Office操作技能培訓(xùn).ppt

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Office操作技能培訓(xùn),金陵船廠工會,保障處制作,主講人 夏添 講座時間 2016.4,前言,眾所周知，微軟的office辦公軟件給整個各行各業(yè)帶來的方便是不言而喻的。為了讓更多的同志了解office辦公軟件的知識和提升工作能力，廠工會特此組織了office操作技能培訓(xùn)。本次培訓(xùn)主要是Word2003，Excel2003和PowerPoint2003的提高篇介紹。,,,運(yùn)用PowerPoint制作演示文稿,運(yùn)用Excel提高數(shù)據(jù)運(yùn)算和分析能力,運(yùn)用Word創(chuàng)建規(guī)范化文檔,Part I 公文文檔處理 使用Word快速便捷處理工作文檔,文檔排版技巧 表格操作技巧 操作中小技巧,文檔排版技巧 ——格式模板的應(yīng)用,任何新建的Word 文檔都是以模板為基礎(chǔ)的。模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置，例如字符格式、段落格式、頁面格式等其它樣式。 使用格式模板的優(yōu)勢 可以快速設(shè)置所需的格式 對于標(biāo)題，應(yīng)用模板格式后，在另外增加或刪除標(biāo)題時，原先的序號會自動改變，不需要再手動修改。,,,打開“格式模板”文檔，顯示為空白文檔，但是打開格式窗口，可以看到各標(biāo)題的格式已設(shè)置好。,把該文檔另存為模板，在保存類型里選擇文檔模板，系統(tǒng)會自動選擇保存路經(jīng)，輸入方便好記的文件名保存即可。,,,,,,,加載模板 打開需要設(shè)置格式的文檔 選擇工具—模板和加載項(xiàng)—管理器,,,,,,,,,先選擇右邊的“關(guān)閉文件”，關(guān)閉Normal共用模板,,,,,再選擇“打開文件”，選擇剛才保存的模板打開,,,,,,,,,選擇所需要的樣式，復(fù)制到當(dāng)前文檔,,,,,,,,,,當(dāng)提示是否改寫原有樣式詞條，選擇“全是”,在格式窗口就可以看到復(fù)制過來的格式,,,,,,,,,,,,在需要應(yīng)用格式的地方選擇相應(yīng)的格式即可,,,,,,,,,,,,,,有時候，按照上述方法應(yīng)用樣式后，原先設(shè)置好的樣式反而會變成你原本想替換掉的格式 可以先不管它，把所需要的樣式都應(yīng)用好 重新導(dǎo)入模板即可,,設(shè)置為默認(rèn)模板 在修改樣式時，勾選“保存到模板” 在存放模板的路徑下Normal.dot刪掉，把設(shè)置好格式的模板更名為Normal.dot 如果默認(rèn)模板損壞無法打開，只要到存放模板的路徑下把Normal.dot刪除，再次啟動word時， 系統(tǒng)會自動重建一個新的 Normal.dot文件，并恢復(fù)正常,有些章節(jié)或內(nèi)容希望從新的一頁開始，該如何操作？ 如何讓頁碼從第二頁起出現(xiàn)？ 不同的頁如何設(shè)置不同的頁眉頁腳？ 分頁符就是起分開頁面的作用，用于在自然分頁之外的強(qiáng)制分頁 分節(jié)符，就是把文檔分成幾個節(jié)，每一節(jié)可以有不同的頁碼格式和頁眉頁腳,,,,,,,,,,,,,,文檔排版技巧 ——分頁符和分節(jié)符,分頁符,快捷方式：Ctrl+Enter,分節(jié)符,,分節(jié)符,Word共支持4種分節(jié)符： “下一頁”:是指插入一個分節(jié)符后，新節(jié)從下一頁開始。 “連續(xù)”:是指插入一個分節(jié)符后，新節(jié)從同一頁開始。 “奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”:是指插入一個分節(jié)符后，新節(jié)從下一個奇數(shù)頁或偶數(shù)頁開始。,,分節(jié)符應(yīng)用,雖然我們已經(jīng)分了節(jié)，但word默認(rèn)的頁眉頁腳的樣式是跟上一節(jié)是相同的,刪除分節(jié)符,選擇工具欄上“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，讓分節(jié)符標(biāo)記顯示出來 光標(biāo)定位在分節(jié)符前面，然后按Delete按鈕，像刪除普通字符一樣把分節(jié)字符刪除,關(guān)于頁眉的一些操作,修改頁眉中的劃線格式 在word插入頁眉后，會自動在此位置添加一條長橫線。如果需要調(diào)整此線的長度及其水平位置，可以首先激活頁眉，選擇格式下的段落命令，調(diào)整一下左右縮進(jìn)的字符值，確定可以看到最終效果2、同上，只是把邊框的顏色設(shè)置為白色（其實(shí)并沒有刪的，只是看起來沒有了） 頁眉中使用的劃線格式是由“頁眉”樣式中的設(shè)置所決定的，如果你想永久改變在頁眉中所使用劃線的格式時，只要在“頁眉”樣式中對劃線格式進(jìn)行修改就可以了,關(guān)于頁眉的一些操作,三招去掉頁眉那條橫線 1、在頁眉中，在“格式”－“邊框和底紋”中設(shè)置表格和邊框?yàn)椤盁o”，應(yīng)用于“段落” 2、同上，只是把邊框的顏色設(shè)置為白色（其實(shí)并沒有刪的，只是看起來沒有了） 3、在“樣式”欄里選擇“清除格式”——注意：這樣的話，除了橫線，其他格式也會一并被刪除！,增加文字批注,打開需要修改的文檔，選中需要加批注的文字部分,,點(diǎn)擊“審閱——新建批注”隨后會出現(xiàn)批閱標(biāo)志。,,給標(biāo)題價(jià)格批注，即完成文章批注，如圖。,表格操作技巧 ——表格的建立,菜單命令：表格-插入-表格，設(shè)置行數(shù)和列數(shù) 常用工具欄：選擇 “插入表格”，通過拖拽控制行數(shù)和列數(shù),表格操作技巧 ——調(diào)整表格大小,拖動右下角控制柄，可以調(diào)整表格的大小 配合Shift健（保持縱橫比）、Alt?。ň_調(diào)整）,表格操作技巧 ——行高與列寬的調(diào)整,三種操作方式 在標(biāo)尺上進(jìn)行拖動（改變一列的寬度，表格寬度相應(yīng)改變） SHIFT+鼠標(biāo)左鍵：調(diào)整左邊列寬，右邊列不影響寬度（效果同在標(biāo)尺上拖動） 在豎線上拖動（兩列寬度都改變，表格寬度不變） ALT鍵+鼠標(biāo)左鍵：精確調(diào)整 行高默認(rèn)為最小值受文字行高的限制 選擇部分單元格可獨(dú)立調(diào)整列寬,表格操作技巧 ——單元格內(nèi)部格式,在單元格內(nèi)每個段落是獨(dú)立的， 可以分別設(shè)置段落屬性（CTRL+Q 取消段落格式）,表格操作技巧 ——標(biāo)題行重復(fù),當(dāng)一個表格超過一頁長時，為了確保每一頁的表格都有標(biāo)題，你會怎樣處理？ 把標(biāo)題復(fù)制到每一頁的開始部分。但是如果你對文章內(nèi)容進(jìn)行增加或刪除，都會造成重新分頁，你先前復(fù)制標(biāo)題可能會跑到頁的其它位置。 可以設(shè)置“標(biāo)題行重復(fù)” 。 設(shè)置方法： 選中表格的主題行 選擇表格-標(biāo)題行重復(fù),表格操作技巧 ——快速拆分表格,將光標(biāo)定位在分開的表格某個位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵?？梢栽谠撔兄安迦胍粋€空行，這樣就達(dá)到了拆分表格的目的。 同樣，當(dāng)光標(biāo)定位在第一行時，按下“Ctrl+Shift+Enter”，可以在表格前插入一行,表格操作技巧 ——表格前加空行的幾個方法,光標(biāo)放在第一個單元格內(nèi)，按enter?。撌妆砀瘢?； 表格-拆分表格； 選中表格，shift+alt+向下鍵（如果光標(biāo)放在某個單元格，則移動該行）,表格操作技巧 ——刪除表格/行/列,如果要刪除一個表格/行/列，一般都會按Delete鍵，但這樣只是清除了表格的內(nèi)容，而不是刪除表格/行/列。 或者常規(guī)的做法是： 刪除表格：選中表格以及表格外的一行，按Delete鍵 刪除行/列：選中行/列，右鍵-刪除行/刪除列 快速方法：選中表格/某行/某列，按Backspace,表格操作技巧 ——兩行的內(nèi)容調(diào)換,選中一行，拖動； shift+alt+向下/向上鍵調(diào)整（該方法只對行有效）,表格操作技巧 ——表格屬性的設(shè)置——表格,尺寸：一般選擇指定寬度100% 對齊方式：居中 表格選項(xiàng)：勾選“自動重 調(diào)尺寸以適應(yīng)內(nèi)容”,,,,表格操作技巧 ——表格屬性的設(shè)置——行,指定高度一般不選，讓它默認(rèn)為最小值 取消“允許跨頁斷行”，讓某個單元格的內(nèi)容只顯示在一頁上 列的設(shè)置、單元格的 設(shè)置方式同行,,操作中小技巧 ——快速定位到上次編輯位置,快捷鍵：Shift+F5 Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)。 當(dāng)我們在打開Word文件后，按下Shift+F5鍵，光標(biāo)就會快速定位到上一次編輯的位置了。,操作中小技巧 ——一些常用的快捷方式,行距的設(shè)定 Ctrl+1 1倍行距 Ctrl+5 1.5倍行距 Ctrl+2 2倍行距 段落的對齊 Ctrl+E 段落居中 Ctrl+L 左對齊 Ctrl+R 右對齊,操作中小技巧 ——用格式刷多次復(fù)制格式,雙擊格式刷，可以將選定格式復(fù)制到多個位置。 再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。,操作中小技巧 ——文檔加密,【工具】→【選項(xiàng)】→【安全性】選項(xiàng)卡。 保存文件時，在“另存為”對話框中“工具”下拉列表選擇【安全措施】選項(xiàng)。,操作中小技巧 ——打開設(shè)有密碼的文檔,打開設(shè)有密碼的文檔。 如果忘記了某Word文檔已設(shè)置的修改權(quán)限密碼，則可以通過“新建文件→插入文件”，選擇該Word文檔，插入時，Word并不要求輸入修改權(quán)限密碼，然后進(jìn)行編輯修改，保存時覆蓋原文檔即可。 但是如果忘記了打開權(quán)限密碼，那么插入時，Word會要求輸入打開權(quán)限密碼，否則不能插入，因此千萬不要忘記打開權(quán)限密碼。,Part II 企業(yè)數(shù)據(jù)處理能力提升篇 Excel軟件在企業(yè)中的應(yīng)用,電子表格應(yīng)用技巧 公式與函數(shù)的使用 企業(yè)數(shù)據(jù)的匯總與分析 數(shù)據(jù)的圖形化展示,修飾數(shù)值格式,設(shè)置數(shù)字精確值 負(fù)值突出顯示 設(shè)置數(shù)字貨幣格式 日期型數(shù)字格式 文本型數(shù)字格式 自定義數(shù)字格式,表格的基本操作,選擇區(qū)域 用鼠標(biāo)直接拖動選中矩形區(qū)域 在行列標(biāo)記上單擊選中整行整列 再拖動鼠標(biāo)的同時按住Ctrl鍵選擇不連續(xù)區(qū)域 按住Shift鍵可以選中兩點(diǎn)之間區(qū)域,選擇表格續(xù),快速移動光標(biāo) Ctrl+home 將光標(biāo)移動到第一個單元格 Ctrl+End 將光標(biāo)移動到表格最后一個單元格 Ctrl+? 將光標(biāo)移動到當(dāng)前區(qū)域最右列(其他方向箭頭依此類推) 則Ctrl+Shift+向下箭頭,選擇當(dāng)前單元格至當(dāng)前區(qū)域最后一行的內(nèi)容．,表格的編輯和調(diào)整,序列填充 填充柄 ：選中區(qū)域右下角的黑點(diǎn) 拖拽填充柄可實(shí)現(xiàn)序列填充，如：January, February, March等 一切和數(shù)字有關(guān)的數(shù)據(jù)都有序列功能 反向拖動填充柄相當(dāng)于刪除 自定義填充序列：工具?選項(xiàng)?自定義序列 其他填充：編輯?填充?序列,條件格式的使用,什么是條件格式 對選定區(qū)域中符合指定條件的數(shù)據(jù)以指定格式顯示 如何設(shè)置條件格式 格式? 條件格式 使用條件格式顯示單元格的數(shù)據(jù) 例：將表格中大于500的數(shù)字以紅色顯示 目的：突出顯示滿足某個條件數(shù)據(jù),在Excel中編輯公式,點(diǎn)擊等號（=）開始編輯公式 在公式中可以使用加、減、乘、除四則混合運(yùn)算，括號、乘方（^2表示2次方）等 字符運(yùn)算 使用“&”符號連接字符,簡單函數(shù)的使用,用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算的必要性 幾種常用函數(shù)介紹 SUM（求和），AVERAGE（求平均數(shù)） MAX（求最大值），MIN（求最小值） COUNT（統(tǒng)計(jì)參數(shù)個數(shù)），CountA（統(tǒng)計(jì)非空參數(shù)個數(shù)），CountBlank（統(tǒng)計(jì)空白單元格個數(shù)） Round（返回某個數(shù)字按指定位數(shù)取整后的數(shù)字）, Roundup（ 和函數(shù) ROUND 功能相似，不同之處在于函數(shù) ROUNDUP 總是向上舍入數(shù)字）, Rounddown（用于以靠近零值向下舍入數(shù)字，即是以絕對值減小的方向舍入）,日期函數(shù)的使用,常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)的使用,Sumif 對滿足指定條件的數(shù)值求和 CountIF 計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù),高級查詢函數(shù)的使用,VLOOKUP( )函數(shù) 在表格的最左列查找某個數(shù)值，并返回該值右邊所對應(yīng)的第N列的數(shù)值 HLOOKUP( )函數(shù) 在表格的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回該值下方所對應(yīng)的第N行的數(shù)值,對表格數(shù)據(jù)的排序,表格數(shù)據(jù)的排序組合 數(shù)據(jù)表規(guī)則 排序規(guī)則 排序方法 單一條件排序 多重條件排序 自定義排序,對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總,分類匯總(數(shù)據(jù)?分類匯總)： 按照數(shù)據(jù)表格的某個字段進(jìn)行分類，并計(jì)算每個類別的匯總信息 分類匯總操作的基本原則 在分類匯總之前， 需要先按匯總列進(jìn)行排序,對表格數(shù)據(jù)的篩選分析,自動篩選數(shù)據(jù) 篩選條件和規(guī)則 單一和多重條件篩選 排名篩選 高級篩選 定制條件區(qū)域 將篩選結(jié)果復(fù)制到新的區(qū)域 篩選唯一性紀(jì)錄,數(shù)據(jù)的圖形化展示,若要建立圖表，使用“ ”按鈕或者“插入”菜單中的“圖表”命令。 例如，針對一個銷售統(tǒng)計(jì)表建立一個產(chǎn)品分類的三維餅圖。 使用“圖表向?qū)А苯⑿聢D表的步驟如下： 1)執(zhí)行“插入”菜單中的“圖表”命令，彈出圖表向?qū)А?06年1月 銷售實(shí)際表,2)在[圖表類型]中選擇餅圖，子圖表類型中選擇一種類型。 3)點(diǎn)擊[下一步]。,數(shù)據(jù)的圖形化展示,4) 單擊[數(shù)據(jù)區(qū)域]編輯框，然后在工作表上用鼠標(biāo)拖拽選定作圖所需的數(shù)據(jù)和標(biāo)志區(qū)。 5)返回完成圖表源數(shù)據(jù)選擇，點(diǎn)擊[下一步] 6)可以對圖表的一些 選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，完 成后點(diǎn)擊[下一步],數(shù)據(jù)的圖形化展示,7)選擇圖表的存放位置，然后點(diǎn)擊[完成]即可,· 8)完成后效果,數(shù)據(jù)的圖形化展示,2. 修改圖表的設(shè)置 修改數(shù)值軸的刻度 有時，數(shù)值軸的值較大，數(shù)據(jù)后有很多0，看起來不美觀。 可以雙擊數(shù)值軸，或從快捷菜單中選擇[坐標(biāo)軸格式]-[刻度] 在[顯示單位]中選擇合適 的單位。,數(shù)據(jù)的圖形化展示,改變柱形圖的寬度 柱形圖中的柱的寬度 是可以改變的，各柱 之間的間隔也是可以 修改的。雙擊數(shù)據(jù)點(diǎn) 或數(shù)據(jù)系列，選中 [選項(xiàng)]選項(xiàng)卡,數(shù)據(jù)的圖形化展示,改變圖表的視角 在多個數(shù)據(jù)系列的三維圓柱形圖表中，經(jīng)常會遇到這樣的問題，前方的圓柱體擋住了后面的圓柱體。這時，可以改變圖表的視角，以便于觀察。 1.鼠標(biāo)直接拖動 鼠標(biāo)指向繪圖區(qū)背景墻 或基底的外角，會出現(xiàn) 一個小提示符“角點(diǎn)” 鼠標(biāo)指向控制，光標(biāo)變 成十字光標(biāo)。拖動光標(biāo)， 圖表變成了線框的圖像。,,數(shù)據(jù)的圖形化展示,2.對話框方法 單擊繪圖區(qū)、圖表區(qū) 或背景墻，點(diǎn)擊右鍵 在快捷菜單中選擇 [設(shè)置三維視圖格式] 鼠標(biāo)單擊旋轉(zhuǎn)按鈕或 直接輸入仰角和轉(zhuǎn)角， 調(diào)整到滿意為止即可,數(shù)據(jù)的圖形化展示,用類似的方法可以作出其他更加實(shí)用和美觀的圖表來。,數(shù)據(jù)的圖形化展示,Part III PowerPoint演示文稿的展示 方便快捷的制作PPT演示文稿,幻燈片結(jié)構(gòu) 設(shè)計(jì)模板與母版 放映方式的設(shè)置 為演示文稿添加動畫,演示文稿創(chuàng)建流程,幻燈片模板的運(yùn)用,應(yīng)用設(shè)計(jì)模板 調(diào)整幻燈片的配色方案 母版的使用,應(yīng)用設(shè)計(jì)模板,格式? 幻燈片設(shè)計(jì)? 設(shè)計(jì)模板 在應(yīng)用設(shè)計(jì)模板對話框選擇并應(yīng)用模板 應(yīng)用模板到當(dāng)前幻燈片 應(yīng)用模板到所有幻燈片,將現(xiàn)有文件模板保存至個人電腦,以公司模板文件為例，保存至個人電腦，以備以后作為標(biāo)準(zhǔn)模板創(chuàng)建幻燈片使用。 打開公司模板文件 刪除所有幻燈片內(nèi)容 文件? 另存為 ? 保存類型選擇PPT模板,應(yīng)用配色方案,方法: 格式? 幻燈片設(shè)計(jì)? 配色方案 選擇配色方案 編輯配色方案,幻燈片的母版,作用：用于設(shè)置每張幻燈片的預(yù)設(shè)格式 這些格式包括： 文本或圖形； 文本的大小、位置以及文本的顏色 項(xiàng)目符號的樣式 背景顏色等,幻燈片的組成內(nèi)容,文字 圖片、圖形 表格、圖表 其他媒體,幻燈片的創(chuàng)建,創(chuàng)建文字幻燈片 設(shè)置文字級別 通過大綱創(chuàng)建幻燈片 項(xiàng)目符號與編號處理,幻燈片的排版,減少眼睛掃描的次數(shù) 少用長句子（引用名言除外） 小標(biāo)題—短語詞組構(gòu)成 少用多級小標(biāo)題,幻燈片排版,字體控制,幻燈片排版,空間分配 每頁幻燈片不超過8行,圖片、圖形的運(yùn)用,圖片的插入與排版 圖片的壓縮 使用自選圖形 圖形對象的格式化與修飾,使用圖示美化幻燈片,組織結(jié)構(gòu)圖 目標(biāo)圖 循環(huán)圖 棱錐圖 射線圖 維恩圖,,圖示： 方便我們制作如：組織結(jié)構(gòu)圖、目標(biāo)圖、循環(huán)圖、棱錐圖、射線圖、維恩圖等等，有了這項(xiàng)功能的幫助，相信我們在傳達(dá)訊息上將會更加容易,表格的運(yùn)用,創(chuàng)建PowerPoint 表格 設(shè)置表格布局 插入來自Excel的表格 鏈接表格,使用Excel圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù),使用組合圖表,創(chuàng)建組合圖表 直接在圖表系列上更改圖表類型 處理多個坐標(biāo)軸 創(chuàng)建次數(shù)值軸,為幻燈片添加動畫效果,幻燈片切換效果 幻燈片放映–幻燈片切換 項(xiàng)目動畫 幻燈片放映–自定義動畫 添加效果 類型：進(jìn)入、強(qiáng)調(diào)、退出、動作路徑,常見的控制方法,幻燈片頁面演播控制 定時播放 連續(xù)播放 循環(huán)播放 繪圖筆的應(yīng)用 使用 改變顏色 擦除筆跡,面對演講稿，不夠熟練怎么辦？,為幻燈片添加備注信息 只允許我自己查看幻燈片備注信息,,