渤海財產(chǎn)保險股份有限公司合同管理規(guī)定》渤財發(fā)渤海保險

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1、 渤海財產(chǎn)保險股份有限公司 合同管理規(guī)定 目錄 第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章 第八章 第九章 總則 合同管理職能部門及主要職責(zé) 合同的訂立 合同的履行 廠 合回曲變更和解除 公同糾紛致處理_ 1 ,T -"n y 罰責(zé) p 第一章總則 第一條 為加強依法治司，提高渤海財產(chǎn)保險股份有限公司 （以下稱“公司”）經(jīng)營管理效益，規(guī)范合同管理工作，防范與 控制合同風(fēng)險，預(yù)防和減少合同糾紛，根據(jù)《中華人民共和國合 同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際，制定本規(guī)定。 第二條本規(guī)定所稱合同是指總公司及各分支機構(gòu)在經(jīng)營 管理活動中，以公司名義與平等主體的自然人

2、、法人、其他組織 之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的的協(xié)議，包括具有合 同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等。合同類型包括但不限于房屋租賃合 同、裝修合同、采購合同、服務(wù)合同等，保險合同和勞動合同除 外。 本規(guī)定所稱合同管理是指公司依法合規(guī)地進行合同訂立、履 行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行 為的總稱。合同管理是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。 第三條公司合同管理遵循依法合規(guī)、切實維護公司合法權(quán) 益的原則。 廠 ，?費叩條,:跡規(guī)定適用于總公司及各級分支機構(gòu)。 一 各分公司應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合分公司實際，制訂分公司合同 管理辦法，報總公司合規(guī)部/風(fēng)險管理部（以下簡稱“合規(guī)

3、部”） 備案。 、 -「第二章 合同管理職能部門及主要職責(zé)--I 第五條公司合同管理實行合同經(jīng)辦單位、業(yè)務(wù)主管部門、 合同合法合規(guī)性審查單位、財務(wù)監(jiān)督部門分工協(xié)作、各負(fù)其責(zé)、 相互監(jiān)督、有效控制的的管理原則。 第六條 合同經(jīng)辦單位是指在公司授權(quán)權(quán)限范圍內(nèi)為履行 經(jīng)營管理職能而需訂立合同并發(fā)起合同評審流程的總公司各部門 及各分公司。其主要職責(zé)為： （一）負(fù)責(zé)本單位職責(zé)范圍內(nèi)合同談判、擬定合同條款； （二） 通過0A系統(tǒng)提交合同評審、簽訂、履行及送交合同 檔案存檔手續(xù)； （三） 負(fù)責(zé)全面正確履行合同并督促合同對方全面履約，建 立合同臺賬，做好合同履行情況記錄，解決合同履行中出現(xiàn)的各 類問

4、題，及時反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題； （四） 及時妥善辦理合同的變更和解除事宜，并按本條（二） 款規(guī)定履行報批等程序； （五） 參與處理本單位合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟, 提供相關(guān)情況及資料； 廠 山（六）安排專人負(fù)責(zé)本單位合同檔案管理，及時做好本單位 合同副本及合同履行過程中有關(guān)文件、資料的歸檔工作，及時將 合同檔案移交合同檔案歸集部門。 八 ” J 總公司合同檔案歸集部門為合規(guī)部，各分支機構(gòu)的合同檔案 片翔門為分公司綜合制科ci 口 ccm 第七條業(yè)務(wù)主管部門指對合同約定事項負(fù)有管理職能的 總公司各業(yè)務(wù)條線管理部門。其主要職責(zé)為： （一） 審核合同業(yè)務(wù)性條款的全面性、

5、業(yè)務(wù)術(shù)語的準(zhǔn)確性； （二） 審核合同業(yè)務(wù)性條款的的可行性、經(jīng)濟性及合規(guī)性； （三） 審核按照管理職責(zé)應(yīng)審核的其他內(nèi)容。 第八條合同合法合規(guī)性審查單位指總公司合規(guī)部及分公 司合規(guī)管理部門或合規(guī)管理崗位。其主要職責(zé)為： （一）制定、修訂公司的合同管理制度，并組織實施； （二） 制訂、修訂公司的示范合同文本； （三） 對合同管理工作進行培訓(xùn)和提供咨詢服務(wù)； （四） 對合同的合法合規(guī)性和嚴(yán)謹(jǐn)性等進行審核； （五） 總結(jié)推廣公司合同管理經(jīng)驗、通報合同管理中出現(xiàn)的 問題； （六） 參與公司重大合同的資信調(diào)查、談判、簽訂及公證事 宜； （七） 與公司法律顧問溝通，代表公司對外處理重大合同

6、糾 紛； =— 心（A）與食司合同貰理情況進行監(jiān)督、檢查； 一 「（、九腹關(guān)伶尚管理觸其他事項。 夠 匚第九條 財務(wù)監(jiān)督部門指總公司計劃財務(wù)部門及分公司財 務(wù)部。其主要職責(zé)為： f （一） 負(fù)責(zé)從財務(wù)角度審核和監(jiān)督合同的訂立和履行，注重 在價款、結(jié)算方式、票據(jù)、稅金約定等方面進行審核; ’ （二） 負(fù)責(zé)發(fā)票的審核、簽收簽發(fā)，負(fù)責(zé)按照合同結(jié)算條款 收、付款。審查發(fā)票與合同內(nèi)容、金額的一致性及合同程序?qū)徟?的完備性，不一致及不完備的不予付款； （三） 合同約定是否符合國家相關(guān)財務(wù)管理規(guī)定及公司財務(wù) 預(yù)算管理。 第三章合同的訂立 第十條 公司訂立合同，均須采用書面形式。嚴(yán)禁口頭協(xié)

7、議 和非正式書面協(xié)議。 書面形式是指合同（協(xié)議）書、信件及數(shù)據(jù)電文（傳真、電 子郵件或電子數(shù)據(jù)交換）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。 第十一條合同的簽訂嚴(yán)格按照審批流程進行。嚴(yán)禁先履 行、后報審、后簽訂合同；嚴(yán)禁在空白的合同文本上蓋章。對于 不能在同一地簽訂的合同，應(yīng)由對方先簽字蓋章或各自簽署后互 換合同文本。 第十二條公司合同審批權(quán)限原則如下： 根據(jù)公司章程規(guī)定，公司法定代表人授權(quán)公司總裁有權(quán)簽署 包含在當(dāng)年預(yù)算內(nèi)的合同。超出預(yù)算的，按照公司預(yù)算相關(guān)規(guī)定 合同標(biāo)的額為30萬元人民幣以上（含30萬元）的合同上報 至公司總裁（或其授權(quán)人）批準(zhǔn)后方可簽訂。一 合同標(biāo)的額30萬元人民幣以

8、下（不含30萬元）的合同上報 至公司財務(wù)總監(jiān)（或其授權(quán)人）批準(zhǔn)后方可簽訂。 第十三條 總公司所簽各類合同，均應(yīng)以總公司名義（不得 以部門名義）簽訂。由合同經(jīng)辦部門通過OA系統(tǒng)合同評審流程 審批同意歸檔后，由合規(guī)部加蓋總公司合同專用章予以訂立。 第十四條 各級分支機構(gòu)需簽訂的各類合同，均應(yīng)以分公司 名義簽訂，分公司不得將合同的簽訂權(quán)限對三、四級機構(gòu)進行授 權(quán)。 除下列情形外，均應(yīng)由分公司合規(guī)管理部門或合規(guī)崗位人員 按照本規(guī)定通過0A系統(tǒng)合同評審流程審批同意歸檔后，由分公 司綜合管理部加蓋分公司公章予以訂立： （一） 以公司示范合同文本簽訂的業(yè)務(wù)類合同，如保險代理 合同、保險經(jīng)紀(jì)合作合同及

9、其他專項業(yè)務(wù)類合同等，經(jīng)總公司業(yè) 務(wù)主管部門審批同意后即可簽訂合同，無須經(jīng)0A評審流程。但 總公司業(yè)務(wù)主管部門認(rèn)為有必要的，可以通過主送-抄送流程請合 規(guī)部就相關(guān)條款的合法合規(guī)性進行審核； （二） 各分支機構(gòu)與移動、聯(lián)通等公司簽定的合同總額在1 萬元（含）以內(nèi)的電信類協(xié)議以及預(yù)定酒店、租賃花草等綜合類 合眉無須通過合何巣審流餐報批，可直接簽訂。它 第十五條總公司0A系統(tǒng)合同評審流程為孑丄勺 合同經(jīng)辦人一經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人一會簽部門（由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé) 人視合同性質(zhì)進行選擇）T合規(guī)部法務(wù)管理崗T合規(guī)部負(fù)責(zé)人T 財務(wù)負(fù)責(zé)人一綜合管理部負(fù)責(zé)人T總裁室領(lǐng)導(dǎo) 「 ’ 分公司0A系統(tǒng)合同評審流程為： 分

10、公司合規(guī)管理崗位f分公司財務(wù)負(fù)責(zé)人f分公司負(fù)責(zé)人T 總公司業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)人（由分公司負(fù)責(zé)人視合同性質(zhì)進行選 擇）f總公司合規(guī)部法務(wù)管理崗f總公司合規(guī)部負(fù)責(zé)人f總公司 財務(wù)負(fù)責(zé)人T總公司綜合管理部負(fù)責(zé)人一總裁室領(lǐng)導(dǎo) 以上流程至總公司綜合管理部節(jié)點后，由綜合管理部負(fù)責(zé)人 視合同性質(zhì)、金額等情況選擇報送總裁室領(lǐng)導(dǎo)最后審定。 第十六條 合同經(jīng)辦部門在議定合同前，應(yīng)當(dāng)審查對方的資 信狀況和履約能力，主要包括以下方面： （一） 社會信譽（近三年是否有重大違約、是否涉及重大經(jīng) 濟糾紛或經(jīng)濟犯罪案件等）及履約能力（如：生產(chǎn)能力、運輸能 力、支付能力等）； （二） 營業(yè)執(zhí)照是否真實有效； （三） 對

11、方資產(chǎn)（資金）證明； （四） 對方是否具備履行合同必需的相應(yīng)資質(zhì)證書； （五） 根據(jù)合同性質(zhì)需要審查的其他內(nèi)容。 _第十七條 提交至0A系統(tǒng)合同評審流程的合同應(yīng)符合下 歹豪1:1 & 匚（二）主體合格、標(biāo)的明確、手續(xù)完備；y （二）合同條款齊全、實體內(nèi)容完整且意思表示真實； 第十八條 合同審查的要點主要為： （一） 合同的合法性。主要包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該 合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策 和公司規(guī)章制度規(guī)定等。 （二） 合同的嚴(yán)密性。主要包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊 全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確 切無誤等。 （三）

12、合同的可行性。主要包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是 否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān) 的風(fēng)險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失等。 第十九條 采用合同書形式訂立合同的，自合同雙方簽字并 蓋章之日起生效。合同評審?fù)戤厽o異議后，方可加蓋公章或合同 專用章。合同的簽署必須有單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人的簽（章）字, 并填寫合同簽訂時間。合同如多頁或有合同附件，應(yīng)加蓋騎縫章。 第二十條 補充合同、解除合同的簽訂適用本章規(guī)定。 ■J,—章合同的履行 P = 第二十一條 合同生效前，不得實際履行。合同生效后，合 同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同的履行。合同經(jīng)辦部門應(yīng)按照合同的約定全 面、及時地行使

13、權(quán)利、履行義務(wù)，并及時全面地跟蹤了解合同相 對方的履約情況，督促合同相對方嚴(yán)格履行合同 第二十二條合同經(jīng)辦部門應(yīng)妥善保存合同履行過程中的 往來函件及合同相對人、利害關(guān)系人的簽收文件原件等，負(fù)責(zé)搜 集、整理證明公司履行事實的證據(jù)資料。 第二十三條合同履行過程中，因國家法律法規(guī)或監(jiān)管規(guī)定 要求導(dǎo)致合同相關(guān)條款不能履行而需修訂的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)與 合同相對方進行協(xié)商做相應(yīng)條款變更。 第二十四條合同履行過程中，合同相對方未嚴(yán)格履行合 同，出現(xiàn)或可能出現(xiàn)違約情形的，合同經(jīng)辦部門應(yīng)及時調(diào)查了解 合同相對方不能履行合同的原因和有關(guān)情況，并及時向合規(guī)管理 部門報告，同時采取有效措施予以制止或要求繼續(xù)履行

14、，并按照 合同約定向其主張違約責(zé)任。 第二十五條 合同的具體經(jīng)辦人變動時，合同經(jīng)辦部門應(yīng)及 時指定新的經(jīng)辦人并及時辦理交接手續(xù)，新的經(jīng)辦人及部門負(fù)責(zé) 人要盡快了解和熟悉合同訂立、履行情況，保證合同的繼續(xù)履行。 因合同不能履行或不能完全履行而造成公司損失的，按公司相關(guān) 規(guī)定追究有關(guān)人員的責(zé)任。 第二十六條合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī) 定為準(zhǔn)。合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、合同經(jīng)辦人應(yīng)隨時了解、掌握合 同:矗行敢，發(fā)班問題靈時處理。?夠 ■第二十七條 合同經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人及審核人在合同訂立和 履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密，無論合同是否成立，均不得泄 毎 耐wo。Kcci a ccm 第五

15、章合同的變更和解除 第二十八條在合同履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一 切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行確有人力不 可克服的困難而需變更、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限 內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商。 第二十九條合同對方提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護公 司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。 第三十條 變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用 書面形式，并按本規(guī)定評審程序和權(quán)限執(zhí)行。 第三十一條合同經(jīng)辦部門在收到對方要求變更或解除合 同的正式文件、信函后，應(yīng)立即向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。合同經(jīng)辦 部門應(yīng)視具體情況在合理期限內(nèi)書面答復(fù)對方，避免造成不利法 律后果。 第三十二條變更、解除合同的

16、協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之 前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。變更或解除合同的文本作為原合 同的組成部分與原合同具有同等法律效力，依照本規(guī)定進行管理。 ■衛(wèi)Q翟輕b同糾紛的處理if ‘第三十三條合同履行過程中發(fā)生糾紛的，合同經(jīng)辦部門應(yīng) 及時向合規(guī)管理部門報告，同時應(yīng)積極采取措施予以解決。首先 爭取與合同相對方共同協(xié)商處理。協(xié)商不成，需進入訴訟、仲裁 程序的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度及合同約定進行處 理。 第三十四條處理合同糾紛時，合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)搜集、整 理與糾紛相關(guān)的各項證據(jù)資料，包括履約或違約事實、爭議原因、 協(xié)商過程等各類事實情況，并對證據(jù)資料的真實性負(fù)責(zé)。合規(guī)管 理部門負(fù)責(zé)提供法律

17、支持和指導(dǎo)。 第三十五條合同糾紛處理遵循下列原則： （一） 堅持以事實為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩。法律沒有明確規(guī) 定的，以國家政策或合同約定為準(zhǔn)。 （二） 以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與 合同相對方友好協(xié)商，在既維護公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合 法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。 （三） 因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保證公司合法 權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)盡量采取補救措施， 減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次, 合情合理解決。 總秦］合同檔案管理q ■第三十六條總分公司合同檔案管理依照《渤海財產(chǎn)保險股 份有限公司合同檔案

18、整理細(xì)則》執(zhí)行。 第三十七條總公司合規(guī)部為總公司合同檔案歸集部門。合 同經(jīng)辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門合同檔案管理，待合同履行完 畢后及時按照《渤海財產(chǎn)保險股份有限公司合同檔案整理細(xì)則》 規(guī)定，將合同檔案移交至合規(guī)部。由合規(guī)部向公司檔案管理部門 統(tǒng)一進行移交。 第三十八條各分公司綜合管理部為各級分支機構(gòu)合同檔 案歸集部門。各級分支機構(gòu)應(yīng)留存合同復(fù)印件并按約定全面履行。 第八章罰責(zé) 第三十九條 在合同管理過程中，有下列情形之一的，未造 成公司損失的，對直接責(zé)任者進行批評教育；造成公司損失的， 對直接責(zé)任人和有責(zé)任的主管領(lǐng)導(dǎo)按照公司相關(guān)規(guī)定予以問責(zé)處 理；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)依法追究刑

19、事責(zé)任： （一） 未經(jīng)公司審批或授權(quán)或超越授權(quán)范圍以公司名義對外 訂立合同的； （二） 與合同相對方串通或收受賄賂，損害公司利益的； （三） 隱瞞合同相對方真實情況，明知或者應(yīng)當(dāng)知道合同相 對方無實際履約能力仍與之訂立合同的； （四） 不按合同約定履行義務(wù)或進行驗收、查詢、反饋信息, 導(dǎo)毀公司強失抗辨軋撒曾權(quán)、代位權(quán)、勝訴才 =（五）發(fā)現(xiàn)合同相對方有違約行為而不報告、不追究或暗中 向?qū)Ψ教峁﹥?nèi)情，損害公司合法權(quán)益的； （六） 提供不真實、不完整的材料、信息或合同文本報審合 同，致使審批部門做出錯誤判斷和審批意見的；：--： （七） 因管理不善，丟失、損毀合同原件或擅自銷毀合同原 件的； （A）擅自將合同文本對外提供給其他機構(gòu)或個人的； （九）其他違反本規(guī)定的情形。 第九章附則 第四十條 本規(guī)定由總公司負(fù)責(zé)解釋及修訂。 第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，《渤海財產(chǎn)保險股 份有限公司合同管理辦法》（2011修正）同時廢止。 14