采購部 規(guī)范化管理工具箱.doc

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弗布克1+1管理工具箱系列 采購部規(guī)范化管理工具箱 周鴻 編著 目 錄 第一章 采購部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) 7 1.按專業(yè)分工劃分的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 7 2.按職能設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 8 3.按物品類別設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 8 4.按采購地區(qū)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 9 5.大型企業(yè)的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 9 6.超市采購部組織結(jié)構(gòu)圖 10 7.生產(chǎn)制造企業(yè)采購部的職責(zé) 11 8.商場、超市采購部職責(zé) 12 9.采購部的權(quán)力 13 10.采購經(jīng)理的崗位職責(zé) 14 11.采購主管的崗位職責(zé) 15 12.采購稽核員的崗位職責(zé) 15 第二章 采購計劃與預(yù)算管理 16 1.采購計劃主管的崗位職責(zé) 17 2.采購計劃專員崗位職責(zé) 17 3.采購預(yù)算專員的崗位職責(zé) 18 4.采購申請?zhí)岢黾皩徟鷻?quán)限規(guī)定表 19 5.直接材料采購預(yù)算表 20 6.年度原材料采購預(yù)算表 21 7.采購現(xiàn)金預(yù)算表 21 8.材料定期采購計劃表 22 9.訂單采購計劃表 23 10.月度材料采購計劃表 24 11.所有物品年度采購計劃表 25 12.物品申購表 26 13.材料請購單 27 14.設(shè)備采購申請表 28 15采購變更申請表 29 16.采購變更審批表 30 17.采購審核表 31 18.材料采購記錄表 31 19.采購月報表 32 20.單件產(chǎn)品采購統(tǒng)計表 32 21.原材料采購數(shù)量排名表 33 22.采購預(yù)算編制流程 34 23.采購預(yù)算編制流程說明表 35 24.采購計劃編制流程圖 36 24.采購計劃編制流程說明表 37 25月度采購計劃編制流程圖 38 26.月度采購計劃編制流程說明表 39 27.采購計劃審批流程圖 40 28.采購計劃審批流程說明表 41 29.采購計劃管理流程圖 42 30.采購計劃管理流程說明表 43 31.采購調(diào)查主題項目表 43 32.價值分析實施細則表 44 33.物料調(diào)查的內(nèi)容詳解表 45 34.采購預(yù)算編制方法一覽表 46 35.采購預(yù)算編制步驟示意圖 47 36.確定采購數(shù)量的步驟示意圖 48 37.計算采購數(shù)量的方法詳表 49 38.訂貨方式控制采購數(shù)量的方式詳表 49 39.確定采購數(shù)量的策略比較表 50 40.編制采購數(shù)量計劃的流程圖 51 41.物料采購數(shù)量計劃一覽表 51 第三章 供應(yīng)商開發(fā)與管理 52 1.供應(yīng)商主管的崗位職責(zé) 53 2.供應(yīng)商關(guān)系專員的崗位職責(zé) 54 3.評估小組備案表 55 4.供應(yīng)商基本資料表 56 5.供應(yīng)商考核項目及評分標(biāo)準(zhǔn)表 57 6.供應(yīng)商調(diào)查表 58 7.供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)表 59 8.供應(yīng)商評分表 61 9.供應(yīng)商篩選表 63 10.合格供應(yīng)商列表 63 11.供應(yīng)商考核表 64 12.供應(yīng)商考核匯總表 65 13.供應(yīng)商月度評估表 66 14.特殊承諾供應(yīng)商列表 67 15.供應(yīng)商開發(fā)流程圖 68 16.供應(yīng)商開發(fā)流程說明表 69 17.供應(yīng)商選擇流程圖 70 18.供應(yīng)商選擇流程說明表 71 19.供應(yīng)商初審流程圖 72 20.供應(yīng)商初審流程說明表 73 21.供應(yīng)商評定流程 74 22.供應(yīng)商評定流程說明表 75 23.供應(yīng)商認(rèn)證流程 76 24.供應(yīng)商認(rèn)證流程說明表 77 25.供應(yīng)商考核流程圖 78 26.供應(yīng)商考核流程說明表 79 27.供應(yīng)商管理流程圖 80 28.供應(yīng)商管理流程說明表 81 29.采購招標(biāo)流程圖 82 30.采購招標(biāo)流程說明表 83 31.采購評標(biāo)流程圖 84 32.采購評標(biāo)流程說明表 85 33.供應(yīng)商基本資料表 86 34.供應(yīng)商問卷調(diào)查表 87 35.供應(yīng)商調(diào)查表 88 36.供應(yīng)商篩選評分表 89 37.供應(yīng)商考核項目及評分標(biāo)準(zhǔn) 90 38.供應(yīng)商考核評定標(biāo)準(zhǔn)及運用表 91 第四章 采購價格、談判與合同管理 92 1.采購合同主管的崗位職責(zé) 93 2.合同管理專員的崗位職責(zé) 94 3.采購詢價記錄表 95 4.詢價結(jié)果一覽表 95 5.比價議價記錄表 96 6.采購談判計劃表 96 7.合同談判記錄表 97 8.合同信息統(tǒng)計表 97 9.采購價格調(diào)查流程圖 98 10.采購價格調(diào)查流程說明表 99 11.采購價格詢價流程圖 100 12.采購價格詢價流程說明表 101 13.采購價格確定流程圖 102 14.采購價格確定流程說明表 103 15.采購談判管理流程圖 104 16.采購談判流程說明表 105 17.采購合同制定流程圖 106 18.采購合同制定流程說明表 107 19.采購合同復(fù)審流程圖 108 20.采購合同復(fù)審流程說明表 109 21.采購合同執(zhí)行流程圖 110 22.采購合同執(zhí)行流程說明表 111 23.采購合同變更流程圖 112 24.采購合同變更流程說明表 113 第五章 采購檢驗與質(zhì)量控制 114 1.采購質(zhì)量控制主管的崗位職責(zé) 115 2.采購檢驗專員的崗位職責(zé) 116 3.采購訂單進展?fàn)顟B(tài)一覽表 117 4.供應(yīng)商交貨基本狀況一覽表 118 5.試制認(rèn)證具體過程示意圖 119 6.中試認(rèn)證具體過程示意圖 120 7.批量認(rèn)證具體過程示意圖 121 8.樣品質(zhì)量評價表 122 9.貨物采購環(huán)境表 123 10.采購認(rèn)證合同 124 11.物料跟催表 125 12.催貨通知單 126 13.采購驗收表 127 14.檢驗報告單 128 15.質(zhì)量控制表 129 16.采購檢驗管理流程圖 130 17.采購檢驗管理流程說明表 131 18.采購質(zhì)量控制流程圖 132 19.采購質(zhì)量控制流程說明表 133 20.采購?fù)素浌芾砹鞒虉D 134 21.采購?fù)素浌芾砹鞒陶f明表 135 22.儀器設(shè)備質(zhì)量檢驗項目及要求明細表 136 23.設(shè)備采購驗收報告單 137 24.元器件材料工具檢驗報告單 138 25.原材料檢驗的項目及方法表 139 26.供應(yīng)商延誤交貨的處理步驟示意圖 139 27.供應(yīng)商延遲交貨的解決方案 140 第六章 采購結(jié)算管理 141 1.采購結(jié)算主管的崗位職責(zé) 142 2.采購結(jié)算專員的崗位職責(zé) 142 3.預(yù)付款申請表 143 4.付款申請表 144 5.現(xiàn)金采購申請表 145 6.委托付款申請表 146 7.貨款結(jié)算表 147 8.付款（內(nèi)部）結(jié)算單 148 9.支出證明表 149 10.結(jié)算清款表 150 11.付款匯總表 151 12.采購結(jié)算管理流程圖 152 13.采購結(jié)算管理流程說明表 153 14.付款申請審批流程圖 154 15.付款申請審批流程說明表 155 16.現(xiàn)金采購管理流程圖 156 17.現(xiàn)金采購管理流程說明表 157 18.采購預(yù)付款管理流程圖 158 19.采購預(yù)付款管理流程說明表 159 第七章 采購成本控制 160 1.采購成本控制主管的崗位職責(zé) 161 2.采購成本分析專員的崗位職責(zé) 162 3.采購成本預(yù)算表（季度） 163 4.采購成本預(yù)算表（年度） 164 5.采購成本分析表 165 6.采購費用分配表 166 7.采購成本計算表 167 8.采購成本匯總表 168 9.成本差異匯總表 169 10.采購成本比較表 170 11.采購成本核算流程圖 171 12.采購成本核算流程說明表 172 13.采購成本分析流程圖 173 14.采購成本分析流程說明表 174 15.采購成本控制流程圖 175 16.采購成本控制流程說明表 176 第八章 采購績效管理 177 1.采購績效主管的崗位職責(zé) 178 2.采購績效專員的崗位職責(zé) 179 3.采購工作業(yè)績考核指標(biāo)表 180 4.采購稽核重點與依據(jù)表 181 5.采購目標(biāo)管理卡 182 6.采購人員績效考核表（一） 183 7.采購人員績效考核表（二） 184 8.采購績效改進表（一） 185 9.采購績效改進表（二） 186 10.采購績效獎懲表 187 11.采購管理績效評估流程圖 188 12.采購管理績效評估流程說明表 189 13.采購人員績效評估流程 190 14.績效管理流程說明表 191 15.采購部門關(guān)鍵績效指標(biāo)表 192 16.采購人員績效評估表 193 17.績效考核申訴表 194 18.考核結(jié)果運用表 195 19.績效改進計劃表 196 第一章 采購部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) 1.按專業(yè)分工劃分的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 采購經(jīng)理 采購助理 來源 開發(fā) 專員 詢價 專員 比價 議標(biāo) 專員 決標(biāo) 簽約 專員 履約 專員 2.按職能設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 采購經(jīng)理 供應(yīng)商主管 采購合同主管 采購質(zhì)量主管 采購結(jié)算主管 采購成本控制主管 采購績效主管 計劃專員 預(yù)算專員 供應(yīng)商關(guān)系 維護 專員 合同管理專員 采購檢驗專員 采購結(jié)算專員 采購成本分析專員 采購績效專員 采購主管 采購計劃主管 3.按物品類別設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 一般物料組 采購主管 采購員 采購經(jīng)理 采購助理 采購員 采購員 采購員 零部件組 采購主管 采購員 采購員 機器設(shè)備組 采購主管 主要原料組 采購主管 采購員 采購員 4.按采購地區(qū)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 國內(nèi)采購主管 國外采購主管 采購員 （A產(chǎn)品） 采購經(jīng)理 采購助理 內(nèi)勤 采購員 （B產(chǎn)品） 采購員 內(nèi)勤 5.大型企業(yè)的采購部組織結(jié)構(gòu)圖 采購經(jīng)理 采購高級專員 A區(qū)采購處處長 B區(qū)采購處處長 采購一科科長 采購二科科長 采購員 采購員 采購員 主辦（內(nèi)購） 主辦（外購） 采購員 總經(jīng)理 采購員 采購二科科長 采購一科科長 采購三科科長 采購員 秘書 秘書 6.超市采購部組織結(jié)構(gòu)圖 采購副總 商品行政部經(jīng)理 核算員 采購經(jīng)理助理 數(shù)據(jù)分析員 錄入專員 采購合同管理專員 家居百貨采購經(jīng)理 食品采購 經(jīng)理 生鮮采購 經(jīng)理 A類產(chǎn)品采購主管 B類產(chǎn)品采購主管 C類產(chǎn)品采購主管 買手 里手 排面員 7. 生產(chǎn)制造企業(yè)采購部的職責(zé) 職責(zé)1 根據(jù)生產(chǎn)計劃和安全庫存，編制不同時期的物料采購計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后組織采購 職責(zé)4 供應(yīng)商資料的收集、整理、選擇、保管及合格供應(yīng)商的評估 職責(zé)5 執(zhí)行采購活動，包括詢價、比價、議價、訂購及交貨的催促與協(xié)調(diào) 職責(zé)6 做好市場供求信息及價格調(diào)查，保質(zhì)、優(yōu)質(zhì)采購，確保生產(chǎn)及經(jīng)營活動的需要 職責(zé)7 做好物料消耗分析，在保證生產(chǎn)及經(jīng)營需要的前提下降低資金占用，減少庫存 職責(zé)8 收集市場的價格信息，利用各種途徑降低成本，完成采購成本控制指標(biāo) 職責(zé)9 采購結(jié)算工作 職責(zé)10 國外采購的進口許可申請、結(jié)匯、公證、保險、運輸及報關(guān)等事務(wù)的處理 職責(zé)2 編制采購預(yù)算，經(jīng)批準(zhǔn)后實施 職責(zé)3 審查各類請購申請，核查采購的必要性以及請購規(guī)格與數(shù)量是否恰當(dāng) 職責(zé)11 其他相關(guān)職責(zé) 8.商場、超市采購部職責(zé) 職責(zé)1 確定商品定位取向，開發(fā)引進適銷商品 職責(zé)3 負責(zé)確定、調(diào)整商品在店內(nèi)的陳列位置，增強商品的展示程度 職責(zé)4 根據(jù)市場需要，組織、審核落實商品促銷活動，跟蹤促銷效果，提高市場競爭力 職責(zé)5 跟蹤分店銷售情況及配送中心的配送信息，及時補充貨源 職責(zé)6 及時處理滯銷、損壞的商品 職責(zé)7 管理采購部駐店人員，加強與各分店的溝通與協(xié)調(diào)，及時傳遞和反饋信息 職責(zé)8 根據(jù)季節(jié)和促銷需要對商品進行組合、加工、拆分，提高商品適銷性 職責(zé)9 負責(zé)商品資料的維護，保證商品資料信息的準(zhǔn)確性 職責(zé)2 通過市場調(diào)研，把握市場動態(tài)，及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu) 職責(zé)10 負責(zé)采購部與分店、配送中心以及供應(yīng)商之間的信息溝通 職責(zé)12 負責(zé)商品采購合同檔案的管理工作 職責(zé)11 跟蹤分析商品銷售數(shù)據(jù)，為業(yè)務(wù)決策提供依據(jù) 9.采購部的權(quán)力 權(quán)力1 有采購方式設(shè)定、額度內(nèi)資金支配的權(quán)力 權(quán)力3 在計劃范圍內(nèi)，代表公司對外簽署采購合同的權(quán)力 權(quán)力4 對于不合格的供應(yīng)商，有索賠、解除供應(yīng)關(guān)系的權(quán)力 權(quán)力5 對請購方式、手續(xù)權(quán)限、進度控制有監(jiān)督權(quán) 權(quán)力6 在不影響公司正常經(jīng)營的情況下，有對外進行物資調(diào)配的權(quán)力 權(quán)力2 代表公司選擇、評估、確定合格供應(yīng)商的權(quán)力 權(quán)力5 有處理公司廢舊物資、損壞物資的權(quán)力 權(quán)力6 對本部門員工的調(diào)動、獎懲、晉級、工作任務(wù)的重新分配有建議權(quán) 10.采購經(jīng)理的崗位職責(zé) 職責(zé)1 擬訂和執(zhí)行采購戰(zhàn)略，擬訂采購部門的工作方針與目標(biāo) 職責(zé)3 編制年度采購預(yù)算，報批后監(jiān)督實施 職責(zé)4 全面負責(zé)規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)企業(yè)所需物資及相關(guān)服務(wù)的采購工作 職責(zé)5 組織對采購物品國內(nèi)外市場行情進行跟蹤，并預(yù)測價格變化趨勢 職責(zé)6 尋找物料供應(yīng)來源，調(diào)查和掌握供應(yīng)渠道 職責(zé)7 負責(zé)采購物流、資金流、信息流的相關(guān)管理工作 職責(zé)8 參與協(xié)調(diào)采購、提貨、供應(yīng)工作 職責(zé)9 參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案管理制度 職責(zé)10 采購合同的制定、審核、簽署與監(jiān)督執(zhí)行 、、 職責(zé)11 廢料、質(zhì)量事故的預(yù)防與處理 職責(zé)2 制訂采購計劃，保證滿足經(jīng)營活動需要，降低庫存成本 職責(zé)12 控制采購成本和費用，審核采購訂單和物資調(diào)撥單 職責(zé)13 向企業(yè)管理層提供采購報告 職責(zé)14 負責(zé)采購人員的績效、培訓(xùn)等管理工作 職責(zé)15 負責(zé)本部門的日常管理工作，以及與其他部門的協(xié)調(diào)工作 職責(zé)16 完成上級交辦的其他工作 11.采購主管的崗位職責(zé) 職責(zé)1 全面協(xié)助采購部經(jīng)理開展采購及部門管理等工作 職責(zé)3 編制單項材料的采購計劃，并監(jiān)督實施 職責(zé)4 在部門經(jīng)理的指導(dǎo)下，參與編制采購預(yù)算，并控制采購費用 職責(zé)5 參與供應(yīng)商信息的分析，參與供應(yīng)商的選擇與評估 職責(zé)6 簽訂和送審小額采購合同 職責(zé)7 協(xié)助采購稽核員規(guī)范采購政策和行為，確保公司利益 職責(zé)8 制作物資入庫相關(guān)單據(jù)，積極配合倉儲部保質(zhì)、保量地完成采購貨物的入庫 職責(zé)9 編制單項采購活動的分析總結(jié)報告 職責(zé)10 完成采購經(jīng)理交辦的其他工作 職責(zé)2 分派采購部所有人員的日常工作 12.采購稽核員的崗位職責(zé) 職責(zé)1 對采購管理制度、采購人員行為規(guī)范及采購流程等內(nèi)控程度進行稽核 職責(zé)3 對供應(yīng)商選擇與評審、采購價格談判進行稽核 職責(zé)4 檢查招標(biāo)、比價、議價等各種方式的決定是否根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理 職責(zé)5 檢查合同內(nèi)容、罰則是否全面，合同內(nèi)容是否合法，并檢查合同的執(zhí)行情況 職責(zé)6 對采購物資的質(zhì)量與數(shù)量進行稽核 職責(zé)2 對采購需求合理性、產(chǎn)品與服務(wù)價格進行稽核 第二章 采購計劃與預(yù)算管理 1.采購計劃主管的崗位職責(zé) 職責(zé)1 根據(jù)采購經(jīng)理的工作安排，做好采購計劃及預(yù)算管理工作 職責(zé)3 組織編制采購預(yù)算，交財務(wù)部審核后監(jiān)督其執(zhí)行情況 職責(zé)4 實時掌握物資材料的庫存情況，對所訂購的物資從訂購至到貨實行全程跟蹤 職責(zé)5 深入了解市場的競爭態(tài)勢，多方收集供應(yīng)商信息，不斷拓寬供貨渠道 職責(zé)6 監(jiān)控庫存變化，及時補充庫存，使庫存維持合理的結(jié)構(gòu)和合理的數(shù)量 職責(zé)2 匯總公司物資材料的月、季及年度的申購計劃，組織編制月、季和年度采購計劃 完成上級交付的其他任務(wù) 職責(zé)7 2.采購計劃專員崗位職責(zé) 職責(zé)1 分析原材料、零部件歷史消耗數(shù)據(jù)，依據(jù)主生產(chǎn)計劃編制物料需求計劃 職責(zé)3 對非計劃備貨物料，根據(jù)訂單要求按單編制臨時采購計劃，以滿足供貨要求 職責(zé)4 跟蹤訂單情況，監(jiān)督采購物料及時到貨，保障庫存，并滿足銷售訂單及生產(chǎn)需求 職責(zé)5 完成上級交付的其他任務(wù) 職責(zé)2 依據(jù)物料需求計劃和物料的庫存情況，編制年度采購計劃 職責(zé)3 匯總公司物資材料的月、季及年度的申購計劃，編制月、季采購計劃 3．采購預(yù)算專員的崗位職責(zé) 職責(zé)1 在采購計劃主管及財務(wù)部預(yù)算員的指導(dǎo)下，確立采購預(yù)算原則 職責(zé)3 協(xié)助采購計劃主管監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況 職責(zé)4 根據(jù)采購需求的變化情況，提出采購預(yù)算修正案并上報 職責(zé)5 對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，并編制預(yù)算執(zhí)行報告 職責(zé)6 完成上級交付的其他任務(wù) 職責(zé)2 對公司各部門的采購預(yù)算進行綜合和平衡，匯總報公司決策層通過后下達實施 4.采購申請?zhí)岢黾皩徟鷻?quán)限規(guī)定表 物品類別 采購申請?zhí)岢鋈? 申購依據(jù) 審核人 審批人 工程項目所需公司采購的材料、設(shè)備等 項目負責(zé)人 合同及設(shè)計任務(wù)書所做的預(yù)算表、工程進度表、材料及設(shè)備采購清單 部門負責(zé)人或授權(quán)人 工程副總經(jīng)理 日常經(jīng)營所需的材料、設(shè)備等 各部門 經(jīng)營需求、加工要求 部門負責(zé)人或授權(quán)人 經(jīng)營副總經(jīng)理 工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等 使用部門 月初提出采購申請 部門負責(zé)人或授權(quán)人 相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo) 經(jīng)營、辦公等需要的大件設(shè)備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資類） 使用部門 在年初編制固定資產(chǎn)采購申請 總經(jīng)理 普通辦公用品、勞保用品等 綜合辦公室 根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請 部門負責(zé)人或授權(quán)人 總經(jīng)理 常備用料 采購計劃專員（由庫房管理員配合） 日常領(lǐng)料情況、庫存情況 各部門經(jīng)理 研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、設(shè)備等 技術(shù)中心 根據(jù)需求時間提出月度或日采購申請 部門負責(zé)人或授權(quán)人 技術(shù)副總經(jīng)理 5.直接材料采購預(yù)算表 編號： 填寫日期： 年 月 日 季度 一 二 三 四 合計 預(yù)計生產(chǎn)量（單位： ） 材料單耗 A材料 B材料 預(yù)計生產(chǎn)需用量 A材料 B材料 加：期末庫存量 A材料 B材料 預(yù)計需要量合計 A材料 B材料 減：期初庫存量 A材料 B材料 預(yù)計采購量 A材料 B材料 材料單價（單位：元） A材料 B材料 預(yù)計采購金額（單位：元） A材料 B材料 6.年度原材料采購預(yù)算表 編號： 填寫日期： 年 月 日 采購項目 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 累計 原材料A 原材料B 原材料C …… 7.采購現(xiàn)金預(yù)算表 序號 物料類別 1月 2月 3月 …… 新購 預(yù)付 到期 新購 預(yù)付 到期 新購 預(yù)付 到期 …… 1 2 3 4 審批： 審核： 填表： 8.材料定期采購計劃表 填寫日期： 年 月 日 頁次： 材料名稱 規(guī)格 每月估計用量 訂購交貨日期 每日用量 每日最高用量 基本存量 最高存量 基本存量比率 每次訂購數(shù)量 9.訂單采購計劃表 填寫日期： 年 月 日 編號： 材料名稱 品名 規(guī)格 適用產(chǎn)品 上旬 中旬 下旬 庫存量 訂購量 生產(chǎn)單號 用量 生產(chǎn)單號 用量 生產(chǎn)單號 用量 10.月度材料采購計劃表 填寫日期： 年 月 日 編號： 材料名稱 規(guī)格 部門 全年采購總量 單價 金額 每月采購計劃 1月 2月 3月 …… 數(shù)量 金額 數(shù)量 金額 數(shù)量 金額 …… …… 批準(zhǔn)/日期： / 年 月 日 審核/日期： / 年 月 日 編制人： 11.所有物品年度采購計劃表 編號： 制表人： 物品種類 序號 品名 規(guī)格 單位 單價 年度 用量 現(xiàn)有 庫存量 年計劃 采購量 年用 金額 計劃采購日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 制表日期： 年 月 日 本表有效期： 年 月 日至 年 月 日 12.物品申購表 編號： 申請部門 申請時間 物資品名 型號 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 數(shù)量 預(yù)計價格 要求到位時間 物 資 用 途 描 述 申 請 原 因 申請人： 填寫日期： 年 月 日 13.材料請購單 請購單編號： 請購日期： 年 月 日 請購項目 品名 規(guī)格 物料編號 部門 數(shù)量 用途 說明 需要日期 預(yù)算編號 總經(jīng)理 廠長 主管副總經(jīng)理 經(jīng)辦人 材料類別 □原料 □物料 □設(shè)備 □維護、零件 □其他 交貨情況 □一次交貨 □分批 詢價記錄 供應(yīng)商 名稱 單價 總價 交貨期及品質(zhì) 供應(yīng)商 選擇 參 考 資 料 庫存量 可用天數(shù) 1 請購量 可用天數(shù) 2 前次購買 單價 供應(yīng)商 3 總經(jīng)理 采購經(jīng)理 4 主管 副總經(jīng)理 采購專員 14.設(shè)備采購申請表 序號 名稱 型號 規(guī)格 零件 編號 數(shù)量 單位 參考 單價 要求到 貨時間 購買 單價 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 申請 部門 經(jīng)辦人 備注 負責(zé)人 審批 意見 設(shè)備部經(jīng)理 采購經(jīng)理 主管副總經(jīng)理 總經(jīng)理 完成 情況 訂貨期 月 日 訂貨人 預(yù)計 到貨期 月 日（如在 月 日前收不到貨，請與訂貨人聯(lián)系） 收貨期 月 日 收貨人 數(shù)量型號 是否相符 有無合格證 有無說明書 收貨情況簡述 供應(yīng)商 資料 名 稱 聯(lián)系人 地 址 郵 編 電 話 傳 真 開戶行 賬 號 15采購變更申請表 請購部門 原請購單編號 品名 規(guī)格 采購日期 變動內(nèi)容 變動原因 聯(lián)系電話 經(jīng)辦人 采購部 意見 采購專員 采購主管 采購經(jīng)理 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 （蓋章） 年 月 日 財務(wù)部 核準(zhǔn)意見 經(jīng)辦人 負責(zé)人 日期： 年 月 日 （蓋章） 年 月 日 主管副總 （蓋章） 年 月 日 總經(jīng)理 （蓋章） 年 月 日 備注 1．隨附資料：原采購請購書復(fù)印件、已采購合同復(fù)印件 2．本表一式四份：請購部門、采購部、財務(wù)部、企業(yè)管理部各一份 16.采購變更審批表 編號： 申請日期： 年 月 日 申請部門 變更內(nèi)容概述 原采購請購單編號 原采購審批表編號 變更金額 變更采購方式 部門經(jīng)理意見 采購經(jīng)辦人 采購經(jīng)理意見 財務(wù)經(jīng)理意見 主管副總意見 總經(jīng)理意見 批復(fù)文號 是否通過審批 □是 □否 附件 制表人： 電話： 17.采購審核表 日期： 年 月 日 申購部門 申購單編號 總經(jīng)理 品 名 數(shù) 量 詢 價記錄 序號 供應(yīng)商 價格 品牌 1 副總經(jīng)理 2 3 4 采購經(jīng)理 簽署意見 承辦人 18.材料采購記錄表 日期： 年 月 日 求購 日期 求購 單號 材料 編號 品名 規(guī)格 供應(yīng)商 單價 數(shù)量 訂購 日期 驗收 日期 質(zhì)量 記錄 19.采購月報表 月份： 年 月 日 期 預(yù)定 實際 請購部門 品名 數(shù)量 單價 訂購日期 傳票編號 數(shù)量 單價 金額 交期 檢驗結(jié)果 付款 摘要 合計 20.單件產(chǎn)品采購統(tǒng)計表 產(chǎn)品品名： 填寫日期： 年 月 日 序號 名稱 規(guī)格型號 供應(yīng)商 聯(lián)系人 單價 單件產(chǎn)品用量 金額 21.原材料采購數(shù)量排名表 排名 原材料 名稱 規(guī)格 計量 單位 年度采購金額 年度采購數(shù)量 采購單價 年度內(nèi)最高價 年度內(nèi)最低價 平均價 1 2 3 4 …… 22.采購預(yù)算編制流程 開始 用料計劃 ②編制采購總計劃 ⑤分析并確定需求 接受需求 進行計算 ⑥確定余量訂單計劃 ⑦制訂 訂單計劃 綜合平衡 ③制訂 認(rèn)證計劃 ④進行準(zhǔn)備 結(jié)束 ⑧編制 資金預(yù)算 審核 總經(jīng)理 財務(wù)部 采購部 相關(guān)部門 審批 配合 ①銷售計劃、生產(chǎn)計劃 23.采購預(yù)算編制流程說明表 任務(wù)概要 采購預(yù)算編制 節(jié)點控制 相關(guān)說明 ① 1．公司每年年底制定次年度的營業(yè)目標(biāo)，市場營銷部根據(jù)年度目標(biāo)、客戶訂單意向、市場預(yù)測等資料，進行銷售預(yù)測，并制訂次年度銷售計劃 2．市場營銷部根據(jù)銷售預(yù)測計劃和本年度年底預(yù)計庫存及次年度年底預(yù)計庫存，制訂次年度之預(yù)測生產(chǎn)計劃，各單位根據(jù)年度營業(yè)目標(biāo)，預(yù)測生產(chǎn)計劃，并據(jù)此編制月份材料需求計劃 ② 采購部根據(jù)實際庫存量、生產(chǎn)需求量編制“采購總計劃” ③ 采購部制訂供應(yīng)商認(rèn)證計劃，為供應(yīng)商認(rèn)證工作做好準(zhǔn)備 ④ 1．財務(wù)部負責(zé)配合提供上年度材料單價、次年度匯率、利率等各項預(yù)算基準(zhǔn) 2．根據(jù)財務(wù)部提供的資料，采購部分析市場需求，熟知市場需求計劃 3．采購部在接受市場需求之后，采購人員熟知生產(chǎn)計劃及工藝常識，準(zhǔn)備訂單資料和制訂訂單計劃說明書 ⑤ 采購部依次分析市場需求、生產(chǎn)需求、訂單需求，并分析項目供應(yīng)資料 ⑥ 采購部計算總體訂單量，并確定剩余訂單容量，對比需求與容量 ⑦ 采購部在進行計算后，綜合考慮市場、生產(chǎn)、訂單容量等要素，分析物料訂單需求的可行性，調(diào)整訂單計劃 ⑧ 采購部制訂訂單計劃，送市場營銷部審核通過后，送財務(wù)部編制“資金預(yù)算” 24.采購計劃編制流程圖 開始 ②編制采購預(yù)算 ④執(zhí)行計劃 結(jié)束 核定 制訂公司經(jīng)營計劃 信息收集 匯總采購需求 審批 確定采購種類、數(shù)量、時間、方式等 審核 審批 審批 總經(jīng)理 財務(wù)部 采購經(jīng)理 采購部 相關(guān)部門 ③制訂采購計劃 采購計劃分解 ①提出采購需求 上年度經(jīng)營狀況及年度經(jīng)營目標(biāo)相關(guān)信息的收集與分析 24.采購計劃編制流程說明表 任務(wù)概要 采購計劃編制 節(jié)點控制 相關(guān)說明 ① 公司各部門根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃和本部門情況提出物資采購需求，擬定部門物資需求清單，并填寫請購單 ② 1．采購部對各部門的采購需求申請進行匯總 2．采購部對物資的庫存情況與各部門的采購需求進行分析，并結(jié)合企業(yè)上年度生產(chǎn)狀況、銷售狀況等情況及本年度經(jīng)營目標(biāo)，確定年度采購需求 3．采購需求主要包括采購物資類別、采購數(shù)量、采購金額、采購方式等內(nèi)容 4．采購部根據(jù)實際采購需求，編制采購預(yù)算并報采購部經(jīng)理、財務(wù)部、總經(jīng)理審核 5．財務(wù)部根據(jù)年度采購預(yù)算和《采購管理制度》對采購部的預(yù)算進行核定 ③ 采購部對上述信息進行分析匯總，制訂年度采購計劃，并將年度采購計劃上報采購經(jīng)理、總經(jīng)理審批 ④ 將年度采購計劃分解成月度計劃并執(zhí)行 25月度采購計劃編制流程圖 ②采購預(yù)算 ①提交 采購申請 分析匯總 采購信息 ③擬定月度采購計劃 審核 結(jié)束 采購實施 審批 審核 審批 審批 根據(jù)上月采購情況及下月工作計劃 開始 總經(jīng)理 財務(wù)部 采購經(jīng)理 采購部 相關(guān)部門 26.月度采購計劃編制流程說明表 任務(wù)概要 月度采購計劃編制 節(jié)點控制 相關(guān)說明 ① 1．各部門提出部門的物資采購需求，向采購部提交請購單和采購計劃調(diào)整申請單 2．倉儲部填寫月度庫存量、安全庫存表單和請購單 ② 1．采購部收集各部門請購單和采購調(diào)整申請單 2．采購部匯總相關(guān)部門采購需求，結(jié)合年度采購計劃分解信息、月度生產(chǎn)、銷售等情況確定采購需求，并編制月度采購預(yù)算表 3．財務(wù)部根據(jù)年度采購預(yù)算及相關(guān)制度，審核月度采購預(yù)算表 ③ 采購部依據(jù)上述信息及《采購計劃編制要求》擬定月度采購計劃，交采購經(jīng)理、總經(jīng)理審批后執(zhí)行 27.采購計劃審批流程圖 否 是 開始 ①提出 采購申請 庫存調(diào)查 結(jié)束 審核 ④采購執(zhí)行 ③采購預(yù)算 填寫采購申請單 ②匯總 采購需求 審批 總經(jīng)理 財務(wù)部 采購經(jīng)理 采購部 相關(guān)部門 采購到所需物資 審批 ⑤替代品采購申請 28.采購計劃審批流程說明表 任務(wù)概要 采購計劃審批 節(jié)點控制 相關(guān)說明 ① 1．各部門根據(jù)日常經(jīng)營活動需要，提出采購申請 2．各部門向采購部遞交請購單，請購單要說明請購的品名、數(shù)量、需求的日期、預(yù)算金額等內(nèi)容 ② 采購部根據(jù)請購單的內(nèi)容對采購需求進行匯總，并進行需求分析 ③ 1．采購部查核采購物資庫存情況，由采購部經(jīng)理審批 2．財務(wù)部對采購申請進行預(yù)算復(fù)核，并交總經(jīng)理審核 ④ 采購經(jīng)理安排采購任務(wù)，制訂采購作業(yè)計劃，并組織實施采購工作 ⑤ 1．當(dāng)因某種原因，不能采購到計劃采購物資時，由采購部或所需采購物資部門提出替代品采購申請 2．一般替代品物資采購申請由所需采購物資部門經(jīng)理審批，重要物資或關(guān)鍵物資的替代品采購申請由總經(jīng)理審批，若采購物資涉及相關(guān)技術(shù)方面的問題，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員的參與 29.采購計劃管理流程圖 是 否 預(yù)算外 預(yù)算內(nèi) 采購部 ①分析用料計劃 制訂物料需求計劃 財務(wù)部 總經(jīng)理 ②分析采購歷史數(shù)據(jù) ③供應(yīng)商管理 相關(guān)部門 主管副總經(jīng)理 審批 預(yù)算 審核 ⑤執(zhí)行采購計劃 采購計劃差異分析 結(jié)束 用料計劃 開始 審批 ④制訂采購計劃 30.采購計劃管理流程說明表 任務(wù)概要 采購計劃管理 節(jié)點控制 相關(guān)說明 ① 根據(jù)企業(yè)內(nèi)相關(guān)部門提出的用料計劃，采購部制訂物料需求計劃 ② 采購部了解所需物料庫存情況和以前的使用情況，修正第①步制訂的物料需求計劃 ③ 1．調(diào)查現(xiàn)有的供應(yīng)商資料，了解他們的信用、物料質(zhì)量等 2．根據(jù)需要和可能，尋找新的供應(yīng)商，以備選擇 3．進行比價審核，確定信用好、實力強、價格低廉的供應(yīng)商 ④ 1．將上述工作形成書面計劃，對物料的價格變化加以說明 2．將此計劃報財務(wù)部進行成本預(yù)算和資金平衡的審核 3．若采購計劃在成本預(yù)算范圍內(nèi)，報主管副總經(jīng)理審批；若超出成本預(yù)算范圍，報總經(jīng)理審批 ⑤ 采購部執(zhí)行采購計劃購買所需的物料，在執(zhí)行過程中分析差異、修正計劃 31.采購調(diào)查主題項目表 調(diào)查主題 說明 投資回收 分析處理方法、渠道及技術(shù)，以確定什么可以為企業(yè)創(chuàng)造最大利潤 租借或采購 收集每一種替代品優(yōu)缺點的數(shù)據(jù)，以制定最佳決策 自制或外購 比較每一方案的經(jīng)濟及管理效果，以便做出明智選擇 包裝方式 調(diào)查工序及物料，以確定能以最低成本滿足要求的方法 產(chǎn)品規(guī)格 對現(xiàn)有物料規(guī)格進行分析以確保滿足需要的功能，避免采購具有不必要的屬性或不必要的高性能的物料，以保證有競爭力的采購行為 標(biāo)準(zhǔn)化 考察所使用的具體物料的用途，考慮用一種通用物料來滿足眾多要求的可能性 替代品 使用不同的物料替代現(xiàn)在所采購的物料，對其技術(shù)及經(jīng)濟效果進行分析 現(xiàn)有供應(yīng)商 對現(xiàn)有供應(yīng)商進行分析，并通過各種渠道發(fā)掘潛在供應(yīng)商 32.價值分析實施細則表 項目 說明 掌握特征 價值分析法是一種無需降低產(chǎn)品質(zhì)量而削減產(chǎn)品成本的方法 選擇物料 選擇一種成本相對較高或大宗采購的物料作為價值分析對象，這種物料可以是零件、原材料。選擇一種你認(rèn)為高于其應(yīng)有成本的物料。徹底弄清楚這件物料是如何使用和使用它的目的，即它的功能 提出問題 1．是否具有貢獻價值 2．物料成本是否與其用途相符 3．基本功能與次要功能是否可以分離出來 4．一段時間后功能性需求是否會改變 5．如果不是使用標(biāo)準(zhǔn)物料，是否可以使用標(biāo)準(zhǔn)物料 6．如果它是一種標(biāo)準(zhǔn)件，是否完全符合您的要求 7．存貨中是否有相似的物料可以使用 8．物料的重量是否能減輕 9．是否有新技術(shù)或新設(shè)計能夠改變物料的功能 10．是否有不必要的加工過程 11．是否指明了商業(yè)特性 12．自己能否更便宜地制造這種物料 13．盡管自己能生產(chǎn)這種物料，但是能否以更低的價格采購到此物料 14．包裝費用是否可以削減 15．是否可以建議供應(yīng)商削減成本 16．明確總成本構(gòu)成，包括原材料、合理的勞動力、日常開支及利潤 17．是否有人以更低的價格采購到了此物料 選擇方案 1．獲取推薦物料樣品 2．選擇最好的方案并提出改進措施 分析比較 1．期望利益能否實現(xiàn) 2．能否節(jié)省潛在費用 33.物料調(diào)查的內(nèi)容詳解表 項目 內(nèi)容解析 1．現(xiàn)在及未來的狀況 包括對物料的描述、現(xiàn)有的用途、對未來需求的預(yù)測、供應(yīng)商、價格、期限、年費用、交通運輸方式及現(xiàn)有合同等 2．物料生產(chǎn)過程 包括該物料是如何制造的、材料是如何使用的、這些材料的供應(yīng)及價格情況、所需的勞動力、現(xiàn)在及將來的勞動力狀況、替代品的生產(chǎn)過程及制造此產(chǎn)品的可能性，即成本、時間因素及難點 3．物料的用途 包括主要用途、次要用途、可能的替代品及替代品的經(jīng)濟性 4．物料的需求狀況 包括企業(yè)現(xiàn)在及未來的需求、存貨狀況、未來信息的來源、提前期，以及行業(yè)、產(chǎn)成品用途及各公司的當(dāng)前及預(yù)計的競爭需求 5．物料的供應(yīng)狀況 包括現(xiàn)有的生產(chǎn)商的地點、可靠性、質(zhì)量、勞動力情況；生產(chǎn)能力、經(jīng)銷渠道以及每個供應(yīng)商的長處與弱點；現(xiàn)有的及預(yù)測的總供應(yīng)情況，外部的因素，如進口情況、政府規(guī)定、技術(shù)更新的預(yù)測、政治及生態(tài)的趨勢與問題 6．物料價格 包括行業(yè)經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、歷史價格和未來預(yù)測、價格決定因素、生產(chǎn)及運輸成本、關(guān)稅和進口限制、質(zhì)量影響和價格的商業(yè)周期變化、估計每個供應(yīng)商的利潤空間、供應(yīng)商的價格目標(biāo)、潛在的最低價、同行中的價格變動等 7．削減成本的戰(zhàn)略 考慮預(yù)測的供應(yīng)量、用途、價格、效益、供應(yīng)商的強項與弱項、自身在市場上的位置以及降低成本的計劃等，對是否自制物料、是否簽訂短期合同、尋找或開發(fā)供應(yīng)商等問題做出決策 34.采購預(yù)算編制方法一覽表 方法名稱 優(yōu)點 缺點 適用范圍 固定預(yù)算 簡便易行、較為直觀 1．機械呆板，可比性差 2．不利于正確地控制、考核和評價采購預(yù)算的執(zhí)行情況 適用于在一定范圍內(nèi)相對穩(wěn)定的采購項目，如采購金額變化很小，或者金額固定的采購項目 彈性預(yù)算 1．克服了傳統(tǒng)預(yù)算編制方法的缺陷，擴大了預(yù)算的適用范圍 2．有利于客觀的對預(yù)算執(zhí)行情況進行控制、考核、評價 3．避免了由于業(yè)務(wù)量發(fā)生變化而對預(yù)算的頻繁修訂 操作復(fù)雜，工作量大 1．適合于采購數(shù)量隨著業(yè)務(wù)量變化而變化的采購 2．適用于市場價格及市場份額不確定的企業(yè) 滾動預(yù)算 1．利于根據(jù)前期預(yù)算的執(zhí)行情況及時調(diào)整和修訂近期預(yù)算 2．有助于保證采購支出的連續(xù)性和完整性 3．能夠充分發(fā)揮預(yù)算的指導(dǎo)和控制作用 操作復(fù)雜，工作量大 適用于規(guī)模較大、時間較長的工程類或大型設(shè)備采購項目的預(yù)算 增量預(yù)算 方法簡便、容易操作 1．使預(yù)算中的某些不合理因素得以長期沿襲 2．容易使基層預(yù)算單位