【計(jì)劃書】6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書

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6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書 一、 項(xiàng)目名稱: 優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng) 二、 項(xiàng)目目的: 資產(chǎn)采購(gòu)從金額上來(lái)講，是行政后勤部第二大費(fèi)用支出項(xiàng)目，需要加強(qiáng)管理；從客戶滿意度上來(lái)講，采購(gòu)業(yè)務(wù)的客戶滿意度一直處于較低的水平，有較大的改進(jìn)空間。本項(xiàng)目主要通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)周期、降低采購(gòu)成本、提升采購(gòu)質(zhì)量三方面提升采購(gòu)業(yè)務(wù)的水平，提高客戶滿意度。 三、 項(xiàng)目目標(biāo)（交付物）： 1. 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評(píng)測(cè)） 2. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的采購(gòu)周期子項(xiàng)目報(bào)告 3. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告 4. 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購(gòu)流程 5. 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系（含選擇及評(píng)估流程） 四、 項(xiàng)目范圍（POS） 為了降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提升資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的運(yùn)作水平，自2001年9月17日~2002年5月31日,在聯(lián)想集團(tuán)有限公司京區(qū)平臺(tái)實(shí)施優(yōu)化資產(chǎn)采購(gòu)系統(tǒng)項(xiàng)目。項(xiàng)目將需工時(shí)1816工時(shí)，資金投入共計(jì)283000元(與節(jié)電項(xiàng)目一起，詳細(xì)數(shù)據(jù)見第八條資源需求)，項(xiàng)目預(yù)期使資產(chǎn)采購(gòu)周期平均縮短26%、采購(gòu)折扣率在現(xiàn)有基礎(chǔ)上再提升3%的比例，采購(gòu)合格率提升2個(gè)百分點(diǎn)。具體項(xiàng)目指標(biāo)如下： 采購(gòu)種類 項(xiàng)目指標(biāo) 實(shí)施前 實(shí)施后 外部采購(gòu) 采購(gòu)周期 平均 （平均） （最長(zhǎng)） 通用類 12.5天 7天 9天 通用類（家具） 47.5 42天 44天 通用類(簽合同) 16天 10天 12天 通用類(簽合同)（家具） 51天 45天 47天 通用類（采購(gòu)組） 20天 15天 18天 通用類（采購(gòu)組）（家具） 55天 50天 53天 通用類（招投標(biāo)） 35天 28天 32天 通用類（招投標(biāo)）（家具） 70天 63天 67天 專用類(審批建帳周期) 4.5天 2.5天 內(nèi)部采購(gòu) 采購(gòu)周期 辦公用機(jī) 9天 5天 7天 C類內(nèi)部領(lǐng)用（有現(xiàn)貨） 11天 5天 9天 C類內(nèi)部領(lǐng)用（訂單生產(chǎn)）-----服務(wù)器 41天 35天 39天 C類內(nèi)部領(lǐng)用（訂單生產(chǎn)）----- 其他 27天 20天 29天 外部采購(gòu) 通用類資產(chǎn)（詳見附件四） 折扣率現(xiàn)狀 折扣率目標(biāo) 家電類 10. 8% 13% 照/攝相器材類 25.2% 29% 計(jì)算機(jī)外設(shè)類 7.5% 11% 辦公設(shè)備類 32% 35% 專用類資產(chǎn)（詳見附件五） 折扣率現(xiàn)狀 折扣率目標(biāo) 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 17% 18% 軟件 54% 60% 外設(shè) 18% 20% 電力設(shè)備 14% 20% 生產(chǎn)設(shè)備 18% 20% 儀器儀表 17% 20% 通訊視頻 8% 15% 五、 項(xiàng)目組成員及其職責(zé) 姓 名 職責(zé) 倡導(dǎo)者（發(fā)起人） 李淑明 1、項(xiàng)目預(yù)算及全體人員的管理； 2、批準(zhǔn)任命leader及項(xiàng)目的時(shí)間、成本、工作范圍； 3、指導(dǎo)、培訓(xùn)項(xiàng)目leader； 項(xiàng)目管理者 北京廠制造技術(shù)發(fā)展處 Team Leader 彭代蓮 江建兵 1、 對(duì)項(xiàng)目的最終結(jié)果負(fù)責(zé)； 2、 負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組成員所需6sigma知識(shí)和工具進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)； 3、 牽頭制定項(xiàng)目計(jì)劃并推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施； 4、 負(fù)責(zé)項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目工作中的績(jī)效考核。 核心成員 熊久紅 趙萱 協(xié)調(diào)資源，將6SIGMA的推進(jìn)與處內(nèi)其他業(yè)務(wù)及項(xiàng)目融合起來(lái)；將項(xiàng)目組成員表現(xiàn)列入績(jī)效考核。 劉靖 趙卉 負(fù)責(zé)子項(xiàng)目“提升采購(gòu)價(jià)格折扣及一次到貨合格率”。負(fù)責(zé)價(jià)格折扣指標(biāo)的建立及數(shù)據(jù)收集；供應(yīng)商考評(píng)體系的確立、渠道梳理；組織與供應(yīng)商的談判和簽約；可打包采購(gòu)資產(chǎn)的梳理及數(shù)據(jù)提供；擬定招投標(biāo)文件并組織招標(biāo)；客戶需求分析；找標(biāo)桿；對(duì)價(jià)格折扣率、采購(gòu)合格率指標(biāo)負(fù)責(zé)。趙卉負(fù)責(zé)專用類資產(chǎn)采購(gòu)流程的優(yōu)化。 杜青 負(fù)責(zé)子項(xiàng)目“縮短采購(gòu)周期”。采購(gòu)周期各項(xiàng)指標(biāo)建立及數(shù)據(jù)收集；客戶需求分析；優(yōu)化通用類資產(chǎn)采購(gòu)流程；建立采購(gòu)流程中各崗位的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)采購(gòu)周期指標(biāo)負(fù)責(zé)。 趙雪峰 負(fù)責(zé)收貨環(huán)節(jié)的控制及數(shù)據(jù)收集，一次到貨合格率及返修率數(shù)據(jù)的提供。 李秀芳 負(fù)責(zé)收集匯總專用類采購(gòu)周期負(fù)責(zé)匯總專用類采購(gòu)周期數(shù)據(jù)；審核內(nèi)外部采購(gòu)原始數(shù)據(jù)，優(yōu)化建帳環(huán)節(jié)及信息化系統(tǒng)。 其他項(xiàng)目組成員 劉鳳姣 負(fù)責(zé)報(bào)銷環(huán)節(jié)的優(yōu)化及數(shù)據(jù)收集。 楊振營(yíng) 趙英剛 潭麗華 陳霆 蔣克平 李秀云 馮鳳英 張聰杰 陳曉真 郭欣 按規(guī)范填寫原始數(shù)據(jù)收集表單，輔助自己的直接主管完成項(xiàng)目職責(zé)。 六、 項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃 WBS DICTIONARY（見附件二） 項(xiàng)目甘特圖（見附件六） 標(biāo)注里程碑 資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目里程碑 制表日期: 2001/9/11 制表人: 江建兵 負(fù)責(zé)人:杜青、劉靖、趙卉 里程碑 交付物 完成日期 責(zé)任人 最終成果100% 1． 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評(píng)測(cè)） 2． 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的采購(gòu)周期子項(xiàng)目報(bào)告 3． 經(jīng)項(xiàng)目組審核過(guò)的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告 4． 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購(gòu)流程 5． 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系（含選擇及評(píng)估流程） 6. 渠道現(xiàn)狀分析報(bào)告 2002/05/01 2002/05/01 2002/05/01 2002/05/01 2002/05/25 2002/05/25 江建兵 杜青 劉靖 杜青/趙卉 劉靖 趙卉/劉靖 中期目標(biāo)75% 1. 采購(gòu)周期新數(shù)據(jù)采集及分析報(bào)告 2. 修訂后的資產(chǎn)采購(gòu)流程，通過(guò)審批 3. 采購(gòu)技能培訓(xùn)教材，實(shí)施培訓(xùn) 4. 采購(gòu)周期指標(biāo)分析報(bào)告（應(yīng)達(dá)到平均周期再次縮短:通用類2天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用1.5天） 5. 采購(gòu)價(jià)格折扣、采購(gòu)合格率指標(biāo)的跟蹤報(bào)表 6. 價(jià)格折扣等指標(biāo)的分析報(bào)告（指標(biāo)包括價(jià)格折扣、采購(gòu)合格率，此時(shí)價(jià)格折扣應(yīng)已達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期即提升了3個(gè)百分點(diǎn)） 7. 供應(yīng)商季度評(píng)估報(bào)告 2002/03/01 2002/03/01 2002/03/01 2002/03/01 2002/03/01 2002/03/01 2002/03/01 杜青 杜青 杜青 杜青 劉靖/趙卉 劉靖/趙卉 趙卉/劉靖 中期目標(biāo)50% 1. 對(duì)確立為談判對(duì)象的供應(yīng)商的考察報(bào)告 2. 與供應(yīng)商簽署的合作協(xié)議 3. 大金額采購(gòu)招標(biāo)的標(biāo)書樣本及招標(biāo)報(bào)告 4. 建立優(yōu)化后采購(gòu)周期的新的數(shù)據(jù)采集體系 5. 對(duì)于新采購(gòu)流程的宣貫培訓(xùn)教材，培訓(xùn)實(shí)施 6. 審批完的新流程，投入實(shí)施 2002/01/01 2002/01/01 2002/01/01 2001/12/01 2001/12/01 2001/12/01 趙卉/劉靖 趙卉/劉靖 趙卉/劉靖 杜青 杜青 杜青 中期目標(biāo)25% 1. 采購(gòu)周期數(shù)據(jù)采集體系（指標(biāo)定義、數(shù)據(jù)收集表單、收集制度、測(cè)算方法等） 2. 采購(gòu)流程優(yōu)化的需求調(diào)研報(bào)告 3. 梳理完的流程（以對(duì)流程進(jìn)行了優(yōu)化，并向上報(bào)批） 4. 新流程下采購(gòu)周期的分析報(bào)告（應(yīng)達(dá)目標(biāo)周期平均縮短:通用類3天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用2.5天） 5. 價(jià)格折扣率、采購(gòu)合格率指標(biāo)的收集體系（指標(biāo)定義、數(shù)據(jù)收集表單、收集制度、測(cè)算方法等） 6. 通用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告 7. 專用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告 8. 通過(guò)報(bào)批的《供應(yīng)商管理規(guī)范》 9. 供應(yīng)商原始數(shù)據(jù)分析報(bào)告（通過(guò)分析數(shù)據(jù),確立下一階段的談判對(duì)象及談判計(jì)劃） 10. 客戶需求報(bào)告 2001/10/30 2001/10/30 2001/10/30 2001/10/30 2001/09/30 2001/09/30 2001/09/30 2001/10/30 2001/10/30 2001/10/30 杜青 杜青 杜青/趙卉 杜青 趙卉/劉靖 劉靖 趙卉 劉靖 趙卉/劉靖 趙卉/劉靖 七、 項(xiàng)目標(biāo)志 第四項(xiàng)項(xiàng)目描述中的各項(xiàng)指標(biāo)均達(dá)成，并給出第三項(xiàng)項(xiàng)目交付物中的5項(xiàng)交付物即標(biāo)志著項(xiàng)目的成功。 八、 項(xiàng)目資源需求及收益預(yù)測(cè) 資源需求：項(xiàng)目從2001年9月17日開始至2002年5月31日結(jié)束，預(yù)計(jì)投入工時(shí)1816工時(shí)、 資金投入： 與節(jié)電項(xiàng)目一起共需資金：共計(jì)283000元 外部培訓(xùn)（咨詢公司）20萬(wàn)元； 內(nèi)部培訓(xùn)（二次培訓(xùn)及采購(gòu)技能培訓(xùn)）：3萬(wàn)元； 差旅費(fèi)（2人6次）：48000元 活動(dòng)費(fèi)（項(xiàng)目中期及終期，順利完成項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)時(shí)使用）：5000元 收益預(yù)測(cè)： 直接收益：價(jià)格折扣的提高節(jié)約了采購(gòu)成本 -----2000萬(wàn)*3%=60萬(wàn) 從2001年5月份以后每年可節(jié)約-----22000萬(wàn)*3%=660萬(wàn) 間接收益：采購(gòu)周期平均縮短了26%，審批環(huán)節(jié)的簽字人次減少，可大大節(jié)約 采購(gòu)的人工成本；采購(gòu)合格率的提高也會(huì)有效降低人工成本；以上指標(biāo)的改善會(huì)大大提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的客戶滿意度。 對(duì)部門持續(xù)改善的貢獻(xiàn)： 1. 形成了標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購(gòu)流程及供應(yīng)商管理體系 2. 摸索了6sigma項(xiàng)目管理的方法，積累一定的經(jīng)驗(yàn)，可供其他業(yè)務(wù)處參考； 3. 培養(yǎng)了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解決問(wèn)題的團(tuán)隊(duì)，為后續(xù)推動(dòng)6sigma的應(yīng)用起到促進(jìn)作用； 九、 項(xiàng)目的柔性：時(shí)間（最?。? 資源 （中） 范圍（最大） 十、 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃 資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)表 表1 風(fēng)險(xiǎn)號(hào) 嚴(yán)重度 發(fā)生的頻度 可探測(cè)程度 總體威脅 1流程審批時(shí)間長(zhǎng) H H H H 2原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確 H H M H ３ 核心成員流失 H M L H ４相關(guān)部門協(xié)調(diào)失敗 H M H M 5成員瀆職 M M H M 表2 風(fēng)險(xiǎn)號(hào) 預(yù)防行動(dòng) 應(yīng)急行動(dòng) 起動(dòng)信號(hào) 起動(dòng)人員 1 領(lǐng)導(dǎo)層在流程討論的關(guān)鍵階段介入 溝通，啟動(dòng)臨時(shí)性操作辦法 流程簽批在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)無(wú)結(jié)果 劉靖/杜青 2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集過(guò)程的監(jiān)控抽查力度 核對(duì)原始數(shù)據(jù) 抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)5%數(shù)據(jù)不符 劉靖/趙卉/杜青 3 加強(qiáng)溝通、明確項(xiàng)目意義及對(duì)自身影響，準(zhǔn)備后備人員 后備人員接手 核心成員流失 熊久紅 ４ 獲得上層領(lǐng)導(dǎo)支持 上層協(xié)調(diào) 項(xiàng)目組協(xié)調(diào)失敗 江建兵 5 培訓(xùn)和教育，建立監(jiān)督檢查機(jī)制，準(zhǔn)備后備人員 溝通，后備人員接手 未按計(jì)劃完成階段目標(biāo) 江建兵 十一、 團(tuán)隊(duì)公約 1、 計(jì)劃階段 1.1 溝通形式：會(huì)議、郵件 1.2 參加人員：核心成員---熊久紅、趙萱、杜青、劉靖、趙卉、李秀芳、趙雪峰 1.3 完成時(shí)間：2001年9月17日 1.4 成果：經(jīng)批準(zhǔn)的總項(xiàng)目計(jì)劃書、各自職責(zé)的甘特圖。 2、 實(shí)施跟蹤階段 2.1 在計(jì)劃完成時(shí)間內(nèi)對(duì)進(jìn)展進(jìn)行交流，遇困難或新問(wèn)題時(shí)隨時(shí)溝通； 2.2 由各任務(wù)的責(zé)任人按時(shí)完成實(shí)施各階段的回顧及分析報(bào)表，提交江建兵； 2.3 由江建兵匯總階段成果，提交倡導(dǎo)者。 3、 對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)的調(diào)整： 調(diào)整流程：如因特殊原因需對(duì)計(jì)劃或目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，核心成員以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)提出理由和建議，經(jīng)項(xiàng)目組討論，評(píng)估影響，達(dá)成一致后交項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn)，只有經(jīng)項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn)后的變更方可生效。 4、 項(xiàng)目文件管理 4.1 需要存檔的文件：凡是與項(xiàng)目相關(guān)的具有保存或參考價(jià)值的文件，如不同版本的項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)記錄表格、流程文件、管理規(guī)定文件、調(diào)查報(bào)告、分析文件；項(xiàng)目成員參加會(huì)議考勤記錄、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要等。 4.2 文件存檔的方式：電子、紙質(zhì) 5、 溝通機(jī)制 5.1 會(huì)議： l 核心成員每周五上午9：30—10：30召開一次例會(huì)，進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)展回顧，并商討解決存在的問(wèn)題；必要時(shí)組織臨時(shí)會(huì)議； l 向倡導(dǎo)者匯報(bào)：兩周一次，遇重要問(wèn)題的決策時(shí)，組織臨時(shí)會(huì)議； l 會(huì)議的通知、會(huì)議室及儀器等的預(yù)訂和準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)要等由核心成員輪流負(fù)責(zé)； l 因故不能參會(huì)者，需征得項(xiàng)目LEADER的同意； l 會(huì)議紀(jì)要在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)相關(guān)人員。 5.2電話/郵件：隨時(shí)將本人所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)展通報(bào)項(xiàng)目組全體核心成員。 6、 項(xiàng)目組成員的績(jī)效考核 6.1 比重：根據(jù)參與程度的不同，占個(gè)人績(jī)效考核的一定比例（該比例應(yīng)不低于個(gè)人季度工作計(jì)劃中6sigma項(xiàng)目工作所占的比重）； 6.2 依據(jù)：個(gè)人計(jì)劃是否按時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)完成；是否對(duì)項(xiàng)目各項(xiàng)資料和成果進(jìn)行認(rèn)真整理歸檔；會(huì)議、活動(dòng)是否按時(shí)參加，是否積極發(fā)表意見；遇問(wèn)題時(shí)是否及時(shí)交流；是否學(xué)會(huì)使用6sigma工具及PROJECT軟件。 6.3 方式：以參與評(píng)價(jià)的方式體現(xiàn)在季度績(jī)效考核表中。 7、 團(tuán)隊(duì)成員承諾： 7.1 使用6sigma語(yǔ)言、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)共享。 7.2 嚴(yán)格按計(jì)劃推進(jìn)，出現(xiàn)突發(fā)事件及時(shí)溝通匯報(bào)，收集準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。 8、 爭(zhēng)議解決：在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如果出現(xiàn)爭(zhēng)議首先由TEAM LEADER與項(xiàng)目組核心成員進(jìn)行協(xié)調(diào)評(píng)判，不能解決爭(zhēng)端則上交項(xiàng)目管理者及倡導(dǎo)人處理。 十二、 項(xiàng)目計(jì)劃確認(rèn)和批準(zhǔn) 項(xiàng)目成員對(duì)本項(xiàng)目計(jì)劃的簽字確認(rèn)： SPONSOR批準(zhǔn)本項(xiàng)目計(jì)劃： 附件： 附件一：技術(shù)術(shù)語(yǔ)定義及收集制度 附件二：資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目WBS表 附件三：采購(gòu)周期現(xiàn)狀過(guò)程圖（家具和通用類資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程圖、內(nèi)部領(lǐng)用過(guò)程圖（研發(fā)成品類）、專用類資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程圖） 附件四：通用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及目標(biāo)數(shù)據(jù) 附件五：專用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及目標(biāo)數(shù)據(jù) 附件六：資產(chǎn)采購(gòu)各子項(xiàng)目甘特圖