建筑企業(yè) 物資采購控制程序

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1、 版次/修改狀態(tài)：A/0 物資采購控制程序 生效日期：2010-12-18 1． 目的 為了規(guī)范公司的物資采購工作，保證所采購物資符合國家規(guī)范、標準及合同條款的規(guī)定,公司制定《物資采購控制程序》。 2． 適用范圍 本程序適用于公司承接的所有工程的物資采購工作； 本程序適用于公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系。 3． 相關(guān)文件 公司《管理手冊》 《施工過程控制程序》 《記錄控制程序》 《文件和資料控制程序》 《試驗控制程序》 《應(yīng)急準備與響應(yīng)控制程序》 4． 術(shù)語和定義 分供方: 提供產(chǎn)品的組織或個人。

2、物資：指工程使用的原材料、半成品、成品、建安設(shè)備等。 讓步接受：對使用或放行不符合規(guī)定要求的產(chǎn)品的許可。 降級使用：為使不合格產(chǎn)品符合不同于原有的要求而使其等級的改變。 專用設(shè)備：指技術(shù)和安裝要求較高的設(shè)備，如電梯、空調(diào)機組等。 專業(yè)分公司：包括物資供應(yīng)分公司、物資設(shè)備租賃分公司、大型機械租賃分公司、吊裝分公司。 5． 職責 5.1 物資管理部負責制定并組織實施本程序；負責制定公司物資采購、物資供應(yīng)的管理文件及規(guī)章制度并監(jiān)督實施；負責根據(jù)公司《年度施工生產(chǎn)綜合計劃》編制《年度物資需用計劃》，并負責“三材”月度計劃的審核、傳遞；負責公司物資采購合同審查及備案工作；參與公司物資采

3、購的招標工作；負責對合格分供方進行審批，編制《合格分供方名錄》。 5.2 物資供應(yīng)分公司負責采購其權(quán)限內(nèi)的物資；根據(jù)各單位月度材料需求計劃，負責材料、建安設(shè)備的采購、供應(yīng)，負責所供材料的質(zhì)量監(jiān)控與服務(wù)情況，按內(nèi)部供應(yīng)合同完成相關(guān)工作；組織材料采購招標工作并負責采購權(quán)限內(nèi)的材料采購合同的談判和簽訂，負責材料采購合同的履行、臺帳建立、信息傳遞工作；負責采購范圍內(nèi)合格分供方評定，定期向物資管理部傳遞有關(guān)報價資料及各種材料的采購價格資料；及時提供有關(guān)材料、建安設(shè)備的采購憑證。 5.3 項目經(jīng)理部（分公司）負責編制《物資采購月計劃》,負責其權(quán)限范圍內(nèi)物資的采購工作；負責協(xié)助物資管理部和物資供應(yīng)分公

4、司評價合格分供方；負責物資采購資料的編制、收集和整理；負責進場材料的驗收，采購物資資料的收集和整理，以及組織對不合格物資的評審和處置。 6. 工作程序 工作流程圖：采 購 計 劃 物資管理部編制年度物資采購計劃 合格分供方的 評定及復(fù)評 項目經(jīng)理部（分公司）編制物資采購月計劃 簽定采購合同 業(yè)主提供物資 的控制 采 購 材 料 物資的緊急放行 進 貨 檢 驗 不合格品的控制 6.1 采購權(quán)限 6.1.1物資供應(yīng)分公司負責采購鋼材、木材、水泥、門窗及門窗制品、地材、建材、水暖器材、油漆化工材料、結(jié)構(gòu)件、安全防護用品

5、、竹編板等材料。 6.1.2 項目經(jīng)理部材料科負責采購商品混凝土、五金制品、施工工具、低值易耗品、橡膠及塑料制品、零星用料等（詳見公司《物資市場管理辦法》附表）和其執(zhí)行的公司經(jīng)營承包方式中允許其采購的物資。 6.1.3 實行全額利費保全方式承包的項目經(jīng)理部除鋼材、木材、水泥由物資供應(yīng)分公司和項目經(jīng)理部共同竟價采購?fù)?，其它材料在確保工程質(zhì)量目標的前提下，本著優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價的原則由現(xiàn)場材料人員自行采購。 6.1.4 吊裝分公司、大型機械租賃分公司、物資設(shè)備租賃分公司負責其相關(guān)配件、小五金、工具用具的采購與結(jié)算。 6.2 合格分供方的評定及復(fù)評 6.2.1合格分供方的評定 6.2.1.1對構(gòu)

6、成建筑產(chǎn)品實體的物資及安全網(wǎng)、安全帽、安全帶等安全防護用品,由物資供應(yīng)分公司經(jīng)理組織有關(guān)業(yè)務(wù)人員按采購范圍分工對分供方的營業(yè)范圍、資質(zhì)、供應(yīng)歷史、業(yè)績、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、采購物資的樣品、試驗結(jié)果、產(chǎn)品說明書等進行綜合評定,填寫《分供方評定記錄表》后報物資管理部審批。確定合格分供方要同時符合行業(yè)規(guī)定的資格要求。 6.2.1.2對擬采購產(chǎn)品已經(jīng)取得產(chǎn)品質(zhì)量認證的企業(yè)和已經(jīng)取得質(zhì)量體系認證的企業(yè)，物資供應(yīng)分公司相關(guān)業(yè)務(wù)人員在取得證明材料后可直接填寫《分供方評定記錄表》，報物資管理部審批。 6.2.1.3項目經(jīng)理部及專業(yè)分公司對施工現(xiàn)場使用的其采購范圍內(nèi)的物資，由項目經(jīng)理部及專業(yè)分公

7、司材料科協(xié)助物資供應(yīng)分公司有關(guān)業(yè)務(wù)人員按照本程序6.2.1.1條款的要求進行評定,合格分供方經(jīng)物資管理部批準后生效。 6.2.1.4項目經(jīng)理部使用的商品混凝土分供方，由材料主管組織項目經(jīng)理部技術(shù)科、質(zhì)量科、生產(chǎn)科的負責人進行評定，填寫《分供方評定記錄表》，經(jīng)項目經(jīng)理同意后，材料科提供相關(guān)資質(zhì)，報送物資管理部審核批準并備案。確定合格分供方要同時符合行業(yè)規(guī)定的資格要求。 6.2.1.5對于實行包工包料形式進行分包的項目經(jīng)理部，分包方負責將分供方的相關(guān)資料提供給項目經(jīng)理部材料人員，材料人員負責對分供方進行考察、評定，并填寫《分供方評定記錄表》，經(jīng)項目經(jīng)理同意后，上報物資管理部，物資管理部進行最終

8、審批備案，對項目經(jīng)理部有疑義或認為不合格的分供方經(jīng)核實后，通知分包方，分包方接到通知后不得再采購不合格分供方提供的物資。 6.2.1.6在確定合格分供方后,物資管理部統(tǒng)一編制并公布《合格分供方名錄》，評定單位將合格分供方的有關(guān)資料隨評定記錄建檔保存。 6.2.1.7根據(jù)物資采購任務(wù)的需要，合格分供方的評定工作可按照“6.2.1”條款的規(guī)定要求隨時進行，并在公司《合格分供方名錄》上及時增補。 6.2.2合格分供方的除名 6.2.2.1在采購過程中，分供方出現(xiàn)供貨質(zhì)量低劣，嚴重違反合同要求等方面的問題，影響項目經(jīng)理部生產(chǎn)的正常進行，由項目經(jīng)理部、評定單位或相關(guān)人員提名，經(jīng)物資管理部核實后，

9、予以除名。 6.2.2.2對于安全網(wǎng)、安全帽、安全帶等安全防護用品，分供方出現(xiàn)質(zhì)量問題，一經(jīng)除名將永不錄用為合格分供方。 6.2.3合格分供方的復(fù)評 6.2.3.1每年年底，負責分供方評定的業(yè)務(wù)人員填報《分供方業(yè)績評價表》，項目經(jīng)理部（分公司）經(jīng)理組織對分供方進行復(fù)評。復(fù)評后對嚴重違反合同要求和供貨質(zhì)量低劣的分供方立即除名。將其有關(guān)資料按照《記錄控制程序》的規(guī)定要求,進行整理、歸檔和移交;對復(fù)評合格的分供方,繼續(xù)保留原評定記錄和資料。 6.3采購計劃 6.3.1年度物資供應(yīng)計劃，由物資管理部于每年年初根據(jù)公司年度綜合經(jīng)營計劃要求編制，用以指導(dǎo)物資采購供應(yīng)工作。 6.3.2外加工訂貨

10、計劃由項目經(jīng)理部棟號技術(shù)負責人編制，由項目技術(shù)負責人、經(jīng)營負責人審核后轉(zhuǎn)材料科編制加工訂貨計劃。 6.3.3勞動保護用品由項目經(jīng)理部安全員或棟號技術(shù)負責人報材料計劃到材料科。 6.3.4其余工程材料計劃由項目經(jīng)理部材料科計劃員編制，并交項目總工程師、項目經(jīng)理審核簽字。 6.3.5項目經(jīng)理部材料科根據(jù)簽字后的工程材料計劃編制“三材”及加工訂貨《物資采購月計劃》，并在每月22日前一式三份報物資管理部審核后，送物資供應(yīng)分公司執(zhí)行，物資供應(yīng)分公司在進行計劃平衡后進行采購、供應(yīng)，屬于一次性加工訂貨計劃（單位工程門、窗、構(gòu)配件）的，項目經(jīng)理部在計劃中明確技術(shù)要求。 6.3.6周轉(zhuǎn)材料租用計劃由要求

11、租用單位根據(jù)施工進度和分批用料計劃，提前一個月（大模板45天）報租用計劃（包括品名、規(guī)格、數(shù)量、使用時間），一式二份報物資管理部，經(jīng)物資管理部批復(fù)后轉(zhuǎn)物資設(shè)備租賃分公司。 6.4 采購合同 項目經(jīng)理部（分公司）負責其采購權(quán)限范圍內(nèi)物資采購合同、加工訂貨合同的簽定。合同由項目經(jīng)理部（分公司）經(jīng)理簽字后報物資管理部審核、蓋章、備案。對于油漆、油料及化學危險品在合同中要有環(huán)保要求。 6.5進貨檢驗 對于所有進場物資的檢驗執(zhí)行《物資進場驗收管理辦法》的規(guī)定要求。 6.6 不合格品的控制 6.6.1不合格物資的范圍 a) 材質(zhì)、規(guī)格、外形尺寸、公差標準等項目不符合國家標準或合同規(guī)定

12、的物資； b) 受潮、受損、變質(zhì)及過期的物資； c) 無產(chǎn)品合格證或質(zhì)量證明書的物資； d) 不具備規(guī)定生產(chǎn)資質(zhì)或生產(chǎn)許可證（備案號）廠家的物資。 6.6.2 用于工程的所有物資進場后,按照《物資進場驗收管理辦法》的規(guī)定進行檢驗。對經(jīng)驗證或檢驗和試驗確定為不合格的物資，現(xiàn)場材料員按照公司《試驗控制程序》的規(guī)定要求進行標識,必要時隔離，嚴禁投入工程中使用。屬原材料不合格的物資項目經(jīng)理部材料員要將項目經(jīng)理部總工程師簽署意見后的《試驗不合格通知單》交公司物資管理部備案。 6.6.3 施工過程中發(fā)現(xiàn)不合格物資時，由項目經(jīng)理部材料員確認后立即追回并予以標識，必要時隔離,

13、嚴禁投入工程中使用。 6.6.4不合格物資處置的方法有： a） 讓步接受 b） 降級使用 c） 拒收 6.7不合格物資的評審 6.7.1當不合格物資可降級使用或讓步接受時,由項目經(jīng)理部材料負責人組織項目技術(shù)負責人、質(zhì)檢員等相關(guān)人員參加評審,由現(xiàn)場試驗員、材料員提供客觀證據(jù)。通過評審,提出處置意見。評審情況由材料員在《不合格物資記錄、評審、處置、驗收表》中予以記錄?？勺尣浇邮芑蚪导壥褂脮r由項目經(jīng)理部主管領(lǐng)導(dǎo)簽認后填寫《讓步接受或降級使用物資記錄》方可使用。 6.7.2當場拒收或退貨的不合格物資不組織評審活動,由項目經(jīng)理部材料員將處置方法填寫在《不合格物資記錄、評

14、審、處置、驗收記錄表》中。 6.7.3屬于業(yè)主提供不合格物資執(zhí)行公司《物資管理控制程序》中6.6條款的規(guī)定要求,現(xiàn)場材料員和質(zhì)量員監(jiān)督檢查其處置情況。 6.7.4讓步接受或降級使用的物資應(yīng)對其使用的數(shù)量、部位由現(xiàn)場材料員建立書面記錄，確保可追溯性要求。 6.8 業(yè)主提供物資的控制 6.8.1經(jīng)營管理部在簽訂施工合同時,明確業(yè)主提供物資的類型、規(guī)格、數(shù)量及相關(guān)要求,將有關(guān)書面資料提供給物資管理部。 6.8.2項目經(jīng)理部(分公司)材料科根據(jù)工程進度,編制業(yè)主提供物資供應(yīng)計劃,交業(yè)主材料部門或其代表。 6.8.3 業(yè)主提供物資送到工地后,項目經(jīng)理部(分公司)材料員邀請業(yè)主代表,按照公司《

15、物資進場驗收管理辦法》的規(guī)定要求,共同對物資進行驗收。對經(jīng)驗收合格的物資由現(xiàn)場材料員填寫《物資進料驗收登記臺賬》,并在“備注”欄中注明“業(yè)主供貨”。 6.8.4 對到貨驗收發(fā)現(xiàn)已損壞、丟失或不適用的物資,以及經(jīng)復(fù)試不合格的物資,由現(xiàn)場材料員填寫《物資進料驗收登記臺帳》和《業(yè)主提供物資不合格報告單》。項目經(jīng)理部(分公司)材料主管將《業(yè)主提供物資不合格報告單》提交業(yè)主代表簽收,向業(yè)主提出處置要求。當業(yè)主提出要求時,公司對不合格物資的處置予以協(xié)助。 6.8.5 業(yè)主提供的物資經(jīng)驗收合格后,現(xiàn)場材料員按照本程序6.6條款的規(guī)定要求進行保管和維護。業(yè)主提供物資在貯存、使用期間發(fā)生損壞、丟失,由現(xiàn)場有

16、關(guān)人員承擔責任。 6.8.6 公司對業(yè)主提供物資的驗證,不能減輕業(yè)主提供合格物資的責任。 6.8.7 項目經(jīng)理部(分公司)在業(yè)主提供物資的控制工作中形成的各種記錄及資料,執(zhí)行公司《文件和資料的控制工作程序》,妥善收集、保存和移交，確保可追溯性的要求。 6.9物資的緊急放行 6.9.1 特殊物資原則上無緊急放行。如遇工程搶險或出現(xiàn)突發(fā)事故,物資必須立即投入使用,雖不具備驗證和檢驗時,也可緊急放行。材料員對緊急放行物資填寫《緊急放行物資記錄表》,并由項目經(jīng)理批準后方可投入使用。 6.9.2 對緊急放行的物資的使用數(shù)量、部位由現(xiàn)場材料員建立書面記錄，確?？勺匪菪砸蟆? 7. 附件及標準表格 附件： （1）公司《物資市場管理辦法》 （2）公司《周轉(zhuǎn)材料管理辦法》 （3）公司《物資進場驗收管理辦法》 （4）公司《合格分供方名錄》 標準表格： （1）物資采購月計劃表 （2）物資進料驗收登記臺帳 （3）分供方評定記錄表 （4）分供方業(yè)績評價表 （5）物資采購（加工定貨）合同一覽表 （6）不合格物資記錄、評審、處置、驗收表 （7）緊急放行物資登記表 （8）業(yè)主提供物資不合格報告單 （9）讓步接收或降級使用物資記錄 （10）進場材料通知單