戴德梁行物品管理制度.doc

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物業(yè)管理公司 物品管理制度 (參考稿) 戴德梁行物業(yè)管理有限公司 謹(jǐn)呈 物品管理制度 爲(wèi)確保物業(yè)公司對(duì)物業(yè)的正常維修保養(yǎng), 給業(yè)主/租戶提供良好的工程服務(wù), 物業(yè)公司需採購、儲(chǔ)存各種工具、備品、備件、材料和原料等貨物(以下統(tǒng)稱爲(wèi)物品), 物品的申購、採購、入庫、儲(chǔ)存、出庫、借用、歸還、使用及報(bào)廢程式示意如下圖:- 報(bào)廢 使用 出庫 儲(chǔ)存 入庫 采購 申購 歸還 借用 倉庫管理示意如下圖:- 入庫單 出庫單 出庫 借用人 入庫 倉庫管理 品種設(shè)置 查詢 借用和歸還 物品金額 品種查詢 物品有效期 1. 物品申購制度 物品申購制度是爲(wèi)了確保以最少的物品儲(chǔ)備來滿足物業(yè)維修保養(yǎng)和工程服務(wù)的需要, 盡可能地壓縮庫存, 防止積壓, 提高資金和倉庫的利用率。 1.1 根據(jù)庫存情況和日常維修的消耗記錄, 設(shè)立常用消耗物品庫存量, 一般以一個(gè)季度的消耗量的二倍。 1.2 各班組所需的物品, 均須按年分季做出計(jì)劃, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後, 知會(huì)財(cái)務(wù)部, 並經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 1.3 物業(yè)公司可設(shè)立維修零用金, 金額爲(wèi)人民幣1,000元, 主要用於工程維修和日常維修所需物品的採購, 需動(dòng)用維修零用金採購物品, 必須提前上報(bào)公司, 待公司批準(zhǔn)後, 費(fèi)用在1,000元之內(nèi), 可從零用金內(nèi)支取, 1,000元以上的由公司統(tǒng)一開具支票或轉(zhuǎn)帳。 1.4 若遇設(shè)備/系統(tǒng)故障急修需要採購物品, 費(fèi)用在人民幣200元之內(nèi), 可先支取零用金後再上報(bào)公司。 2. 物品採購制度 物品採購制度是爲(wèi)了在保證質(zhì)量的前提下, 採購價(jià)廉物美實(shí)用的物品。 2.1 日常採購額度超過200元, 每年內(nèi)第一次採購需找三家供應(yīng)商比價(jià), 同樣的品牌的物品, 選擇價(jià)格較低, 信譽(yù)較好的供應(yīng)商採購, 跨年度採購必須重新比價(jià)。 2.2 在緊急情況和得到物業(yè)公司經(jīng)理同意下, 可臨時(shí)豁免。 2.3 若是業(yè)主指定或安排的採購, 需得到業(yè)主負(fù)責(zé)人的書面指令, 並保存歸檔備查。 2.4 凡購進(jìn)物料、工具等, 尤其是定製品, 應(yīng)先取樣品, 征得使用人同意後, 才可進(jìn)行採購或定制。 3. 物品入庫制度 物品入庫制度是爲(wèi)了確保採購物品的質(zhì)量, 辦理完備的入庫手續(xù)。 3.1 入庫時(shí)需登記的內(nèi)容爲(wèi): 日期、時(shí)間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等於入庫本上(表1), 並要與明細(xì)、發(fā)票相吻合。 3.2 入庫時(shí)需開箱/盒查驗(yàn)物品的質(zhì)量, 若倉庫管理員無法把握時(shí), 可請(qǐng)使用人協(xié)助, 並對(duì)查驗(yàn)的物品簽字認(rèn)可。 3.3 倉庫管理員需將驗(yàn)收入庫的物品分別堆放、編號(hào)。  3.4 燃油、鍋爐、應(yīng)急發(fā)電機(jī)等使用的汽油等燃料, 不需入庫, 但供應(yīng)商送油到地時(shí), 倉庫管理員要在現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)油料的質(zhì)量、數(shù)量。 3.5 所有設(shè)備可不進(jìn)入食庫, 但入庫、出庫的手續(xù)而參照物品的同樣辦理。 3.6 採購的設(shè)備開箱後, 若有技術(shù)資料和隨機(jī)文件, 需交工程檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 安裝和使用人員需閱用這些資料, 可辦理借閱手續(xù)。 4. 倉儲(chǔ)管理制度 倉儲(chǔ)管理制度是爲(wèi)了確保倉庫儲(chǔ)存物品的質(zhì)量。 4.1 物品在倉庫內(nèi)儲(chǔ)存, 應(yīng)按不同種類分別堆放, 並設(shè)置品種代碼與之對(duì)應(yīng), 設(shè)立“物品的進(jìn)、出、存貨卡”(表2), 物品要先進(jìn)先出, 定期翻堆, 當(dāng)提貨時(shí)可快捷的提出。 4.2 要節(jié)約倉容, 合理使用倉容, 對(duì)乾貨、溫貨、輕重、危險(xiǎn)品需區(qū)分, 重載物品與輕拋物品不要混堆, 有揮發(fā)性物品與吸潮物品不要混堆。 4.3 倉庫管理員要留意倉房的溫濕情況, 注意防火安全, 確保所有物資的安全存放。 4.4 倉庫管理員對(duì)倉儲(chǔ)的物品應(yīng)經(jīng)常檢查, 對(duì)滯存在倉庫時(shí)間較長(zhǎng)的物品要主動(dòng)向部門領(lǐng)導(dǎo)反映滯存情況, 對(duì)倉儲(chǔ)中發(fā)現(xiàn)黴變、破損或超保管期的物品應(yīng)及時(shí)提出處理意見。 5. 倉庫管理制度 倉庫管理制度是爲(wèi)了確保倉庫儲(chǔ)存物品的安全。 5.1 倉庫系物品保管重地, 除倉庫管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外, 任何人未經(jīng)許可不準(zhǔn)入倉庫。 5.2 因業(yè)務(wù)、工作需要進(jìn)入倉庫的人員, 在進(jìn)入倉庫時(shí), 必須辦理入倉登記手續(xù), 記錄進(jìn)入倉庫的時(shí)間、人員、事由及離開時(shí)間等, 進(jìn)倉要有倉庫管理員或工程部經(jīng)理/主管陪同, 不得獨(dú)自進(jìn)入, 凡進(jìn)倉人員工作完畢, 出倉時(shí)應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)倉庫管理員檢查。 5.3 一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進(jìn)入倉庫。 5.4 倉庫周圍及倉庫辦公地點(diǎn)不得會(huì)客, 其他部門的職工不得圍聚閒聊。 5.5 倉庫內(nèi)堆放易燃易爆物品需採取相應(yīng)的措施, 符合消防規(guī)範(fàn)。倉庫內(nèi)不得存放私人物品。 6. 工具借用制度 工具借用制度是爲(wèi)了確保正常使用。工具借用按時(shí)間分可分爲(wèi)臨時(shí)借用和長(zhǎng)期領(lǐng)用, 長(zhǎng)期領(lǐng)用又可分個(gè)人領(lǐng)用和公共領(lǐng)用。 6.1 臨時(shí)借用工具, 由使用人填寫臨時(shí)借用工具表(表3), 經(jīng)批準(zhǔn)後, 向倉庫管理員申請(qǐng)領(lǐng)取, 並在員工工具借用登記本上登記。在交還時(shí), 倉庫管理員亦要在該表上寫明交還時(shí)間並簽收, 簽收時(shí)應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無損, 若發(fā)現(xiàn)問題立即記錄, 並向主管反映。 6.2 個(gè)人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備, 由使用人提出申請(qǐng), 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後到倉庫領(lǐng)用(表4), 並辦理領(lǐng)用手續(xù), 領(lǐng)用後個(gè)人負(fù)責(zé)使用保管, 離開公司時(shí)交還, 倉庫管理人需作簽收記錄。 6.3 公共領(lǐng)用工具由主管/領(lǐng)班申請(qǐng), 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後, 到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)(表5), 領(lǐng)用後由申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)保管。 6.4 工具調(diào)換原則上以舊換新, 發(fā)生丟失和毀損, 由保管者寫明原因, 向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告, 不屬人力不可抗拒的丟失和毀損, 由責(zé)任人按當(dāng)時(shí)工具的價(jià)格賠償; 屬長(zhǎng)期使用正常磨損或損壞, 金額在500元以內(nèi)由工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理報(bào)廢手續(xù)(表6), 超過500元需物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)同意。 6.5 工具一律不得帶出物業(yè), 特殊情況經(jīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意, 辦理正式手續(xù)後方可借出。 7. 物業(yè)領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設(shè)備等領(lǐng)用。 7.1 工作人員到倉庫領(lǐng)料之前, 先要填妥物品領(lǐng)料單(表7), 注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後到倉庫領(lǐng)取。 7.2 物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新, 但在實(shí)施過程中可先領(lǐng)後交, 若發(fā)生多領(lǐng), 應(yīng)主動(dòng)歸還。 7.3 若專案中確需新增的物品, 被盜或遺失的物品, 需在領(lǐng)料單上注明, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)後備案。 8. 物品報(bào)廢制度 物品報(bào)廢制度是爲(wèi)了明確物品報(bào)廢程式。 8.1 工程部對(duì)所有設(shè)備除加強(qiáng)日常運(yùn)行、維修和保養(yǎng)等工作外, 還應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備、材料的更新工作。 8.2 工作人員以舊換新的舊料, 如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報(bào)廢處理, 對(duì)有回收利用價(jià)值的金屬、塑膠可集中送至廢品回收站, 所得款項(xiàng)交財(cái)務(wù)入帳。 8.3 申請(qǐng)?jiān)O(shè)備報(bào)廢, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管同意後, 填寫“固定資産報(bào)廢鑒定書”, 經(jīng)財(cái)務(wù)部和物業(yè)經(jīng)理同意後方可報(bào)廢, 若設(shè)備價(jià)值超過人民幣5,000元, 還需報(bào)業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)審核後方可報(bào)廢。 8.4 設(shè)備報(bào)廢需符合下列情況之一:- 8.4.1 經(jīng)預(yù)測(cè), 繼續(xù)大修後技術(shù)性能仍不能滿足工藝(工作)要求, 並且大修需要費(fèi)用相對(duì)更新設(shè)備較多的。 8.4.2 嚴(yán)重影響安全, 又無法改造, 繼續(xù)使用可能引起事故的。 8.4.3 嚴(yán)重污染環(huán)境, 危害人體健康, 進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的。 8.4.4 其他需淘汰或更換的設(shè)備。 8.4.5 對(duì)倉庫中發(fā)現(xiàn)因過期、損壞和老化不能使用的物品, 倉庫管理員應(yīng)按年度報(bào)工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢, 價(jià)值超過500元, 需報(bào)經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn), 有關(guān)人員應(yīng)吸取教訓(xùn), 在以後的採購中加以避免。 9. 物品盤點(diǎn)制度 物品盤點(diǎn)制度是爲(wèi)了確保倉庫內(nèi)儲(chǔ)存的物品與帳面物品餘額相符, 並爲(wèi)採購提供依據(jù)。 9.1 爲(wèi)及時(shí)反映庫存物品的數(shù)量, 配合編制採購計(jì)劃, 節(jié)約使用資金, 倉庫管理員應(yīng)每月編制“倉庫物品申請(qǐng)表”(表8)送交工程部領(lǐng)導(dǎo), 每季盤點(diǎn)一次, 校核實(shí)物和倉庫存貨記錄卡的餘額數(shù)量是否相符。 9.2 倉庫管理員應(yīng)定期盤點(diǎn)庫存中, 發(fā)現(xiàn)升溢或損缺, 應(yīng)尋找原因, 並寫出盤盈、盤虧報(bào)告, 若差額嚴(yán)重, 倉庫管理員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 9.3 倉庫管理員應(yīng)制訂最高儲(chǔ)備品和最低儲(chǔ)備量的定額, 數(shù)量上不能把握的需請(qǐng)有關(guān)人員協(xié)助。根據(jù)庫存情況及時(shí)向工程部領(lǐng)導(dǎo)提出申購計(jì)劃, 避免物資積壓或短缺而影響物業(yè)的維護(hù)保養(yǎng)。 9.4 倉庫內(nèi)的各種物品應(yīng)做到帳、物、卡三相符, 工程部經(jīng)理/主管需監(jiān)督庫房的情況, 防止物品過多、過少、損壞或過期等情況。 (表3) 臨時(shí)借用工具登記表 借用人 : 　 借用日期 : 工程經(jīng)理/主管 : 預(yù)定歸還時(shí)間 : 借用原因及內(nèi)容 : 歸還日期 : 倉庫管理員或工程部經(jīng)理/主管 : (表5) 工程部公用工具借用登記表 日期 工具名稱 借用人 倉庫管理員 交還日期 交還人 倉庫管理員  (表6) 工具遺失/損壞報(bào)告 工具名稱 數(shù)量 遺失/損壞原因 : 申報(bào)人姓名 : 日期 : 工程經(jīng)理/主管簽名 : 駐場(chǎng)經(jīng)理 : (金額大於500元) 備註 : (表1) 入庫登記表 日期 時(shí)間 物品名稱 入庫數(shù)量 有效期 憑據(jù)編號(hào) 供應(yīng)商名稱 單價(jià) 簽收 備註 (表2) 倉庫存貨記錄卡 物品名稱 : 倉庫參考號(hào)碼 : 日期 入倉數(shù)量 出倉數(shù)量 金額 備註 日期 入倉數(shù)量 出倉數(shù)量 金額 備註 (表4) 工程部員工領(lǐng)用工具記錄表 員工姓名 : 工種 : 員工編號(hào) : 記錄表編號(hào) : 專案名稱 數(shù)量 領(lǐng)取日期 員工簽收 交回日期 數(shù)量 管庫簽收 備註 倉庫員簽名 : 日期 : (表7) 物品領(lǐng)料單 部門 : 領(lǐng)料單編號(hào) : 日期 : 時(shí)間 : 領(lǐng)料人 : 工程部經(jīng)理/主管 : 倉庫參考號(hào)碼 材料名稱 申請(qǐng)數(shù)量 實(shí)發(fā)數(shù)量 材料用途 : 倉庫管理員 : (表8) 工程部倉庫物品申請(qǐng)表 物品編號(hào) 內(nèi)容 申請(qǐng)數(shù)量 倉庫存量 倉庫參考號(hào)碼 備註 申請(qǐng)人 : 批準(zhǔn)人 : 倉庫員 工程經(jīng)理/主管