辦公室檔案文件管理制度 檔案管理

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1、1、 檔案管理 （一）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無(wú)缺。 （二）文檔管理員必須堅(jiān)持文書(shū)隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 （三）檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。 二、文書(shū)檔案管理 （一）歸檔范圍 1、行政綜合類(lèi)：包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。 2、組織人事\教育培訓(xùn)類(lèi)：?jiǎn)T工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn)卡。 3、會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類(lèi)：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

2、預(yù)算報(bào)表及其說(shuō)明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)文件材料。 4、質(zhì)量管理類(lèi)：質(zhì)量管理方面的制度。 5、技術(shù)類(lèi)：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。 6、銷(xiāo)售紀(jì)事類(lèi)：公司大規(guī)模的銷(xiāo)售活動(dòng)紀(jì)事。 （二）文書(shū)的檔案立卷 1、歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)，分類(lèi)一起排列，不得分開(kāi)。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對(duì)的最后一年立卷，跨年度的會(huì)議文件，歸在

3、會(huì)議召開(kāi)的年度立卷。 三、歸檔時(shí)間 公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不同的時(shí)限要求及時(shí)上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類(lèi)檔案如聲像檔案、活動(dòng)檔案、工程檔案等由各部門(mén)暫時(shí)保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。 四、檔案的借閱及銷(xiāo)毀 （一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時(shí)歸還。 （二）會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。 （三）定期對(duì)檔案進(jìn)行

4、鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷(xiāo)毀清單，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，登記造冊(cè)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)需有兩人以上參加，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。 一般人事檔案主要分為十大類(lèi)，具體分類(lèi)包括（1）履歷材料；（2）自傳材料；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績(jī)審批材料）；（5）政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時(shí)間等問(wèn)題的審查材料）；（6）參加材料；（7）獎(jiǎng)勵(lì)材料（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡）；（8）處分材料（包括甄別、復(fù)查材料，免于處分的處理意見(jiàn)

5、）；（9）錄用、任免、聘用、專(zhuān)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料；（10）其他可供組織上參考的材料。 考核和培訓(xùn)檔案要單獨(dú)建檔，不能歸于人事檔案中 一、檔案管理人員職責(zé) 1、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 2、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。 3、歸檔案卷做到頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。 4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具

6、，能應(yīng)要求快速、準(zhǔn)確地查詢(xún)所需檔案。 二、收集歸檔范圍 本公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者相關(guān)政府部門(mén)送來(lái)的與本公司關(guān)系密切的各類(lèi)文件材料(包括公文、書(shū)信、會(huì)議、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。 1、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。 2、各種工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。 3、公司發(fā)出的各類(lèi)工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件。 4、各項(xiàng)規(guī)章制度。 5、向上級(jí)請(qǐng)示的文件，以及上級(jí)批復(fù)的各類(lèi)文件。（不包括項(xiàng)目審批文件） 6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報(bào)告。 7、工程建設(shè)底

7、圖、藍(lán)圖及文字材料。 8、經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計(jì)圖紙及文字材料。 9、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。 10、宣傳或反映本公司重要活動(dòng)的影像音資料。 11、本公司獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。 12、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項(xiàng)許可證。 13、本公司編輯、出版的刊物。 14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類(lèi)人事資料。 15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。 16、銷(xiāo)售合同及銷(xiāo)售客戶(hù)資料。 三、歸檔要求 1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關(guān)人員收集，交由檔案專(zhuān)管員歸檔。 2、一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將進(jìn)

8、行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交專(zhuān)管員歸檔。 3、編制交接表，一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交專(zhuān)管員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。 4、每年三月進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理。 5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。 6、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復(fù)制件。應(yīng)注意：檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒(méi)有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒(méi)有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。 7、歸檔的影像音資料要寫(xiě)上文字說(shuō)明。 8、歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 9、財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管。

9、 四、檔案的借閱與復(fù)印 1、編制借閱表，當(dāng)借出和還回時(shí)都必須填寫(xiě)，并經(jīng)使用人和保管人雙方共同簽名。 2、查閱各類(lèi)檔案應(yīng)在公司內(nèi)進(jìn)行，查閱應(yīng)不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫(xiě)借出申請(qǐng)并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 3、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可查閱或復(fù)制。 五、檔案的保密管理 1、檔案專(zhuān)管員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。 2、凡是調(diào)用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。 3、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追查。 4、股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件僅供股東和董事會(huì)會(huì)議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。 5、各部門(mén)員工只可查閱與本部門(mén)相關(guān)的資料，確實(shí)需查閱其他資料的須副總經(jīng)理同意。 六、檔案的銷(xiāo)毀 1、經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，必須列出檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。 2、檔案銷(xiāo)毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，各類(lèi)檔案必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批同意后銷(xiāo)毀。 3、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，要有兩人鑒銷(xiāo)；銷(xiāo)毀完畢，鑒銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上寫(xiě)明某曰已銷(xiāo)毀并簽名蓋章。在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷(xiāo)毀”。