2017標準公文格式-公文格式標準

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1、- 2017標準公文格式 一、公文格式的種類 根據(jù)公文載體的不同，分為文件格式、信函格式、電報格式、命令格式、紀要格式等。 文件格式 信函格式 命令格式 紀要格式 二、公文格式的根本要求： 1.公文用紙：一般使用紙定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙白度80%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。 2.紙大小：A4型紙：210mm×297mm。 3.版面：公文用紙?zhí)祛^〔上白邊〕為37mm，公文用紙訂口〔左白邊〕為28mm，版心尺

2、寸為156×225mm。 4.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。 5.行數(shù)和字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。 6.公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷。 7.公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂。 三、公文的通用格式 版頭：份號、和期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人。 主體：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。 版記：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。 一件完整的公文由三局部組成： 一、版頭局部 1.份號：公文的份數(shù)序號也就是每份公文的編號，根據(jù)

3、印制份數(shù)，編流水號。公文份數(shù)序號是為了掌握公文的發(fā)放方向，便于公文的管理，便于掌握公文的去向。 涉密公文一定要標注份號，如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不涉密公文標注份號。 如需標識份號，一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第1行。份號用黑色標注。 2. 秘級和期限：涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標明和期限，國家秘密分為秘密、和絕密三種。 如需標注和期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角份號之下；期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字。 3.緊急程度：緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標明“特急〞、“加急〞。 電報格式的公文緊急程度分為四級，從急到緩依次為：特提、特急、加

4、急、平急。 如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角； 如需同時標注份號、和期限、緊急程度，按照份號、和期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。 4.發(fā)文機關(guān)標志：發(fā)文機關(guān)標志是公文版頭局部的核心，用套紅大字居中印在公文首頁上半部，字體要莊重、規(guī)、美觀、大小適度〔一般應(yīng)小于上級機關(guān)的字體大小〕。 發(fā)文機關(guān)標志主要有兩種形式：一是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)化簡稱后加“文件〞二字；二是發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)化簡稱。字號以醒目美觀為原則，字體大小一般不超過上級機關(guān)。 發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣為35mm。發(fā)文機關(guān)標志推薦使用小標宋字體，顏色用紅色。 聯(lián)合行文時

5、可并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，一般主辦機關(guān)名稱排列在前；也可單獨用主辦機關(guān)名稱。 聯(lián)合上報公文一般不單獨使用主辦機關(guān)名稱。因為聯(lián)合上行文需要將所有聯(lián)署機關(guān)簽發(fā)人的都標出，如果發(fā)文機關(guān)名稱只用主辦機關(guān)，這樣與簽發(fā)人的標注就不相匹配。 聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。 5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號三個要素組成。機關(guān)代字要求準確、規(guī)、精煉、無歧義、易識別，并固定使用，防止與上級機關(guān)、同級機關(guān)的機關(guān)代字雷同。聯(lián)合行文時只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。同一地區(qū)，防止不同機關(guān)的發(fā)文字號的機關(guān)代字重復(fù)。 發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空2行位置，居中排布

6、。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字；年份用全稱4位，用六角括號〔 〕括入；發(fā)文順序號不編虛位，不加第字。 上行文發(fā)文字號標識在發(fā)文機關(guān)之下居左空1字。 6.簽發(fā)人：上報的公文需標識簽發(fā)人。這時發(fā)文字號標識在發(fā)文機關(guān)之下居左空1字，簽發(fā)人平行居右空1字。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人用3號楷體字標注。 聯(lián)合行文時有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人按發(fā)文機關(guān)的順序排列從左到右、自上而下依次均勻順排，一般每行排2個，回行時與上一行第一個簽發(fā)人對齊，最后一個簽發(fā)人應(yīng)與發(fā)文字號處在同一行并使紅色分隔絲與之的距離為4mm。 二、公文主體 1.公文標題：標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，

7、應(yīng)當(dāng)準確、扼要概括公文的主要容。4個以上〔含4個〕機關(guān)聯(lián)合行文時，標題中發(fā)文機關(guān)名稱可簡單。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 公文標題一般用2號小標宋字體，編排于紅色分隔線下空2行的位置，分一行或多行居中排布； 回行時要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標題排列應(yīng)使用梯形或菱形，不應(yīng)使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。 2.主送機關(guān)：是公文的主要受理機關(guān)。主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。其中，使用簡稱要規(guī)、準確，機關(guān)的規(guī)化簡稱和統(tǒng)稱應(yīng)由上級機關(guān)明確，不得隨意編造機關(guān)簡稱。 使用統(tǒng)稱，包括

8、的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準確。 3.公文正文：是公文的主體和核心所在，用來表述公文的容，公文首頁須顯示正文。 一般公文的首個蓋章頁應(yīng)當(dāng)同時顯示正文、發(fā)文機關(guān)署名和印章。 正文中標題字號的使用：文種構(gòu)造層次依次可以用“一、〞“〔一〕〞“1.〞“〔1〕〞 標注，一般一級標題用黑體字，二級標題用楷體，三級和四級和正文一樣用3號仿宋。 4.附件說明：是公文附件的順序號和名稱。公文正文中的一些容，如圖表、、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后的聯(lián)系而造成閱讀上的不便，需將其從公文正文中抽出來作為公文的附件單獨表述，即附件。 公文附件是正文容的

9、組成局部，與正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置編排“附件〞二字，后標全角冒號和附件名稱。如有順序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標注，附件名稱后不加標點符號。 5.發(fā)文機關(guān)署名：應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)化簡稱。特殊情況如議案、命令〔令〕等文種需要由機關(guān)負責(zé)人署名的，應(yīng)當(dāng)寫明職務(wù)。 單一機關(guān)行文時，發(fā)文機關(guān)署名在成文日期之上、以成文日期為準居中編排。 聯(lián)合行文時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)署名按發(fā)文機關(guān)順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上。 如長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)使其右空2字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。 不加蓋印章的公文，單一機關(guān)行文時，在正文下空1行右空2字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機

10、關(guān)署名下1行編排成文日期，成文日期首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移2 字； 6.成文日期:是公文的生效時間，是黨政機關(guān)公文生效的重要標志。 成文日期確定的原則和標注位置有2種：一是會議通過的決議、決定等以會議正式通過的日期為準，成文日期編排在公文標題之下，寫全年、月、日，用〔〕括起來。二是經(jīng)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準〔聯(lián)合行文以最后簽發(fā)的機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期為準〕。 成文日期在公文正文或附件說明的右下方右空4字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位。 不加蓋印章的公文，在發(fā)文機關(guān)署名下1行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名右移2字。 7.

11、印章:印章是公文生效的標志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一。上行文，一定要加蓋印章。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。紀要不加蓋印章。 單一機關(guān)行文時，印章端正、居中下壓成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文一行之。不得出現(xiàn)空白印章。 聯(lián)合上行文，發(fā)文機關(guān)只署名主辦機關(guān)時，可以只加蓋主辦機關(guān)印章。聯(lián)合下行文時，所有聯(lián)署機關(guān)均須加蓋印章。 聯(lián)合行文時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)署名按發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋其上，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交相切，每排印章兩端不得超出版心，每排最多放三個印章

12、。 8.附注: 一般是對公文的發(fā)放圍、使用時需注意的事項加以說明 請示件應(yīng)當(dāng)在附注的位置上標注聯(lián)系人和聯(lián)系方式。 如有附注居左空2字加圓括號編排在成文日期下1行。 三、版記 版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。這樣是為了方便閱文和查詢。 版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。 首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。 1. 抄送機關(guān)：是指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文容的其他機關(guān)，可以是上級、平級、下級及不相隸屬機關(guān)。 公文的抄送圍應(yīng)當(dāng)嚴格按

13、照工作需要確定，不能濫抄也不能錯抄和漏抄。 在排列順序上一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定，依照先上級、再平級、后下級的次序。 如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，編排在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排。“抄送〞二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。 如需把主送機關(guān)移至版記，除將抄送二字改為主送外，編排方法同抄送機關(guān)。既有抄送機關(guān)又有主送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)上一行，之間不加分隔線。 2. 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各黨政機關(guān)辦公廳〔室〕或文秘部門。發(fā)文機關(guān)沒有專門

14、的辦公廳〔室〕的，發(fā)文機關(guān)就是印發(fā)機關(guān)。 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位〔即不編01〕，后加“印發(fā)〞二字。 版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。 3.頁碼 一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。 公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

15、四、公文的特定格式 一、信函格式 公文的信函格式是被廣泛采用的一種公文特殊格式。主要用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，報送方案，商洽、詢問、答復(fù)或者說明*件具體事項。信函格式相對簡單，易操作，在各級行政機關(guān)的公文中廣泛應(yīng)用，常用于通知、批復(fù)、函等文種的公文中。 1.發(fā)文機關(guān)標志：發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)化簡稱，其上邊緣至上頁邊為30mm，推薦用紅色小標宋字體，字號大小由發(fā)文機關(guān)酌定，以版心為準居中排布。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。 2.紅色分隔線：發(fā)文機關(guān)標志下4mm處為一條紅色雙線〔上粗下細〕，距下頁邊20mm處為一條紅色雙線

16、〔上細下粗〕，線長均為170mm，均以版心為準居中。 3.份號、和期限、緊急程度：如需標識份號，頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下；如需同時標注和期限、緊急程度，和期限頂格編排在份號下1行，緊急程度頂格編排在和期限下1行。 4.發(fā)文字號：發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。發(fā)文字號與紅色雙線的距離為3號漢字高度的7/8。 5.標題：標題居中編排，與其上最后一個要素相距2行。 6.頁碼：信函格式公文首頁不顯示頁碼，由第2頁開場標注。只有2頁的信函式公文，第2頁可以不顯示頁碼。 7.版記：信函格式公文的版記中不加印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期及

17、分隔線。 二、命令格式 命令格式的公文，適用圍有特殊的限制。一般用于公布行政法規(guī)和政府規(guī)章。 發(fā)文機關(guān)標志是發(fā)文機關(guān)全稱加命令或令組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35㎜，推薦使用紅色小標宋。發(fā)文機關(guān)標志下空兩行集中編排令號，令號下空兩行編排正文。在正文下空兩行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。 三、紀要格式 紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。各級黨政機關(guān)辦公會和專題會討論議定的事項都是本機關(guān)的決策事項，要以紀要的形式印發(fā)公文，作為指導(dǎo)開展工作的依據(jù)。 1.紀要標志：

18、由“******紀要〞組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋字體。 2.編號：紀要標志下空2行居中編排紀要編號“第*號〞，并用圓括號括入，不受年度限制； 也可按年度編排，如“〔2016〕*號〞。 3.發(fā)文機關(guān)和成文日期：紀要編號下空1行編排發(fā)文機關(guān)和成文日期，發(fā)文機關(guān)居左空1字，成文日期居右空1字。 4.出席、列席和請假人：標注出席人員，一般用3號黑體字在正文〔或附件說明〕下空1行左空2字編排“出席〞二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、，回行時與冒號后的首字對齊。 標注請假、列席人員，除依次另起1行并將“出席〞二字

19、改為“請假〞或“列席〞外，編排方法同前。 5.紀要不加蓋印章 6.紀要格式可以根據(jù)實際制定。 小結(jié)〔新舊不同之處〕 一、版頭局部： 1.、緊急程度從右標注變左標注；“急件〞改為“加急〞； 2.所有文件格式的紅頭“上留白〞(至版心)由25mm擴大至35mm; 取消上行文“上留白〞 (至版心) 80mm的特殊格式； 3.發(fā)文機關(guān)標志“文件〞二字可加可不加； 4.聯(lián)合上行文簽發(fā)人每行排一人改為排二人。 二、主體局部： 1.成文日期由漢字改為阿拉伯?dāng)?shù)字； 2.落款處增加發(fā)文機關(guān)署名； 3.特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。 三、版記局部： 1.取消主題詞； 2.版記中的文字從3號字改為4號字。 . z.