重慶郵電學院計算機學院楊勇.ppt

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1、2020/8/4,1,INTERNET與辦公自動化,學科專業(yè)：工商管理 班 級：1030201、1030202 主 講 人：楊勇 E-mail: BBS ID:yangyong 總 學 時：40,2020/8/4,2,課程性質(zhì)及教學目的 Internet與辦公自動化是工商管理專業(yè)的一門專業(yè)課程。 本課程幫助學生了解辦公自動化相關技術、文檔管理、政府和企事業(yè)單位辦公自動化的建設、電子商務和電子政務，掌握常用的辦公自動化設備的工作方式和工作原理，熟悉單機、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境下的辦公自動化軟件的應用。,2020/8/4,3,課程教學安排 教學參考學時：48學時 其中實驗學時：8學時 考試形式：筆

2、試+上機實踐操作,2020/8/4,4,第一章 辦公自動化概述,1.1 辦公的基本概念 辦公（活動）：日常事務工作的組織、領導和實施計劃， 最基本的辦公事務包括：文字處理，報表處理，公文管理，文檔管理、編輯、排版和印刷，日常管理，郵件處理，事務處理，計劃安排以及通信處理等。 涉及辦公人員、辦公機構(gòu)、辦公工具與設備、辦公信息以及辦公環(huán)境等要素。,2020/8/4,5,辦公活動是以處理信息流為主要業(yè)務特征的，辦公活動的過程就是根據(jù)一定目標進行信息的輸入、轉(zhuǎn)換、輸出，并將輸出信息經(jīng)過反饋、修正，再次作為新的輸入的不對循環(huán)往復的過程，這個過程一直進行到圓滿的完成預期目標為止。 辦公工具：傳統(tǒng)的文房四寶

3、、現(xiàn)代的打字機、電傳機、傳真機、電話機等。,2020/8/4,6,傳統(tǒng)的辦公事務處理存在的問題： 勞動強度大，工作效率低，辦事周期長； 決策困難； 文件、材料的保存常出現(xiàn)問題； 辦公成本高。,2020/8/4,7,1.2 辦公自動化概述,一、辦公自動化的定義 辦公自動化（OA,Office Automation）是指利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟效益的一項綜合技術。 辦公自動化的知識領域覆蓋計算機技術、通信技術、管理科學、系統(tǒng)工程學、行為科學等學科。 辦公自動化的應用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標志之一。,2020/8/4,8,辦公自動化系統(tǒng)包括：信息采集、信息加工、信

4、息傳輸和信息保存四個環(huán)節(jié)，其核心任務是為各個領域和各個層次的辦公人員提供所需要的信息。 辦公自動化一般分為三個層次：事務層、管理層、決策層。 事務層：基礎層，包括文字處理、個人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，其他相關的事務處理。,2020/8/4,9,管理層：中間層，它包括事務層，管理層系統(tǒng)是支持各種辦公事務處理活動的辦公系統(tǒng)與支持管理控制活動的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng)； 決策層：最高層，它以事務層和管理層辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎，同時又以其自身的決策模型為支持，決策層辦公系統(tǒng)是上述系統(tǒng)的再結(jié)合，是具有決策和輔助決策的最高級系統(tǒng)。,2020/8/4,10,二、辦公自動化的

5、特點 先進性：信息化社會的重要標志之一 實用性 可擴展性：綜合、擴展了各種技術設備的能力，此外系統(tǒng)可擴展性。 通用性 動態(tài)性：以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)的MIS系統(tǒng)、以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)、以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng),2020/8/4,11,三、辦公自動化系統(tǒng)的功能： 內(nèi)部通信平臺的建立：內(nèi)部郵件系統(tǒng) 信息發(fā)表平臺的建立：電子公告、電子論壇、電子刊物等 工作流程自動化：實現(xiàn)流程過程的實時監(jiān)控、跟蹤，協(xié)調(diào)部門間的協(xié)同工作。 文檔管理的自動化：按權限進行管理 輔助辦公：比如會議管理、車輛管理、物品管理等。,2020/8/4,12,信息集成：辦公自動化系統(tǒng)與其他應用（業(yè)務）系統(tǒng)的融合。 分

6、布式辦公的實現(xiàn)：支持多分支機構(gòu)、跨地域辦公、移動辦公。,2020/8/4,13,四、辦公自動化的分類 1、從系統(tǒng)的功能層次上分類： 美國：公司級系統(tǒng)（決策層）、事務級系統(tǒng)（中級管理層）、部門級系統(tǒng)（基層管理）、用戶級系統(tǒng)（操作層） 中國：事務型辦公自動化、管理型辦公自動化、決策型辦公自動化。,2020/8/4,14,2、從技術的應用范圍上分類 個人辦公自動化：支持個人的辦公，主要包括：文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理和多媒體技術等。 群體辦公自動化：支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)。,2020/8/4,15,1.3 OA系統(tǒng)的發(fā)展與前景,OA系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展的兩個源動力：需要，技術進步 我國

7、OA系統(tǒng)的發(fā)展：始于20世紀80年代 國外OA系統(tǒng)的發(fā)展：單機設備應用階段、局域網(wǎng)階段、一體化階段、高度自動化、綜合化、智能化新階段 未來的OA系統(tǒng)的發(fā)展方向： 小型化 集成化（網(wǎng)絡集成、應用程序集成、數(shù)據(jù)集成、界面集成）,2020/8/4,16,網(wǎng)絡化 智能化：手寫輸入、語音識別、基于自然語言的人機界面、多語互譯、基于自學習的專家系統(tǒng)和智能設備 多媒體化,2020/8/4,17,1.4 信息與管理信息系統(tǒng),一、信息的概念 信息：事務發(fā)出的對于接受者來說是預先不知道的信息、指令、數(shù)據(jù)等，是通過一定的具體方式（如文字、語言、訊號等）表現(xiàn)出來的。 信息的屬性：事實性（真實性）、時效性、不完全性、層

8、次性、可變換性、價值性、可壓縮性。,2020/8/4,18,二、管理信息系統(tǒng) 管理信息是組織在管理活動過程中采集到的、經(jīng)過加工處理后對管理決策產(chǎn)生影響的各種數(shù)據(jù)的總稱。 管理信息的作用： 組織進行管理工作的基礎和核心 組織控制管理活動的重要手段，是聯(lián)系各個管理環(huán)節(jié)的紐帶 提高組織管理效益的關鍵,2020/8/4,19,管理信息系統(tǒng)是一個人機一體化的綜合系統(tǒng)，進行信息的搜集、傳遞、存儲、加工、維護和使用，能實測企業(yè)的各種運行情況，利用過去的數(shù)據(jù)預測未來，從企業(yè)全局出發(fā)輔助企業(yè)進行決策，利用信息控制企業(yè)的行為，幫組企業(yè)實現(xiàn)其規(guī)劃的目標。 管理信息系統(tǒng)的功能： 能及時、全面的提供數(shù)據(jù)和信息，為決策者

9、提供信息支持 準備和提供統(tǒng)一格式的信息，簡化各種統(tǒng)計、分析工作，使信息成為共享資源。,2020/8/4,20,對不同管理層次，及時全面的提供不同要求和不同程度的信息，以便在最短時間那進行分析，及時產(chǎn)生正確的控制。 利用數(shù)學方法和各種模型處理信息，以預測未來并協(xié)調(diào)管理者科學的進行決策。 管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)：依賴于不同的應用，以醫(yī)院為例（P11）,2020/8/4,21,管理信息系統(tǒng)的主要特點： 以業(yè)務信息系統(tǒng)為基礎而建立。 管理信息系統(tǒng)是一個開放系統(tǒng)。 管理信息系統(tǒng)是人機系統(tǒng)：人、設備、模型、軟件、數(shù)據(jù),2020/8/4,22,1.5 辦公自動化系統(tǒng),一、OA系統(tǒng)的開發(fā) OA系統(tǒng)的開發(fā)是一項

10、復雜的系統(tǒng)工程，涉及資金投入、技術投入、人員投入，包含很多非技術因素。 從軟件工程的角度，可以把OA系統(tǒng)的開發(fā)分為四個階段：系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行維護。,2020/8/4,23,1.OA系統(tǒng)分析 目的：明確OA系統(tǒng)建設的目的，具體步驟如下： 1）調(diào)查研究： 任務需求調(diào)查：全面弄清本部門的信息量大小、信息類型、信息流程、內(nèi)外信息需求關系、各部門具體需求等。 辦公環(huán)境調(diào)查：弄清本部門與外界組織機構(gòu)之間的關系，了解現(xiàn)有設備配置和資源使用情況、工作能力等。,2020/8/4,24,調(diào)查階段使用的方法包括：資料閱讀、問卷調(diào)查、個別訪問、實地觀察等。 2）可行性分析 經(jīng)濟可行性 技術可行性

11、 社會可行性,2020/8/4,25,3）用戶需求分析：完整、準確、具體的提出系統(tǒng)的要求，需求分析是在可行性基礎上進行的，需求分析的結(jié)果是系統(tǒng)開發(fā)的基礎。 4）系統(tǒng)總體規(guī)劃：主要內(nèi)容包括辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標、階段任務、設備選擇、投資分配、管理機構(gòu)、人員設置、技術培訓、實施條件、實施步驟等。 系統(tǒng)分析結(jié)束時，應以成文的材料將該階段的成果記錄下來，就時系統(tǒng)分析說明書。系統(tǒng)分析說明書包括：系統(tǒng)需求說明、系統(tǒng)目標、系統(tǒng)邏輯模型和軟件總體方案等總體規(guī)劃的內(nèi)容。,2020/8/4,26,2. OA系統(tǒng)設計 系統(tǒng)設計階段分為總體設計和詳細設計 1）總體設計：確定系統(tǒng)如何完成預定的任務，主要工作包括：總體結(jié)

12、構(gòu)設計以及確定系統(tǒng)的硬件選配、軟件選配、代碼設計和界面設計等。總體結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)設計是其中的重要內(nèi)容。 2)詳細設計：程序過程的具體算法實現(xiàn)。其內(nèi)容是對具體任務進行算法設計和其他輔助內(nèi)容設計，包括系統(tǒng)輸入輸出設計，數(shù)據(jù)庫設計，代碼設計，程序設計語言的選擇。,2020/8/4,27,3. OA系統(tǒng)實施 OA系統(tǒng)的實施包括：編程和測試 1）編程，注意編程過程中保存完整的資料和成果，最重要的是源程序和流程圖 2）測試：測試的目的是發(fā)現(xiàn)軟件的錯誤并對其進行修改和糾正。測試分三個階段：模塊調(diào)試、聯(lián)合調(diào)試、系統(tǒng)測試。測試方案的確定是測試中的關鍵。,2020/8/4,28,4. OA系統(tǒng)的運行與維護 OA系統(tǒng)的運行維護工作包括：用戶培訓、系統(tǒng)評價、系統(tǒng)維護等。 用戶培訓，可以與系統(tǒng)開發(fā)同步 系統(tǒng)評價：評價的目的是對系統(tǒng)功能和系統(tǒng)運行中的可靠性、效率、數(shù)據(jù)與設備的利用情況進行檢查，為系統(tǒng)選用和驗收提供依據(jù)。 系統(tǒng)維護：目的是對運行的系統(tǒng)進行不斷的修正，保障系統(tǒng)正常運行。包括硬件維護，軟件維護和數(shù)據(jù)維護。,2020/8/4,29,二、OA系統(tǒng)的構(gòu)成要素 OA系統(tǒng)一般由六大要素構(gòu)成：人員、組織機構(gòu)、辦公制度與辦公例程、技術工具、辦公信息、辦公環(huán)境。 人員包括：信息使用人員、系統(tǒng)使用人員，系統(tǒng)服務人員。,