯(lián)系后，再簽定合同。 9.物資采購時，如技術(shù)部或請購部門所請購的物資出現(xiàn)短缺現(xiàn)象，采購部應(yīng)征求使用單位意見，在征得使用單位同意并簽字確認后方可采購使用單位愿意接受的代用品，否則，后果由供應(yīng)部負直接責任。 10.供應(yīng)部因不可抗因素未能及時完成的采購任務(wù)，應(yīng)及時上報總經(jīng)理并說明原因，擬定補救措施。 （三）生產(chǎn)設(shè)備的引進購買申請程序： 1.申請部門提交《設(shè)備申購報告》，就所購設(shè)備的必要性、收益性

9、做詳細闡述； 2.申請部門主管簽字后交付運營中心，由運營中心審核后上報至總經(jīng)理處； 3.由總經(jīng)理主持，運營中心組織銷售部、技術(shù)部、質(zhì)檢部、生產(chǎn)部、供應(yīng)部召開評審會議，評審?fù)ㄟ^后由總經(jīng)理簽字確認； 4.總經(jīng)理簽字后將《設(shè)備申購報告》提交至董事長處； 5.董事長批準后提交至財務(wù)總監(jiān)處復(fù)核； 6.只有經(jīng)董事長批準方可采購，董事長享有最終決定權(quán)。 六、請購申請流程 請購申請流程圖 作業(yè)流程 執(zhí)行人/部門 表單 作業(yè)說明 編制請購單 生產(chǎn)部 倉庫 總經(jīng)辦 生產(chǎn)材料：《生產(chǎn)計劃單》； 《庫存補充計劃單》； 《請購單》 生產(chǎn)部依

10、據(jù)生產(chǎn)計劃編制請購單； 倉庫、總經(jīng)辦依據(jù)補充庫存計劃編制請購單； 編制完成請購單后，須相關(guān)主管簽字確認 生產(chǎn)以外材料 生產(chǎn)材料 生產(chǎn)部 倉庫 總經(jīng)辦 生產(chǎn)材料： 《生產(chǎn)計劃單》 《庫存補充計劃單》； 《請購單》 生產(chǎn)以外材料包含： 1）建筑、環(huán)衛(wèi)材料； 2）生產(chǎn)設(shè)備； 3）辦公用品。 生產(chǎn)材料： 生產(chǎn)所須用品。 生產(chǎn)副總審核 總經(jīng)理 總經(jīng)理 生產(chǎn)副總 生產(chǎn)材料： 《生產(chǎn)計劃單》 《庫存補充計劃單》 《請購單》 總經(jīng)理負責對生產(chǎn)以外材料審核內(nèi)容包括： 1）請購單是否依據(jù)補充

11、庫存計劃編制。 2）設(shè)備及基建是否符合月度經(jīng)營計劃。 生產(chǎn)副總負責對生產(chǎn)材料審核內(nèi)容包括： 1）請購單是否依據(jù)生產(chǎn)計劃及補充庫存計劃編制。 若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還相關(guān)請購部門，重新申報。 董事長批準 校對 總經(jīng)理批準 校對 董事長負責對生產(chǎn)以外材料審批內(nèi)容包括： 1）總經(jīng)理審核是否嚴謹； 2）請購單內(nèi)容是否真實合理。 總經(jīng)理負責對生產(chǎn)材料審批內(nèi)容包括： 1）生產(chǎn)副總審核是否嚴謹； 2）請購單內(nèi)容是否真實合理。 若發(fā)現(xiàn)不符合要求，立即退還相關(guān)請購部門，重新申報。 審批通過后轉(zhuǎn)至供應(yīng)部。 董事長、總經(jīng)理

12、審批簽字后將請購單轉(zhuǎn)至財務(wù)總監(jiān)，由財務(wù)總監(jiān)對以下內(nèi)容進行復(fù)核： 1）財務(wù)是否能及時安排此項采購所須費用； 2）請購單須采購內(nèi)容是否真實； 供應(yīng)部編制借款條 編制校對 財務(wù)總監(jiān)復(fù)核 編制校對 供應(yīng)部 借款條 請購單 供應(yīng)部依據(jù)簽字通過后的請購單編制借款條 財務(wù)總監(jiān)批準 校對 財務(wù)總監(jiān) 供應(yīng)部 借款條 請購單 財務(wù)總監(jiān)須對以下方面進行審核： 1）審核是否存在欠款情況； 2）審核《借款條》是否符合財務(wù)管理制度 通知采購員領(lǐng)款導(dǎo) 通 校對 財務(wù)部出納 采購員

13、 借款條 請購單 財務(wù)部出納通知供應(yīng)部領(lǐng)款，領(lǐng)款時，采購員必須進行簽字確認。 八、考核辦法 （一）采購人員應(yīng)嚴格按《請購單》進行采購，不可隨意變更內(nèi)容，對于違反規(guī)定的予以50元處罰。 （二）有特殊情況的應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后再進行采購，對不匯報而擅自做主造成公司損失的，由采購人員承擔賠償責任，并按產(chǎn)品價格的30%追加處罰。 （三）對于采購人員的不當行為造成公司嚴重損失的，將根據(jù)實際情況予以相應(yīng)的賠償，并作待崗或換崗、下崗處理。 （四）采購人員必須做到帳物一致，每月月底對清帳目。如因帳目不清造成公司損失需按產(chǎn)品損失的30%予以賠償，情節(jié)嚴重的還將作換

14、崗或待崗、下崗處理。 （五）采購部應(yīng)按采購計劃進行采購，對于采購部由于供貨不按計劃時間而影響生產(chǎn)的每推遲一天處罰20元。 （六）對出現(xiàn)的異常情況如客戶更改圖紙或停產(chǎn)產(chǎn)品，應(yīng)根據(jù)公司的安排及時以書面形式通知供應(yīng)商，停止一切與該產(chǎn)品相關(guān)的生 產(chǎn)活動并將情況以書面形式告知我公司，如采購人員未按規(guī)定辦理將由采購人員承擔損失的30%并作待崗或換崗、下崗處理，情節(jié)嚴重的作開除處理。 （七）不在公司指定供應(yīng)商處購買的，不予以報銷。與供應(yīng)商串通抬高價格，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以下崗處理，并處罰一個月工資。如因特殊情況需由總經(jīng)理批準后方可采購。 （八）每周對三家供應(yīng)商的價格做出市場評價，提出改進意見。每

15、少一家，罰款20元。 （九）除采購量極少的物料外，每種物料必須有2-3家的供應(yīng)商。常用物料供貨商每少一家，罰款20元。 （十） 外協(xié)配件及原材料的相關(guān)資料，如規(guī)格型號、價格、質(zhì)量標準、檢驗標準必須齊全，不齊全將不予入庫報銷。 運營中心 2013年5月30日 第 9 頁 共 9 頁