辦公室檔案文件管理制度 檔案管理

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1、1、 檔案管理 （一）凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。 （二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 （三）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。 二、文書檔案管理 （一）歸檔范圍 1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。 2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。 3、會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計

2、預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。 4、質量管理類：質量管理方面的制度。 5、技術類：產品及生產方面技術文檔。 6、銷售紀事類：公司大規(guī)模的銷售活動紀事。 （二）文書的檔案立卷 1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在

3、會議召開的年度立卷。 三、歸檔時間 公司經營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。 四、檔案的借閱及銷毀 （一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時歸還。 （二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。 （三）定期對檔案進行

4、鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。 一般人事檔案主要分為十大類，具體分類包括（1）履歷材料；（2）自傳材料；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績審批材料）；（5）政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；（6）參加材料；（7）獎勵材料（包括科學技術和業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡）；（8）處分材料（包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見

5、）；（9）錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；（10）其他可供組織上參考的材料。 考核和培訓檔案要單獨建檔，不能歸于人事檔案中 一、檔案管理人員職責 1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。 2、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。 3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。 4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具

6、，能應要求快速、準確地查詢所需檔案。 二、收集歸檔范圍 本公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關政府部門送來的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。 1、股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。 2、各種工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀要。 3、公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。 4、各項規(guī)章制度。 5、向上級請示的文件，以及上級批復的各類文件。（不包括項目審批文件） 6、各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。 7、工程建設底

7、圖、藍圖及文字材料。 8、經批復的工程設計圖紙及文字材料。 9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。 10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。 11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。 12、各項財產權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。 13、本公司編輯、出版的刊物。 14、本公司招聘、試用轉正、晉升、加薪等各類人事資料。 15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。 16、銷售合同及銷售客戶資料。 三、歸檔要求 1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關人員收集，交由檔案專管員歸檔。 2、一項工作已完成時，由經辦人員將進

8、行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交專管員歸檔。 3、編制交接表，一項資料由經辦人交專管員歸檔時，應登記并雙方簽名。 4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理。 5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。 6、歸檔的文件材料應是原稿原件，一般不用復制件。應注意：檢查應蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。 7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。 8、歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 9、財務憑證、報表由主辦會計負責保管。

9、 四、檔案的借閱與復印 1、編制借閱表，當借出和還回時都必須填寫，并經使用人和保管人雙方共同簽名。 2、查閱各類檔案應在公司內進行，查閱應不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請并經部門負責人或副總經理批準。 3、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經公司總經理簽字批準，方可查閱或復制。 五、檔案的保密管理 1、檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。 2、凡是調用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接查找。 3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現問題及時追查。 4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經總經理同意。 5、各部門員工只可查閱與本部門相關的資料，確實需查閱其他資料的須副總經理同意。 六、檔案的銷毀 1、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須列出檔案銷毀清冊。 2、檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，各類檔案必須經部門經理、總經理、董事長審批同意后銷毀。 3、批準銷毀的檔案，要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。