如何寫《項目策劃書》

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如何寫《項目策劃書》 《項目策劃書》是項目執(zhí)行的行動大綱，即“作業(yè)指導(dǎo)書”，內(nèi)容主要包括以下： 一、項目可行性分析 項目的可行性分析是分析項目開展的背景和理由，如市場狀況、建設(shè)背景、經(jīng)營現(xiàn)狀、前景預(yù)測等。它包括兩方面內(nèi)容，一是項目開展的必要性，即“有沒有必要”；二是項目開展的可行性，即“可不可行”。可行性分析的操作方法是SWOT分析法：即從優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會、威脅四個維度進(jìn)行分析論證，對研究對象有一個全面的系統(tǒng)認(rèn)識和思考，對項目進(jìn)行概括、論證并做出及結(jié)論。 二、項目目標(biāo)/目的 項目的目標(biāo)/目的，就是要明確項目目的范圍，即可交付產(chǎn)品的界定。一切沒有明確的目標(biāo)的活動都不是項目。如何確定項目的目的？其操作原則是SMART原則，即從具體性、可衡量性、可實現(xiàn)性、相關(guān)性、時限性五個維度來確定目標(biāo)。 三、項目團(tuán)隊 項目要落地，必須有具體的責(zé)任人，相關(guān)人員的責(zé)、權(quán)、利必須清晰，即項目執(zhí)行過程中需要哪些崗位、履行什么樣的職責(zé)、團(tuán)隊成員業(yè)務(wù)關(guān)系如何……所有項目相關(guān)人員的有機(jī)結(jié)合，就是項目團(tuán)隊，它是實現(xiàn)項目目標(biāo)的組織保障。 高效的團(tuán)隊包括三個要素，即成員有互補(bǔ)的技能、有共同的目標(biāo)、能夠共同承擔(dān)責(zé)任。當(dāng)然，團(tuán)隊還需要一個有力的領(lǐng)導(dǎo)者，即團(tuán)隊負(fù)責(zé)人或團(tuán)隊領(lǐng)袖。項目團(tuán)隊也是如此，它同樣需要滿足上述幾個要素。 大型的項目可以根據(jù)工作任務(wù)（工作包）進(jìn)行分解，項目負(fù)責(zé)人對項目負(fù)總責(zé)，全方位統(tǒng)籌與控制；下設(shè)若干個項目小組（見表一），小組有具體的負(fù)責(zé)人與項目成員，其中小組負(fù)責(zé)人獨(dú)立管轄本各小組的工作；考慮到項目小組是一個臨時性的柔性組織，項目成員可以根據(jù)實際任務(wù)來進(jìn)行跨部門配置，這樣便于通過項目工作的開展，建立跨部門的信任文化，打破部門壁壘。 表一：項目小組職責(zé)分配表 序號 項目小組名稱 主要職責(zé)與任務(wù) 負(fù)責(zé)人 成員 1 2 3 四、項目任務(wù)分解與進(jìn)度安排 項目的一個重要特點(diǎn)是時限性，這就要求我們在一定周期內(nèi)，必須對項目進(jìn)行有效的計 劃管理和進(jìn)度控制。項目進(jìn)度應(yīng)該包括每項工作的計劃開始和期望完成時間，具體實踐活動中，可將項目小組的主要任務(wù)用甘特圖來細(xì)化、分解，即以項目的交付成果為導(dǎo)向，將項目整體工作分解為較小的、易于管理和控制的若干個工作或者工作單元。 甘特圖是是一種通用的顯示進(jìn)度方法，構(gòu)造是應(yīng)包括實際日歷天和持續(xù)時間，它以圖形的方式，通過活動列表和時間刻度形象地表示出特定項目的活動順序與持續(xù)時間。 表二：甘特圖示意表 任務(wù)名稱 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 X月X 日 A B C D E F G 在設(shè)計甘特圖時，要先確定里程碑事件、關(guān)鍵路徑、詳細(xì)進(jìn)度計劃，要遵循事件的時間邏輯順序。需要特別注意的是，在明確里程碑事件的時間節(jié)點(diǎn)時，原則上不能將所有的項目節(jié)點(diǎn)設(shè)置在同一起止時間。 里程碑計劃是以項目中某些重要事件的完成或者開始的時間點(diǎn)作為基準(zhǔn)所指定的計劃，它以中間產(chǎn)品或可實現(xiàn)的結(jié)果為依據(jù)，顯示項目為實現(xiàn)最終目標(biāo)所必須經(jīng)過的關(guān)鍵狀態(tài)。 編制里程碑計劃可以在指定項目計劃之前或者之中進(jìn)行，具體步驟如下： （1）從項目計劃的最終結(jié)果，也就是最后一個里程碑，開始反向進(jìn)行。 （2）在項目各階段，各個事件中，采用一定的方法初步設(shè)置里程碑。 （3）對初步設(shè)定的里程碑進(jìn)行復(fù)查，這些是否實是里程碑？是否還有遺漏？ （4）分析每條因果路徑，找出邏輯關(guān)系，并進(jìn)行修改。 （5）編制里程碑計劃，可以用里程碑圖或表的形式表達(dá)。 表三：里程碑事件計劃表 序號 里程碑事件 交付成果 完成時間 責(zé)任人 1 2 3 五、項目風(fēng)險/困難管理 項目風(fēng)險/困難就是達(dá)成項目目標(biāo)進(jìn)程中的不確定性和可能發(fā)生的危險/困難（大項目考慮風(fēng)險，小項目預(yù)知困難），項目風(fēng)險管理是指對可能遇到的風(fēng)險進(jìn)行規(guī)劃、識別、估計、應(yīng)對、監(jiān)控的過程。 項目風(fēng)險管理必須考慮幾個方面： （1）識別組織面臨的各種風(fēng)險。 （2）評估風(fēng)險概率和可能帶來的負(fù)面影響。 （3）確定組織承受風(fēng)險的能力。 （4）確定風(fēng)險削減和控制優(yōu)先等級。 （5）推薦風(fēng)險應(yīng)對措施。 表四：風(fēng)險評估與控制表 序號 主要風(fēng)險因素 應(yīng)對措施 責(zé)任人 風(fēng)險等級 1 2 3 六、項目溝通與匯報機(jī)制 良好的項目運(yùn)作離不開項目團(tuán)隊的有效溝通，凡是不涉及項目機(jī)密的信息，都應(yīng)該及時在項目團(tuán)隊成員中流轉(zhuǎn)與共享。一：內(nèi)部溝通，即項目負(fù)責(zé)人與項目成員的溝通，就項目的運(yùn)行以及存在的問題進(jìn)行交流、項目負(fù)責(zé)人對項目成員進(jìn)行績效輔導(dǎo)等，利于及時發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊成員存在的問題，提出改進(jìn)建議，提升項目運(yùn)作效率；二：外部溝通，項目負(fù)責(zé)人與直屬領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的溝通，及時匯報項目運(yùn)行的進(jìn)度、在遇到困難與挫折時爭取相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)的支持等。溝通的形式包括正式溝與非正式溝通，凡涉及多人多事的情況，建議采取正式溝通的方式。 在項目運(yùn)行中，項目負(fù)責(zé)人可以根據(jù)實際情況確定匯報機(jī)制，向相關(guān)人員定時通報項目進(jìn)度和項目所取得的階段性成果。匯報過程中，要注意兩點(diǎn)：一是匯報層次，項目團(tuán)隊成員向項目負(fù)責(zé)人匯報，項目負(fù)責(zé)人向直屬領(lǐng)導(dǎo)匯報；二是匯報頻率，可以根據(jù)項目實際來確定是日、周、半月、月、季度、半年度、年度匯報的方式。所有匯報，原則上必須是正式匯報，要切記“沒有記錄就沒有發(fā)生”，要有計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要等固化的資料，這樣便于經(jīng)驗的積累與傳承。 七、項目費(fèi)用預(yù)算 項目費(fèi)用預(yù)算是指為實現(xiàn)項目的目標(biāo)，根據(jù)項目資源計劃所確定的資源需求，如人員、材料、場地費(fèi)用的近似值。以及市場上各資源的價格信息，對項目所需要的資源的費(fèi)用和工期的長短所進(jìn)行的預(yù)算。 在進(jìn)行項目預(yù)算時，各項目小組負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)本小組的費(fèi)用預(yù)估，識別和分析項目費(fèi)用的構(gòu)成要素；根據(jù)每個構(gòu)成要素的單價和數(shù)量，從而估算出每個結(jié)構(gòu)要素的費(fèi)用；分析估算結(jié)果，識別各種可替代的費(fèi)用，協(xié)調(diào)各種費(fèi)用的比例關(guān)系。各項目小組在進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算時，相關(guān)費(fèi)用要盡可能細(xì)化，不能只用一個簡單的整數(shù)進(jìn)行概括。 表五：費(fèi)用預(yù)算明細(xì)表 序號 支出名目 費(fèi)用預(yù)估（元） 費(fèi)用構(gòu)成明細(xì) 1 2 3 八、項目紀(jì)律與激勵機(jī)制 項目執(zhí)行過程中存在諸多不可控的因素，為了達(dá)成項目目標(biāo)、有序規(guī)范項目團(tuán)隊成員，必須制定適合該項目的工作紀(jì)律與獎懲機(jī)制，根據(jù)紀(jì)律與機(jī)制去約束項目團(tuán)隊成員，避免人情管理。明確紀(jì)律時，要考慮規(guī)范性、層次性、適應(yīng)性、有效性四個維度。 4