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1、物資采購管理辦法第一章 總 則第一條 為加強物資采購的管理，保障經(jīng)濟秩序，規(guī)范采購流程，根據(jù)中華人民共和國招標法、國有工業(yè)企業(yè)物資采購管理暫行規(guī)定及安徽省經(jīng)貿委關于進一步加強企業(yè)物資采購管理的通知精神，結合公司特點，制定本辦法。第二條 本辦法是公司內生產、檢修、基建、技改中不能自供的，需要外購的原輔材料、設備及零部件、工器具、包裝物、辦公用品、勞動保護用品以及其他物資采購行為的基本規(guī)范。 第三條 本辦法的目的是實施采購管理的全過程控制，把公司的采購管理與成本管理、質量管理、資金管理、財務管理、審計監(jiān)督等各項基礎工作緊密地結合在一起，以降低成本、提高效益為中心，促進公司整體管理水平的提高。 第四
2、條 本辦法適用于通過公司財務支付的一切物資采購行為。集團公司下屬單位比照本辦法，制定本單位的物資采購管理辦法。集團公司將對子公司的物資采購行為進行監(jiān)督檢查。第二章 管理職責第五條 建立相互聯(lián)系又相互制約的物資采購控制網(wǎng)絡，為物資采購管理提供組織基礎。將采購環(huán)節(jié)合理分工、明確職責，并做到獎罰分明。（一）企業(yè)管理部負責匯總編制公司采購計劃；負責對采購部門實施的價格和質量控制的執(zhí)行情況進行考核，并落實獎懲。（二）招標辦公室負責制定招標采購管理制度；負責評標人才庫的建立并定期對評標人才實施培訓；負責組織邀標和評標并定期將招標采購情況向公司招標管理委員會報告。（三）供應部負責根據(jù)市場信息及時提出物資采購
3、價格建議，嚴格執(zhí)行物資采購程序，在保證質量的前提下，實現(xiàn)低成本采購；負責采購合同的履行及控制采購物資的質量；負責建立內部制衡機制，將計劃和采購行為分開管理，健全各類物資采購臺帳；負責配合招標辦公室開展工作并自覺接受監(jiān)督。（四）設備管理部負責對生產單位提出的采購計劃進行審核，根據(jù)市場信息及時提出設備維修、改造采購價格建議，在保證維修、改造質量的前提下，實現(xiàn)低成本采購；對維修、改造合同的履行及質量負責；建立內部制衡機制，將計劃和采購行為分開管理，健全各類維修、改造采購臺帳；配合招標辦公室開展工作；自覺接受監(jiān)督；負責牽頭組織相關單位對維修、改造及供應處采購的設備進行質量檢驗。（五）生產技術部負責審核
4、生產單位提出的原輔材料（煤炭、油料、化工等）采購計劃；負責采購原輔材料的質量檢驗并出具檢驗報告單。（六）倉庫負責采購物資入庫前的驗收和質量監(jiān)督；負責物資入庫后的分類管理和防護；負責物資出庫管理。（七）財務部負責物資采購的貨款結算。（八）審計法務部負責對本辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，通過參與招標采購開、評標會議、重大合同簽訂等形式，對重要采購環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。第六條 總經(jīng)理及分管領導對物資采購事前控制、分級分權審批、事后檢查，對公司物資采購工作進行全過程的領導和監(jiān)督。第七條 公司物資采購招標管理委員會對物資采購管理制度和采購工作中的重大問題實行集體研究、民主決策，對公司物資采購工作中的重大事件、重要
5、項目進行決策和監(jiān)督。第八條 監(jiān)事會、紀委監(jiān)察部門依據(jù)法規(guī)法紀及規(guī)章制度的要求，負責對公司物資采購進行監(jiān)督，調查處理損害公司利益的行為及人員。第三章 計劃的申報和審批第九條 月度物資采購計劃，由所在分廠、部門根據(jù)實際需要填寫物資采購計劃表（見附件1），經(jīng)所在單位主要領導簽字，分管領導審查后，于每月22日前報采購部門或主管部門初審，初審部門要對物資采購的數(shù)量、規(guī)格、單價、金額填寫完整并分類匯總，于每月的26日前報企業(yè)管理部審核。非計劃采購物資、臨時追加采購物資等由分廠、部門專題報告提交主管部門和分管領導審批后，于每月24日前集中報送至采購部門初審，經(jīng)采購部門估價并審查后，于每月的26日前報企業(yè)管理
6、部審核。各主管部門不受理分廠、部門下屬單位的采購計劃或申請。第十條 使用單位原則上不得對所需物資指定生產廠家，特殊情況下需指定的，在計劃表中說明情況，并經(jīng)總經(jīng)理或分管領導審批同意。初審部門對預計采購金額達到招標采購標準，但由于供貨渠道單一、采購時間要求緊、貨源緊張等原因不能進行招標采購的物資，應在備注中作出說明并報分管領導審批。第十一條 企業(yè)管理部對上報的采購計劃進行審核，并根據(jù)歷史價格和掌握的市場價格信息確定計劃價格、金額，按每種物資計劃采購金額和適用的采購方式，編制物資定點采購計劃匯總表（見附件2）和物資招標采購計劃匯總表（見附件3），并于每月29日前報分管領導、總經(jīng)理審批，經(jīng)審批后于30
7、日前交采購部門、招標辦執(zhí)行，同時抄送財務部、倉庫和質檢部門備案。 第十二條 對生產、經(jīng)營、管理工作中急需采購的物資，分廠、部門專題報告并填制物資材料緊急采購申報表（見附件4）提交主管部門和分管領導審批，采購部門、企業(yè)管理部應在1個工作日內完成受理工作，并及時安排采購，同時企業(yè)管理部將該項采購補充列入計劃。第十三條 申購未使用過的新設備、新材料，必須經(jīng)有關主管部門和技術總監(jiān)對其性價比審核簽字后，方可上報。電腦、打印機、復印機、空調、冰箱等辦公及家電用品的采購，必須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準。第十四條 物資采購部門必須嚴格按計劃采購。未列入計劃的物資，采購部門不得采購，財務部不得結算貨款。第十五條 各單
8、位主要領導要認真審核本單位每月的采購計劃，購置后要及時領用。凡多報少領，只報不領，造成物資積壓損失浪費的，追究申購單位主要領導及直接責任人的責任。第四章 采購方式及范圍第十六條 物資采購方式原則上分為招標采購和定點采購二種。招標采購分為公司內部招標和委托招標中介機構招標二種方式；定點采購是指只能在選定的合格供方（定點采購單位）中選擇供貨商的采購方式。第十七條 除國家相關法律規(guī)定必須招標采購或公司無評標技術力量外，招標采購原則上進行公司內部招標；外部招標中介機構的委托采取定項目委托，原則上以招標方式確定招標代理機構。第十八條 招標采購的原則、范圍和程序按公司招投標管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。第十九條 定
9、點采購的原則和供應商的確定。（一）定點采購的原則1、公司所有采購物資除招標采購外，原則上從定點采購單位采購。定點采購時，合格供方名冊中若存在兩家以上符合條件的供貨商，必須比質比價確定供應商。2、由于受貨源、付款方式及交貨期等因素影響不能定點采購時，采購部門要寫出書面報告，說明情況，并根據(jù)采購金額報分管領導或總經(jīng)理審批后才允許采購。3、不經(jīng)批準從非定點單位采購的物資，倉庫不準辦理入庫手續(xù)，財務部不準結算付款，由違反規(guī)定的單位和個人負責退回并按本規(guī)定或公司責任追究制處罰。（二）供應商的確定1、每批物資在定點采購時，應成立三人以上的臨時評審小組，并且至少有兩名采購單位領導。2、供應商報價形式原則上采
10、用密封報價或網(wǎng)上報價，報價單開啟時，需評審小組全員在場，經(jīng)評審人員對供貨單位的資質、報價、售后服務等方面綜合評審后，以評審意見書（見附件5）的形式確定供應商。所有評審人員要在評審意見書上簽名確認。3、報價單和評審意見書作為簽定合同的附件，以便領導審核和備查。第二十條 合格供方（定點采購單位）的選擇和評審。（一）合格供方的選擇1、合格供方必須具有生產或經(jīng)營許可證、營業(yè)執(zhí)照、資金注冊、制造或經(jīng)營場所、質保體系，并提供企業(yè)經(jīng)營狀況、價格標準、業(yè)績和較完善的售后服務體系。2、所有合格供方的產品，必須符合我公司采購物資的質量要求，達到國家或行業(yè)、企業(yè)的技術標準。3、主要原輔材料，應選擇質量穩(wěn)定、資源充足
11、、信譽可靠、價格優(yōu)惠的生產廠家為合格供方。4、電氣、儀表、電纜、設備、泵閥等重要物資，原則上應以公司使用情況良好的生產廠家為合格供方。5、鋼材、有色金屬、備品配件、五金、機電、油料、建材、工器具等首先選擇生產廠家，不能直接從生產廠家采購的，可根據(jù)實際需要選擇有實力的代理商或經(jīng)銷商為合格供方，以滿足零星采購的需要。6、其他零星物資，可就近確定幾家具備一定信譽的商家實行定點采購。7、除供貨單位具有唯一性或采購物資有特殊要求外，應選擇兩家以上為合格供方。（二）合格供方的評審1、供應部根據(jù)合格供方選擇要求和掌握的信息，編制合格供方清單及相關資料報企業(yè)管理部。企業(yè)管理部牽頭會同供應部、生產技術部、審計法
12、務部、招標辦公室等有關部門組成評審小組，按照ISO9001質量保證體系的要求對“合格供方清單”進行評審。評審小組根據(jù)評審結論編制合格供方名冊并報招標管理委員會審定。2、合格供方名冊經(jīng)招標管理委員會審定后，發(fā)采購部門執(zhí)行，并發(fā)財務部、審計法務部及倉庫作為控制和監(jiān)督的依據(jù)。3、已批準的合格供方名冊，應按照ISO9001質保體系的要求實行動態(tài)管理，每半年定期評審一次。新增供應商應滿足資質齊全、品質相當、價格優(yōu)惠、服務及時等條件，必要時，可以進行實地考察。4、凡發(fā)現(xiàn)有欺詐行為、兩次供貨質量不合格、售后服務跟不上或其它可能影響其持續(xù)經(jīng)營的情況時，應立即取消其供貨資格。第五章 合同的簽訂與審批第二十一條
13、所有的物資采購原則上都必須簽定供需經(jīng)濟合同，合同條款要符合合同法的要求。第二十二條 評標報告、中標通知書或評審意見書應作為合同附件供審批人參考和備查。第二十三條 合同的簽訂、審批、履行、存檔等管理嚴格按照公司合同管理規(guī)定執(zhí)行。第二十四條 因經(jīng)營業(yè)務需要，需相互抵帳或串換的物資合同，需由供應部牽頭組織相關部門進行價格審定，報分管領導和總經(jīng)理批準。 第六章 質量檢查與入庫管理第二十五條 原輔材料的質檢工作由生產技術部負責。對主要生產消耗性原料，在采購合同中應明確規(guī)定質量標準，并把質量和采購價格掛鉤，嚴格進貨質量檢驗制度。公司不具備檢驗條件的，由質檢部門委托有檢驗能力的單位檢驗。第二十六條 設備及備
14、品配件的質檢工作由設備管理部和使用部門組織相關技術人員，根據(jù)國家標準、產品合格證、材質證明書、圖紙等進行驗收，需要進行理化檢驗的按有關技術規(guī)定進行檢驗，備品配件可按20抽查。對現(xiàn)場無法驗收的設備要在安裝時或投運后跟蹤驗收。第二十七條 對其他零星、低值、易耗物資由供應部及倉庫人員根據(jù)產品合格證和外觀進行初步質量認定。第二十八條 建立采購物資質量跟蹤制度。使用單位若發(fā)現(xiàn)領用的物資存在質量問題，應填寫物資采購質量情況反饋單（見附件6），分別報送供應部、生產技術部、企業(yè)管理部、招標辦公室和招標采購管理委員會。第二十九條 采購物資發(fā)生質量爭議，由生產技術部負責復檢或委托有資質的仲裁機構判定。第三十條 采
15、購物資質量問題一經(jīng)確定，由采購單位和采購人員負責與供貨商交涉，辦理修復、更換、增補或索賠等事宜。造成公司損失的，按公司責任追究制處罰。第三十一條 倉庫應檢查所購物資是否為當期核準的采購計劃，物資的品名、規(guī)格、型號、產地、數(shù)量等是否與采購計劃或檢驗報告單相符，經(jīng)檢查后填寫物資入庫單，并將物資堆放整齊，妥善保管。第七章 貨款支付第三十二條 采購部門在訂立物資采購合同時，原則上應規(guī)定貨到后付款。必須預付時，首次預付原則上不得超過貨款的30%。第三十三條 訂立大型設備、備品配件、閥門、管件等物資的采購合同時，應包括質保金條款，質保金數(shù)額不得低于貨款的10%，特殊情況不低于5%。第三十四條 為保障資金安
16、全，預付物資采購貨款，必須由采購部門提出申請（附采購合同），報分管領導審核，總經(jīng)理批準。第三十五條 采購部門每月月末前，應將經(jīng)審批后的下月采購資金計劃報財務部（采購資金計劃應按項目計劃和生產經(jīng)營計劃分列），再根據(jù)經(jīng)營調度會確定的資金使用計劃，合理編制月度資金使用計劃，經(jīng)分管領導審批后，報財務部。財務部在資金支付時要根據(jù)月度資金使用計劃、采購合同、檢驗報告單、入庫單、采購發(fā)票等齊全資料方可結算，資料不齊全的，財務部不得結算。第八章 獎勵與懲罰第三十六條 具有下列情況之一的，公司可根據(jù)情況給予獎勵：（一）市場價格信息了解及時，向公司建議后帶來明顯經(jīng)濟效益的；（二）嚴格履行職責，成效顯著的質量、價格
17、監(jiān)督人員；（三）舉報違反本辦法的有關規(guī)定，經(jīng)查證屬實，并避免了重大經(jīng)濟損失的人員。第三十七條 下列情況視為違規(guī)或違法行為：（一）不經(jīng)批準，私自提高物資采購價格控制權限的；（二）不經(jīng)批準，私自從非定點采購單位采購的；（三）未按規(guī)定簽訂合同的；（四）暗中收受回扣和賄賂的；（五）泄露公司采購物資價格機密的；（六）用料單位對所報采購物資不領用造成經(jīng)濟損失的；（七）貨款支付中給公司造成資金損失的。第三十八條 對有前條行為之一的，公司將視情節(jié)輕重，給予下列處罰：（一）造成經(jīng)濟損失的，賠償損失；（二）有非法所得的，責令其將非法所得上繳公司財務入帳；（三）對直接責任人員和部門主要負責人給予經(jīng)濟處罰或行政處分。情節(jié)嚴重的，移交司法機關追究刑事責任；（四）以上處罰可以并處。第九章 附 則第三十九條 本辦法實施后，具有采購職能的單位及其他相關單位應根據(jù)本辦法制定更為具體的內部管理規(guī)定并認真落實。附件1：物資采購計劃表附件2：物資定點采購計劃匯總表附件3：物資招標采購計劃匯總表附件4：物資材料緊急采購申報表附件5：評審意見書附件6：采購物資質量情況反饋單
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