文件材料立卷歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)-天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)

單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,t,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),TFSU,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),TIANJIN FOREIGN STUDIES UNIVERSITY,兼職檔案員培訓(xùn)課件,文件材料立卷歸檔根底理論,第一局部 文件材料立卷根底理論,第二局部 案卷移交歸檔根底理論,一、文件材料立卷根底理論,一文件材料立卷制度,二文件材料立卷流程,一文件材料立卷制度,文件材料立卷，也叫組卷，它是歸檔部門(mén),(,各職能部門(mén)和教學(xué)單位,),將辦理完畢的具有查考和保存價(jià)值的一份份文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律，依據(jù)文書(shū)立卷特征將它們整理成一組組文件集合體,即案卷的工作。,二文件材料立卷宏觀工作流程,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)文件立卷的宏觀工作流程包括兩個(gè)方面：即文件實(shí)體輔助立卷和文件信息網(wǎng)上立卷利用檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。,三文件材料立卷微觀工作流程,部門(mén)日常預(yù)立卷,定義：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，預(yù)先編制案卷類(lèi)目，將平時(shí)辦理完畢的文件，隨時(shí)按照案卷類(lèi)目分別立卷。,具體做法：,每年初,為本部門(mén)將要形成的文件進(jìn)行,分類(lèi),，每類(lèi)文件分別準(zhǔn)備一個(gè)卷盒；平時(shí)在文件辦理完畢以后，,分門(mén)別類(lèi),地將文件歸入相應(yīng)的卷盒之中。,不同規(guī)模歸檔部門(mén)的預(yù)立卷操作,處級(jí)部門(mén)，可以分科室分別做好文件材料的平時(shí)立卷工作，第二年統(tǒng)一由兼職檔案員將案卷移交歸檔。,科級(jí)部門(mén)，可由兼職檔案員集中進(jìn)行平時(shí)立卷歸檔工作。,不同規(guī)模歸檔部門(mén)的預(yù)立卷操作,好處：方便平時(shí)文件的管理和利用，便于第二年文件整理歸檔。,人事處,調(diào)配科,勞資管理科,師資管理科,調(diào)配卷,上級(jí)文件卷,工資滾動(dòng)卷,年度考核卷,職稱(chēng)卷,培訓(xùn)卷,檢查調(diào)整,在平時(shí)預(yù)立卷根底上，將每類(lèi)每一事由的文件材料，根據(jù)立卷要求和方法加以審查調(diào)整，準(zhǔn)備組合成案卷。,卷內(nèi)文件排列,要求保持文件之間的聯(lián)系，有條理地依次排列，給每份文件以固定的位置。,必須注意幾種固定的排列順序：正件在前，附件在后；存本印刷本在前，定稿簽發(fā)稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。,擬寫(xiě)案卷標(biāo)題,案卷標(biāo)題一般由責(zé)任者、年度、內(nèi)容問(wèn)題、名稱(chēng)文種組成，要求文字簡(jiǎn)練，能準(zhǔn)確揭示文件材料內(nèi)容。題名不超過(guò)50個(gè)字，可先用鉛筆在案卷封皮上填寫(xiě)，最后由檔案部門(mén)審查后統(tǒng)一打印粘貼案卷題目。,例:,黨辦2021年編號(hào)文 黨群部門(mén),人事處2021年工資滾動(dòng)卷 行政部門(mén),英語(yǔ)學(xué)院2021-2021年度國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金卷 教學(xué)單位,圖書(shū)館2021年工作卷 教輔部門(mén),卷內(nèi)文件編號(hào),為了固定卷內(nèi)每份文件的順序位置和方便查閱，卷內(nèi)文件順序應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號(hào)。,但凡有文字的頁(yè)面都必須編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，任何一卷的頁(yè)號(hào)均從“1開(kāi)始，其中卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁(yè)號(hào)，案卷的張數(shù)不超過(guò)200頁(yè)。,填寫(xiě),/,錄入卷內(nèi)文件目錄,位于卷內(nèi)文件之前，使用檔案管理軟件打印卷內(nèi)文件目錄。,填寫(xiě)卷內(nèi)備考表,卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用碳素水筆或鋼筆填寫(xiě)。,1、本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。,2、立卷人：由組本錢(qián)卷的專(zhuān)兼職檔案員填寫(xiě)。,3、檢查人：由對(duì)案卷進(jìn)行審核的責(zé)任者各部門(mén)主管檔案工作負(fù)責(zé)人簽名。,4、立卷時(shí)間：填寫(xiě)立卷的時(shí)間。,填寫(xiě)案卷封皮,案卷封皮由全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管期限、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)八項(xiàng)組成。由檔案部門(mén)統(tǒng)一填寫(xiě)。,裝訂案卷,按照卷內(nèi)目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表的順序，采用三孔一線法裝訂。裝訂前要求：,1、撤除金屬物：去掉材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘傥铩?2、取齊：所有文件采取左上對(duì)齊的方式。,3、裝訂：用打孔機(jī)采用三孔一線的方法左側(cè)裝訂。,二、案卷移交歸檔根底理論,。,文件材料歸檔制度：是指將,整理立卷,的文件移交檔案機(jī)構(gòu)或檔案專(zhuān)門(mén)人員保存的規(guī)定。,歸檔范圍,歸檔制度 歸檔時(shí)間,歸檔驗(yàn)收,歸檔手續(xù),一文件材料歸檔范圍,但凡本部門(mén)活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)學(xué)校及國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的文件材料，均屬于歸檔范圍。,請(qǐng)各部門(mén)從綜合檔案室網(wǎng)頁(yè)下載?天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)檔案歸檔范圍?，作為參考進(jìn)行立卷歸檔。,應(yīng)歸檔文件材料,1本部門(mén)形成的文件材料,本部門(mén)形成的制度、規(guī)章等有查考利用價(jià)值的文件；,處理重要問(wèn)題形成的文件材料；,召開(kāi)重要會(huì)議的全套文件材料；,重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合報(bào)表等。,2上級(jí)來(lái)文：直屬或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本部門(mén)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料；,特別注意：“帳外文件的收集歸檔,“帳外文件，指未經(jīng)本單位收發(fā)文登記的文件材料。,1、會(huì)議文件：學(xué)校召開(kāi)的各種重要會(huì)議所形成的文件；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員外出開(kāi)會(huì)帶回來(lái)的各種類(lèi)型、載體的文件材料。,2、規(guī)章制度：學(xué)校及內(nèi)部機(jī)構(gòu)制定的重要的規(guī)章制度、方法等。,3、聲像材料：國(guó)家及上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)學(xué)校視察、處理工作；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的各種聲像材料。,4、新聞材料：學(xué)校向電視臺(tái)、報(bào)社發(fā)送的新聞稿件、音像材料等應(yīng)收集其底稿或復(fù)制件、翻錄件等。,5、大型活動(dòng)：一些臨時(shí)性的大型活動(dòng)、特別是跨部門(mén)舉辦的大型活動(dòng)等，在活動(dòng)結(jié)束時(shí)，應(yīng)由主辦部門(mén)及時(shí)收集有關(guān)文件材料。,二文件材料歸檔時(shí)間,歸檔時(shí)間參照?天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)歸檔單位工作職責(zé)及歸檔方法?中關(guān)于歸檔時(shí)間,的要求辦理。,1、各黨政部門(mén)和按年度歸檔的部門(mén)，應(yīng)在次年六月底前歸檔；,2、各教學(xué)單位和按學(xué)年歸檔的部門(mén)，應(yīng)在次年度寒假前歸檔；,3、科研、基建等部門(mén)，應(yīng)在科研成果評(píng)定、基建工程完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。,三文件材料歸檔驗(yàn)收,歸檔驗(yàn)收：移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，檔案部門(mén)根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求者，檔案部門(mén)有權(quán)退回，限期整改后重交。,1、歸檔文件材料用紙規(guī)格要求統(tǒng)一，一律使用A4型或16開(kāi)。,2、分類(lèi)清楚，組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序，卷內(nèi)目錄錄入準(zhǔn)確。,3、歸檔文件材料應(yīng)歸原件。假設(shè)不能歸原件，那么可歸一份復(fù)印件加蓋立卷單位紅章，并注明原件出處。,4、備考表簽字或蓋章等手續(xù)必須完整。,四文件材料歸檔手續(xù),移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)面檢查清點(diǎn)數(shù)量。確定無(wú)誤后雙方須辦理檔案交接手續(xù)，填寫(xiě)移交清單。,謝謝大家！,