[檔案管理,事業(yè)單位,想法]對(duì)事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)想法

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1、對(duì)事業(yè)單位檔案管理的幾點(diǎn)想法 摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的改革也在不斷地深入進(jìn)行，但是目前事業(yè) 單位的檔案管理還存在著很多問題，這些問題不同程度地影響了事業(yè)單位工作的進(jìn)行與發(fā) 展，同時(shí)也會(huì)影響到經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。如何做好檔案管理工作是當(dāng)前每個(gè)事業(yè)單 位都在面臨的問題。本文通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行闡述，并提出相對(duì)的解 決措施。 關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化； 隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位發(fā)生了根本變革。但是，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期產(chǎn)生的事業(yè) 檔案管理體制卻沒有隨之發(fā)生變化，它與新型制度發(fā)生了激烈的碰撞，使得相當(dāng)數(shù)量的事 業(yè)檔案工作一直處于被動(dòng)局面，受到嚴(yán)重削

2、弱。檔案管理的安全問題日趨嚴(yán)重，加強(qiáng)檔案 管理安全刻不容緩。 一、檔案管理的概況 檔案管理包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。其中包括：檔 案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編 輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。 由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分 檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)乂下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管 理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)乂分信息加工和信息輸出 兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出

3、由提供閱覽、 復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子 系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu) 產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié) 構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī) 整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。 二、事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題 (-)相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作重視程度不夠 人事檔案因其內(nèi)容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同時(shí)乂很少被外界所了解，在實(shí) 際工作中很容易被忽視，即

4、使是人事部門也存在著“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要；用起來(lái)需 要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。 近年來(lái)，事業(yè)單位進(jìn)行用人制度改革，實(shí)行崗位聘用制，壓縮人員編制，人事檔案大多都 由組織或人事部門干部兼管，而沒有像其他類別的檔案那樣設(shè)置專職檔案人員進(jìn)行管理， 由此造成了檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核、鑒定工作只是事到臨頭才去做， 而不能將工作關(guān)口前置，按要求進(jìn)行整理。人事部門除了利用已掌握的數(shù)據(jù)材料外，對(duì)部 分重要信息的查實(shí)與確認(rèn)，不得不直接查閱人事檔案。然而，在利用人事檔案的過(guò)程中， 許多過(guò)去不曾注意的問題浮出水面，從而使人事檔案工作不得不面臨新的挑戰(zhàn)。 （二）人事檔案管理相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平不高、配

5、套設(shè)施較差。 事業(yè)單位檔案管理工作多使用兼職或借調(diào)人員，新員工較多，變動(dòng)頻繁。工作人員很少參 加檔案管理培訓(xùn)，檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練，管理手段較陳舊， 配套設(shè)施較差，對(duì)檔案管理工作精力投入十分有限。有些單位沒有配備專門的檔案室，而 且存放檔案的地方較為狹窄，配套設(shè)備不健全，從而引起檔案材料損壞丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā) 生，人事檔案的整潔、完整和安全受到嚴(yán)重破壞。另外，人事檔案整理基本采用手工模式, 由于個(gè)人原始文件頻繁調(diào)用，導(dǎo)致原始紙張變舊發(fā)黃、褪色變色等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影 響到人事檔案的完整性、安全性和美觀性。 （三）信息技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用不足。 傳統(tǒng)人事檔案

6、管理工作中，人事檔案信息的收集、整理和利用主要由各事業(yè)單位人力資源 部門來(lái)完成?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位在人事檔案管理工作中尚未引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)，信息技術(shù)在檔案資料檢索中應(yīng)用匱乏，調(diào)檔查閱仍習(xí)慣采用手工操作模式，既不利于 檔案的保管，又影響工作效率。 三、對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的建議 （-）單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái) 對(duì)待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、 指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作 實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推

7、進(jìn)人事檔案工作制度化、 規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。 （二）加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)。要建立堅(jiān)固的防火、防潮專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案 柜；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防 高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。 （三）加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。各級(jí)組織人事 部門要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作。主管部門應(yīng) 定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實(shí)實(shí)地做好 本職工作。 （四）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信

8、息資源庫(kù)，合理利用各 種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以 達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行 計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算 機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙 質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。 四、結(jié)束語(yǔ) 總之，在事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展中，其受到的影響來(lái)自于制度與社會(huì)化，針對(duì)這一 改變檔案管理不可避免地出現(xiàn)了缺陷，因此必須利用多元化的措施對(duì)人員、制度、技術(shù)、 模式等進(jìn)行調(diào)整完善，從而使事業(yè)單位的人事檔案管理可以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。