企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧.doc

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. 企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及及技巧 一、推薦使用電子郵件的情況 1. 正式的工作匯報(bào)，對(duì)內(nèi)/對(duì)外 2. 信息的傳遞和工作安排 3. 難以簡(jiǎn)單使用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng) 4. 需要獲得部門(mén)之間配合的事項(xiàng) 5. 沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容 二、郵件發(fā)送的對(duì)象 收件人，是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。 抄送人，則只是需要知道這回事，抄送的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，如果有建議，可以回Email。 秘送人，即收件人是不知道你此封郵件發(fā)給了密送的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。 各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按部門(mén)排列、按職位等級(jí)從高到低。 ※ 只給需要信息的人發(fā)送郵件，將抄送人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和垃圾郵件 項(xiàng)目關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)匯報(bào)文件、圖紙 一般由主案親自發(fā)送，主送給甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，抄送公司項(xiàng)目管理相關(guān)人員，如由設(shè)計(jì)師直接發(fā)送，需同時(shí)抄送主案 項(xiàng)目關(guān)鍵會(huì)議后的紀(jì)要 由助理協(xié)助整理內(nèi)容填入會(huì)議紀(jì)要模板文件，主案確認(rèn)后，一般由主案親自發(fā)送，主送給與會(huì)甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，抄送公司項(xiàng)目管理相關(guān)人員 項(xiàng)目階段成果確認(rèn)函 按照確認(rèn)函模板格式填寫(xiě)，由主案親自發(fā)送，主送甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，抄送公司項(xiàng)目管理相關(guān)人員及商務(wù)管理，傳真原文件交項(xiàng)目管理人員存檔掃描 尋求內(nèi)部跨部門(mén)支持 主送給尋求支持的人，抄送給對(duì)方的直接上級(jí)，同時(shí)抄送本部門(mén)的直接上級(jí) 其他情況待補(bǔ)充 三、郵件內(nèi)容規(guī)范 標(biāo)題：【項(xiàng)目簡(jiǎn)稱】+ 郵件內(nèi)容主題概括 收件人：參照上面說(shuō)明 抄送：參照上面說(shuō)明 正文： 1. 如果之前有接收到對(duì)方郵件，就某一階段性內(nèi)容進(jìn)行討論，采用在原郵件基礎(chǔ)上回復(fù)的方式 如果是新發(fā)送的郵件，簡(jiǎn)要說(shuō)明信件是對(duì)甲方什么時(shí)間提出的什么要求內(nèi)容的回應(yīng)，尤其在要求是通過(guò)非郵件文字形式，比如電話、QQ、當(dāng)場(chǎng)或其他無(wú)憑證形式提出 2. 我方的具體回應(yīng)內(nèi)容，條理清晰可分項(xiàng)123描述 3. 如有附件，需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，4個(gè)以上的附件內(nèi)容最好打包壓縮發(fā)送 4. 說(shuō)明希望對(duì)方做的事情，給予的回復(fù)確認(rèn)，分情況請(qǐng)求盡快，也可以按需要給出明確時(shí)間點(diǎn) 注意：信件中的所有時(shí)間點(diǎn)都明確日期和星期，4月11日（星期四），保證來(lái)往郵件的及時(shí)性，重要的溝通事項(xiàng)，時(shí)間緊急的，需要在郵件發(fā)送完畢后進(jìn)行電話提醒和確認(rèn) 重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)得到回復(fù)確認(rèn)的，也要轉(zhuǎn)發(fā)項(xiàng)目管理人員 1. 有意義的主題這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷 能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能，充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事，實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。 3§正式工作報(bào)告、通知 §部門(mén)之間事務(wù)往來(lái)，需要留下書(shū)面資料的 §知識(shí)推薦和信息傳遞 §沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容 §難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說(shuō)明清楚的事項(xiàng) §電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用不發(fā)無(wú)意義的郵件。只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。 有意義的主題這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。 3§恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者 郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌也明確提醒 某收件人此郵件是面向他的要求其給出必要的回 應(yīng)在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。但有中 高層領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要注意,最好稱呼各位領(lǐng)導(dǎo)和同事 –如果對(duì)方有職務(wù)應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方如“x經(jīng)理”如 果不清楚職務(wù)則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱 呼但要把性別先搞清楚。 –不熟悉的人不宜直接稱呼姓名對(duì)級(jí)別高于自己的人也 不宜稱呼姓名。§郵件開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ) –最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”中文的寫(xiě)個(gè)”您好”結(jié) 尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Thanks and Best Regards. –中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。 –俗話說(shuō)得好“禮多人不怪”禮貌一些總是好的 即便郵件中有些地方不妥對(duì)方也能平靜的看待。4§郵件結(jié)構(gòu)第一段與最后一段是重點(diǎn) –電子郵件的撰寫(xiě)?yīng)睉?yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)也就是說(shuō)重點(diǎn)在最 前面的第一段。如果信件很長(zhǎng)最好在結(jié)尾的部分再度強(qiáng)調(diào)第一 段的重點(diǎn)。 §內(nèi)容主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情 –當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)在信件的一開(kāi) 始就說(shuō)明你的要求。如果內(nèi)容很短不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的 范圍就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。 §日期郵件的日期與時(shí)間要明確 在電郵中提到的日期與時(shí)間一定要具體你說(shuō)的下個(gè)月或是下周 三到底是什么時(shí)候因此最好改成「下周三如3月7日」「下 個(gè)月如8月」時(shí)間也要明確是上午還是下午以免雙方認(rèn)知 不同而產(chǎn)生誤會(huì)。§Email正文多用1234之類的列表以清晰明確。 –如果事情復(fù)雜最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。 保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇 大論。 §盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字注意使用拼寫(xiě)檢查 –這是對(duì)別人的尊重也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email最好 把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi); 如果是中文Email注意拼音輸入法帶給你的 弱智同音別字。 –在郵件發(fā)送之前務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍檢查行文是否通順拼 寫(xiě)是否有錯(cuò)誤?！爝x擇便于閱度的字號(hào)和字體 –中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。不要用稀奇古怪 的字體或斜體我司禁止不用背景信紙 §合理提示重要信息 –不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些 信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重 點(diǎn)影響閱度。 §合理利用圖片表格等形式來(lái)輔助闡述 –對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件單純以文字形式很難描述清楚。 如果配合圖表加以闡述收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。 §不要隨意使用:-) 之類的字符在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻也就是不穩(wěn) 重。 §風(fēng)格檢查自己寫(xiě)的電郵時(shí)試試看讀出聲音對(duì)話式的寫(xiě)作風(fēng)格輕松但不 失禮而且也比較自然順暢5§如果是寫(xiě)給不認(rèn)識(shí)的人還要加上一個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。 如果是回信還要說(shuō)明何時(shí)收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信?！熘黧w的內(nèi)容詳細(xì)程度取決于收件人–不同的人在同一時(shí)間對(duì)同一事情的理解程度不同 –有些指代要清楚不用不常用的縮寫(xiě)§主體的內(nèi)容詳細(xì)程度取決于主題情境的事態(tài)–資源是否充足–立場(chǎng)是否一致5§Dear all:大家下午好! §由于本人有事需請(qǐng)假及休婚假一段時(shí)間3月18日-4月4日 期間我的部分工作事項(xiàng)處理會(huì)有小暫停。如有特急處理由我部門(mén)同事 何寶慶員處理。 §PS請(qǐng)大家手頭上有報(bào)銷單在這兩天內(nèi)交到我這邊。 §我會(huì)盡量抽時(shí)間在3月21日-3月22日這兩天回來(lái)公司處理較急事項(xiàng)。 然后繼續(xù)休假。 §陳媚 §公司內(nèi)部事項(xiàng)交于我部門(mén)的同事黃麗莉負(fù)責(zé)。 §總結(jié) 稱呼、格式、郵件內(nèi)容沒(méi)有注意場(chǎng)合語(yǔ)氣和用詞不當(dāng)5§Dear all:大家下午好! §由于本人有事需請(qǐng)假及休婚假一段時(shí)間3月18日-4月4日 期間我的部分工作事項(xiàng)處理會(huì)有小暫停。如有特急處理由我部門(mén)同事 何寶慶員處理。 §PS請(qǐng)大家手頭上有報(bào)銷單在這兩天內(nèi)交到我這邊。 §我會(huì)盡量抽時(shí)間在3月21日-3月22日這兩天回來(lái)公司處理較急事項(xiàng)。 然后繼續(xù)休假。 §陳媚 §公司內(nèi)部事項(xiàng)交于我部門(mén)的同事黃麗莉負(fù)責(zé)。 §總結(jié) 稱呼、格式、郵件內(nèi)容沒(méi)有注意場(chǎng)合語(yǔ)氣和用詞不當(dāng)§最好在郵件的第一段明確地說(shuō)出自己的主要目的 §郵件內(nèi)容里不可缺少的三個(gè)部分–如果想從對(duì)方那里得到我想要的信息我需要給對(duì)方提 供哪些信息 –我希望對(duì)方采取哪些行動(dòng)措施 –我需要對(duì)方什么時(shí)候給予回復(fù)§行文時(shí)的注意事項(xiàng)–明確簡(jiǎn)潔?不要模棱兩可 ?避免使用復(fù)雜的句子 ?清單列表中列舉項(xiàng)的第一個(gè)詞的詞性盡量保持一致–換位思考?強(qiáng)調(diào)對(duì)方利益 ?可以強(qiáng)硬地表達(dá)立場(chǎng)但最好不要使用責(zé)難、挖苦對(duì)方的語(yǔ)氣 ?慎用大寫(xiě)字母、紅色字體和感嘆號(hào)–避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ)?勿讓自己無(wú)心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題§注意郵件的論述語(yǔ)氣 –根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性 質(zhì)的不同選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述以免引起對(duì)方不適。 –尊重對(duì)方請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。 –電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 §語(yǔ)氣專業(yè)措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌。可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣委婉語(yǔ)氣等方法 迂回地表達(dá)觀點(diǎn)提出要求。 §內(nèi)容和格式要相符避免寫(xiě)太多情感的東西§切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」而不是一臺(tái)機(jī)器 –許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出而傷到對(duì)方甚至引 起沖突 –避免情緒激動(dòng)的時(shí)候回信放1-2天 –確定是否必須以郵件回復(fù)如果對(duì)方的內(nèi)容中帶有情緒最好面對(duì) 面回應(yīng) §有意見(jiàn)要提時(shí)請(qǐng)先思考這個(gè)問(wèn)題都需要哪些相關(guān)人知道避免將 事態(tài)擴(kuò)大6§如果郵件帶有附件應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 §附件文件應(yīng)按有意義的名字命名 §正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明特別是帶有多個(gè)附件時(shí) §附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件 §如果附件是特殊格式文件因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式以免影響使用 §如果附件過(guò)大應(yīng)事先了解接收方信箱接收郵件大小的限制可分割 成幾個(gè)小文件分別發(fā)送7§每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽 §名這樣對(duì)方可以清楚 §的知道發(fā)件人信息。 1.簽名信息不宜過(guò)多 –電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公 司、電話、傳真、地址等信息但信息不宜行數(shù)過(guò)多一般不超過(guò)5行。 你只需將一些必要信息放在上面對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息自然會(huì) 與你聯(lián)系。 –引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的比如你的座右銘?yīng)被蚬? 司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合切記一定要得體。 2.不要只用一個(gè)簽名檔 –對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。 過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。 3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配簡(jiǎn)體、繁體或英文以免成出現(xiàn)亂 碼。顏色的問(wèn)題最好是綠色或藍(lán)色字體~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ GreenPrecision Components (huizhou) Co.,Ltd. 格林精密部件惠州有限公司 總經(jīng)辦陳媚 E-mail chenm@bl-green.com (Mobile15919382880(短號(hào)662880) 內(nèi)線8636~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ~~~三、電子郵件的回復(fù)1–勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件。注意時(shí)間結(jié)點(diǎn)除工作特別需要 外要顧及收件人工作的輕重緩急。 –對(duì)重要溝通事項(xiàng)在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引起關(guān)注或請(qǐng) 對(duì)方確認(rèn)收到Email –富士康的辦公文化“跟催” ?重要會(huì)議通知再會(huì)前向與會(huì)人員提醒開(kāi)會(huì)時(shí)間 ?迎心評(píng)審之前對(duì)評(píng)審意見(jiàn)的跟催 –如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海不一定是對(duì)方不重視嘗試再次 提醒2–收到他人的重要電子郵件后即刻回復(fù)對(duì)方一下往往還是必不可 少的,這是對(duì)他人的尊重理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)特別是對(duì)一 些緊急重要的郵件。 –對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵 件可集中在一特定時(shí)間處理但一般不要超過(guò)24小時(shí)。 –如果事情復(fù)雜你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)” 收到了我們正在處理一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)云云”。不要 讓對(duì)方苦苦等待記住及時(shí)作出響應(yīng)哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 –如果你正在出差或休假應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能提示發(fā)件人以 免影響工作?！爝M(jìn)行針對(duì)性回復(fù) –當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件 中然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的那樣太生硬了應(yīng) 該進(jìn)行必要的闡述讓對(duì)方一次性理解避免再反復(fù)交 流浪費(fèi)資源。 §回復(fù)不得少于10個(gè)字 –對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件你確只回復(fù)“是的”、 “對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼這是非常不禮 貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字顯示出你的尊重。 §回信時(shí)注意保持線索 –想回復(fù)對(duì)方的回復(fù)就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗? 斷了原始郵件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)“線索” –一旦失去關(guān)聯(lián)雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序尤其是經(jīng) 過(guò)多次收發(fā)的郵件§進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) –當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件 中然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的那樣太生硬了應(yīng) 該進(jìn)行必要的闡述讓對(duì)方一次性理解避免再反復(fù)交 流浪費(fèi)資源。 §回復(fù)不得少于10個(gè)字 –對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件你確只回復(fù)“是的”、 “對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼這是非常不禮 貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字顯示出你的尊重。 §回信時(shí)注意保持線索 –想回復(fù)對(duì)方的回復(fù)就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗? 斷了原始郵件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)“線索” –一旦失去關(guān)聯(lián)雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序尤其是經(jīng) 過(guò)多次收發(fā)的郵件n情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)郵件。 n謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件。 n將同一主題的所有后續(xù)意見(jiàn)閱讀完畢再回復(fù)自己的意見(jiàn)。 n切勿在未經(jīng)同意前將他人郵件轉(zhuǎn)送給第三者。 n考慮替代性的溝通管道。電子郵件的溝通缺乏太多人類熟 悉的溝通輔助如表情、肢體語(yǔ)言等。見(jiàn)面三分情即 使是使用電話狀況也會(huì)完全不一樣的。 n當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)盡可能代為傳遞或通知發(fā)件人。3§不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論不要蓋高樓 –如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次這只能說(shuō) 明交流不暢說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方 式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交 流方式。 –對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看 法把郵件越RE越高這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不 可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)刪減 瘦身突出有用信息。 §主動(dòng)控制郵件的來(lái)往 –為避免無(wú)謂的回復(fù)浪費(fèi)資源可在文中指定部分收件 人給出回復(fù)或在文末添上以下語(yǔ)句“全部辦妥”、 “無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考無(wú)需回復(fù)”。4§要區(qū)分Reply和Reply All區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體 –如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人 就行了 –如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)應(yīng)該replay all讓大家都知道不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。 –如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚或有不同的意 見(jiàn)應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通不要當(dāng)著所有人的面不 停的RE來(lái)RE去與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大 家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊 “回復(fù)全部”前要三思而行§轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。 –在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前首先確保所有收件人需要此消息。 除此之外轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎不要把 內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。 –如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理 以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人讓人 摸不著頭腦?！熘匾泥]件盡量不要選擇在周五或長(zhǎng)假前發(fā)給對(duì)方法郵件 §重要的郵件發(fā)出之前再讀一遍正文和附件中的關(guān)鍵數(shù)據(jù) 再核對(duì)一遍 §如果覺(jué)得自己郵件措辭過(guò)于激烈不妨寫(xiě)好后先不發(fā)心 情平復(fù)后重新讀一遍改一遍 §非必要情況不要發(fā)過(guò)大的附件5M如果附件較大請(qǐng) 壓縮后發(fā)送 §看到別人寫(xiě)得比較好的郵件可以摘錄其中的句子以后使用 §當(dāng)你使用職場(chǎng)的電子郵件對(duì)外溝通就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子 郵件的分寸不要撰寫(xiě)或傳送與職場(chǎng)毫無(wú)關(guān)系的內(nèi)容因 為在某些你不知情的狀況之下電郵會(huì)被保存在企業(yè)的公 用硬盤(pán)或備份檔案中。三、衡量郵件溝通協(xié)作是否規(guī) 范的方法5 W 1 H§1、Why目的–我為什么要交流 –我講話的動(dòng)機(jī)是什么 –我的目的告知說(shuō)服影響?yīng)艚逃粑繂?wèn)娛樂(lè)勸導(dǎo)解釋 刺激啟發(fā)§2、Who 對(duì)方是誰(shuí)–誰(shuí)是受眾 –他們是哪類人個(gè)性受教育水平年齡地位 –他們對(duì)我的信息反應(yīng)可能如何 –他們對(duì)我的信息主題已經(jīng)了解多少§3、When and Where–在何時(shí)何地交流信息§4What–我到底要談什么 –他們了解什么 –哪些信息必須省略或必須采用§5 How–我將如何傳遞信息用文字圖解口頭電話書(shū)面 報(bào)告 –如何表達(dá)采用何種語(yǔ)氣命令式的請(qǐng)求式的用哪 種詞匯C§1、清楚clearly §2、簡(jiǎn)明扼要chiefly §3、有禮貌courtly §4、有建設(shè)性constructly §5、正確correctly §6、完整completely§1、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提對(duì)事對(duì)人。 –只要對(duì)方稍有改進(jìn)即予贊賞 §2、以委婉的方式指出他人的錯(cuò)誤。 –先說(shuō)自己錯(cuò)在哪里然后再批評(píng)別人。 –說(shuō)話前一定要顧及他人的面子?！?、以真誠(chéng)的贊賞與感謝為前提對(duì)事對(duì)人。 –只要對(duì)方稍有改進(jìn)即予贊賞 §2、以委婉的方式指出他人的錯(cuò)誤。 –先說(shuō)自己錯(cuò)在哪里然后再批評(píng)別人。 –說(shuō)話前一定要顧及他人的面子。§1、一忌擺不正自己的位置–沒(méi)擺正位置或者完全沒(méi)位置意識(shí)的求助幾乎很難得到積極的回 應(yīng)?！?、二忌不知道要人家做什么–你想找別人幫忙首先自己得清楚需要對(duì)方做什么?！?、三忌給人家的指示不夠清晰–你讓人家?guī)兔Κ皇且速M(fèi)別人的時(shí)間應(yīng)該想方設(shè)法的節(jié)省人家的時(shí) 間讓人家能很容易的理解你的需要并能夠盡量快速的達(dá)到你的期 望?！?、四忌事后沒(méi)有反饋–你請(qǐng)人家?guī)兔Κ皇潞笠欢ㄒ答仾贿@是對(duì)幫忙人的尊重也是對(duì)雙方 關(guān)系的一種溫馨的正面回應(yīng)。 –只要一個(gè)電話、一個(gè)短信說(shuō)“這次真多虧你了要是沒(méi)有你我真 不知該怎么辦了。現(xiàn)在事情做成了第一個(gè)告訴你?！焙芏鄷r(shí)候就夠 了。?早上上班的第一件事情 打開(kāi)電腦→打開(kāi)企業(yè)郵箱→查看郵件 ?郵箱是工作的平臺(tái) 使用好郵件遵守一些郵件溝通規(guī)范和技 巧能大大提高你的工作效率 13 可編輯修改