集團無形資產外購業(yè)務流程.doc

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無形資產外購業(yè)務流程①本文所稱的無形資產包括：專利權、非專利權、著作權、土地使用權、特許經營權（如地方天然氣使用權）、軟件、商標權及商譽。 一、 業(yè)務目標 1 戰(zhàn)略目標 1.1 為公司經營、投資、籌資活動提供支持，保護公司無形資產的壟斷性、共享性、高效性。 2 經營目標 2.1 充分利用外購無形資產的價值，為公司生產經營活動服務，保證無形資產的有效利用。 3 財務目標 3.1 正確反映無形資產的價值，合理攤銷，做到真實、準確。 4 合規(guī)目標 4.1 遵守無形資產有關的國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的規(guī)定。 二、 風險評估 1 戰(zhàn)略風險 1.1 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2 經營風險 2.1 無形資產權屬不清，發(fā)生經濟糾紛造成損失。 2.2 無形資產隨意流失和被盜用，使公司無形資產損失。 2.3 購買土地使用權等重大無形資產決策失誤，導致公司現金流量不足，喪失商業(yè)信用。 3 財務風險 3.1 會計核算不規(guī)范，數據不實，攤銷錯誤，資產、利潤失真。 4 合規(guī)風險 4.1 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 4.2 未經審核，擅自變更合同標準文本中涉及權利、義務條款導致公司承擔違約風險。 三、 業(yè)務流程步驟與控制點 1 編制、審定年度購買計劃 1.1 公司計劃財務部或分公司計劃財務科根據投資項目前期工作準備、資金平衡情況和生產經營需要，提出下一年度投資計劃建議，將無形資產的外購納入公司年度投資計劃。 1.1.1 分公司計劃財務科每年11月20日前根據本單位中、長期發(fā)展規(guī)劃和公司計劃財務部的統(tǒng)一要求，編制好本單位下一年度投資計劃建議，經科長、分公司經理審核后，上報公司計劃財務部。 1.1.2 公司計劃財務部根據公司中、長期發(fā)展規(guī)劃和投資計劃的統(tǒng)一要求，年底前匯總各分公司年度投資計劃建議，編制好公司下一年度投資計劃建議，經總會計師審核后，報董事會。 1.2 董事會審核年度無形資產采購計劃，報股東大會審批。 1.3 股東大會審批年度投資計劃，下達公司計劃財務部、分公司執(zhí)行。 1.4 分公司分解年度投資計劃后下達下屬部門。 2 外購無形資產的申請、審批 2.1 公司購買土地用于生產或非生產基本建設項目參照基本建設項目管理業(yè)務流程。 2.2 公司購買非土地無形資產的審批 2.2.1 分公司業(yè)務部門根據市場信息和行業(yè)發(fā)展，進行收集信息、調查整理資料，提出購買申請并附無形資產相關資料，交部門主管、分管領導、分公司經理審批，由分公司辦公室報公司無形資產歸口管理部門。 2.2.2 公司無形資產歸口管理部門認真審核分公司上報的申請單與相關資料，由部門主管審核簽字后報公司辦公室。 2.2.3 公司辦公室組織分公司相關部門、公司計劃財務部和生產技術部等有關人員進行共同討論，形成采購報告，交公司分管領導、董事長審批。董事長根據項目的性質和重要程度，決定是否需要編制可行性研究報告等。 2.2.3.1如需編制可行性研究報告，公司辦公室組織歸口管理部門、使用部門開展項目前期工作，出具包括賣方、大小立項等內容的可研立項書，報分管領導審批。分管領導根據無形資產的金額，確定是否需要委托中介機構編制可行性研究報告。 2.2.3.2如需委托中介機構，公司辦公室擬定可行性研究報告委托編制的合同文本，由法律顧問室審核后交董事長審批，并由董事長或其書面委托授權人員簽訂，并督促合同執(zhí)行。 2.2.3.3中介機構按委托合同規(guī)定及時編制可行性研究報告，并由公司辦公室聘請有關專家對可行性研究報告進行專家獨立評審，組織計劃財務部、法律顧問室、審計監(jiān)察室、生產技術部等有關部門和單位參與審查可行性研究報告。 2.2.4 計劃財務部擬定籌資方案，并報總會計師審核。 2.2.5 公司辦公室將無形資產可研立項書或可行性研究報告、籌資方案和專家獨立評審報告送董事長或董事會審批。 2.2.6 無形資產價值不超過公司上期經審計的凈資產總額2%的項目，由董事長批準；超過2%的投資項目依照《公司章程》規(guī)定由董事會或股東大會審批。 3 簽訂外購合同 3.1 公司辦公室牽頭組織生產技術、安全質管、計劃財務等部門參與準備相關的技術資料。 3.2 采購中心指定2人以上根據技術資料、可研報告與供應方談判。若購買軟件等無形資產應采取招標或詢價三家以上的方式選擇供應方。若談判中涉及價款、標的等與經審批的資料不符應報告董事長審批。 3.3 采購中心對選擇的供應方報請董事長或董事會審批。 3.4 公司辦公室根據審批內容草擬購買合同，并由法律顧問室審核。 3.5 董事長審批購買合同，董事長或其書面委托人員簽合同。 3.6 公司辦公室根據購買合同、技術資料，進行購買。 3.7 合同實施的過程中，由審計監(jiān)察室監(jiān)督供應方是否按合同的約定事項履行合同。 4 無形資產的驗收及帳務處理 4.1 公司辦公室根據購買合同和技術資料組織供貨方、歸口管理部門、使用部門進行驗收，無形資產相關涉密資料及時移交無形資產歸口管理部門保管，若重要的無形資產，須有相關資質機構參與檢驗，交驗合格后，共同出具驗收報告。 4.2 若購買無形資產伴隨需要安裝附屬設備，驗收部門應監(jiān)督安裝人員的工作，生產技術部、安全質管部或其他人員操作、試用設備，達到既定的標準后再填寫驗收單，并由驗收人員簽章。 4.3 歸口管理部門妥善保管無形資產的涉密資料，若購買商標、專利權等需到政府有關部門及時辦理權屬證書。公司辦公室指定專人保管所有無形資產的權屬證書原件。 4.4 工藝驗收合格后，公司辦公室將購買完成情況報告分管領導、總會計師、董事長。 4.5 分管領導、總會計師、董事長審批后計劃財務部付款。計劃財務部門財務人員依據審核無誤的付款單據等編制錄入付款憑證，經會計主管復核后進行賬務處理。無形資產按取得時的實際成本入賬。 4.6 計劃財務部收到支出資料后，與投資計劃進行比較，如果和預算差距大，應將情況及時上報有關領導。 5 結算爭議的處理 5.1 合同雙方按合同約定價款進行結算。但在價款結算中若與供貨方發(fā)生爭議，公司計劃財務部應及時通知公司辦公室調查發(fā)生爭議的原因，提出協(xié)商處理的意見并征得分管領導、董事長批準，與供應方協(xié)商解決。 5.2 公司計劃財務部與供貨方協(xié)商不能達成一致意見時，應在報經董事長或董事會辦公會審定后，按合同約定的爭議或糾紛解決程序辦理。 5.3 公司對無形資產質量有異議的，按合同規(guī)定進行處理。 6 無形資產外購監(jiān)督及檢查 6.1 公司將不定期對無形資產外購情況進行專項檢查，也可結合財務檢查、審計等工作進行。各分公司可根據本單位實際情況制定內部檢查制度。 6.2 對無形資產外購情況進行專項檢查的內容包括但不限于： 6.2.1 無形資產外購業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在不相容職務混崗的現象。無形資產管理業(yè)務不相容崗位一般包括：項目建議、可行性研究與項目決策；項目實施與價款支付；價款支付的申請與審批等。 6.2.2無形資產外購業(yè)務授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查重要業(yè)務的授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批行為。 6.2.3無形資產外購決策責任制的建立及執(zhí)行情況。重點檢查責任制度是否健全，獎懲措施是否落實到位。 6.2.4 各類款項支付制度的執(zhí)行情況。重點檢查采購價款及其他費用的支付是否符合相關法規(guī)、制度和合同的要求。 6.3 審計監(jiān)察室應在無形資產管理的過程中進行不定期的檢查，并將檢查情況和有問題單位的整改情況上報董事會審計委員會。 6.4 董事會審計委員會對審計監(jiān)察室上報的檢查情況通報公司各部門，對存在以下問題的單位，在公司內部通報批評；對造成損失的單位，追究有關人員的經濟責任，直至追究法律責任。 6.4.1 未按規(guī)定審批程序，擅自將本單位資金支付外單位。 6.4.2 在采購、審計等業(yè)務中接受賄賂，影響公平、公正、公開交易原則。 四、 相關制度目錄 1 中國人民銀行《支付結算辦法》 2 財政部《企業(yè)會計制度》及《企業(yè)會計準則》 3 財政部《內部會計控制規(guī)范—采購與付款(試行》（財會[2002]21號） 4 股份有限公司審計委員會工作規(guī)則（管理制度匯編[一]P70-P72） 5 股份有限公司合同管理制度（管理制度匯編[一]P89-P93） 6 股份有限公司投資管理辦法（管理制度匯編[一]P98-P103） 7 股份有限公司資金管理辦法（管理制度匯編[一]P139-P143） 8 股份有限公司關于規(guī)范和加強財務及會計管理的若干規(guī)定（管理制度匯編[一]P149-P154） 9 股份有限公司借款、投資和費用開支審批管理規(guī)定（管理制度匯編[一]P161-P162） 10 股份有限公司資產控制制度（管理制度匯編[一]P163-P163） 五、 主要控制點相關資料 1 購買申請單 2 項目建議書 3 投資計劃 4 可行性研究報告 5 可研立項書 6 合同文本 7 專家獨立評審報告 8 籌資方案 9 年度投資計劃 10 技術資料 11 驗收報告 12 權屬證書 六、無形資產外購業(yè)務流程表 業(yè)務目標 業(yè)務風險 控制點 監(jiān)督檢查 不相容職務/崗位 授權及 要求 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 1編制、審定年度購買計劃 1為公司經營、投資、籌資活動提供支持，保護公司無形資產的壟斷性、共享性、高效性。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 1.1公司計劃財務部或分公司計劃財務科根據投資項目前期工作準備、資金平衡情況和生產經營需要，提出下一年度投資計劃建議，將無形資產的外購納入公司年度投資計劃。 檢查分公司是否按公司規(guī)定綜合考慮各因素后編制年度投資計劃，并及時上報。 年度計劃的編制與審批分離。 2充分利用外購無形資產的價值，為公司生產經營活動服務，保證無形資產的有效利用。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 1.1.1分公司計劃財務科每年11月20日前根據本單位中、長期發(fā)展規(guī)劃和公司計劃財務部的統(tǒng)一要求，編制好本單位下一年度投資計劃建議，經科長、分公司經理審核后，上報公司計劃財務部。 3正確反映無形資產的價值，合理攤銷，做到真實、準確。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 1.1.2公司計劃財務部根據公司中、長期發(fā)展規(guī)劃和投資計劃的統(tǒng)一要求，年底前匯總各分公司年度投資計劃建議，編制好公司下一年度投資計劃建議，經總會計師審核后，報董事會。 4遵守無形資產有關的國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的規(guī)定。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 1.2董事會審核年度無形資產采購計劃，報股東大會審批。 檢查公司年度投資計劃是否按《公司法》規(guī)定報股東大會審批。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 1.3股東大會審批年度投資計劃，下達公司計劃財務部、分公司執(zhí)行。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 1.4 分公司分解年度投資計劃后下達下屬部門。 2外購無形資產的申請、審批 購買土地使用權等重大無形資產決策失誤，導致公司現金流量不足，喪失商業(yè)信用。 2.1公司購買土地用于生產或非生產基本建設項目參照基本建設項目管理業(yè)務流程。 無形資產外購的申請與審批分離。 2.2公司購買非土地無形資產的審批 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.1分公司業(yè)務部門根據市場信息和行業(yè)發(fā)展，進行收集信息、調查整理資料，提出購買申請并附無形資產相關資料，交部門主管、分管領導、分公司經理審批，由分公司辦公室報公司無形資產歸口管理部門。 檢查有關部門購買無形資產是否建立在足夠的證據之上。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.2公司無形資產歸口管理部門認真審核分公司上報的申請單與相關資料，由部門主管審核簽字后報公司辦公室。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.3公司辦公室組織分公司相關部門、公司計劃財務部和生產技術部等有關人員進行共同討論，形成采購報告，交公司分管領導、董事長審批。董事長根據項目的性質和重要程度，決定是否需要編制可行性研究報告等。 檢查編制可行性研究報告是否經授權批準。 采購報告的提出與審批分離。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.3.1如需編制可行性研究報告，公司辦公室組織歸口管理部門、使用部門開展項目前期工作，出具包括賣方、大小立項等內容的可研立項書，報分管領導審批。分管領導根據無形資產的金額，確定是否需要委托中介機構編制可行性研究報告。 可研立項書的提出與審批分離。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.3.2如需委托中介機構，公司辦公室擬定可行性研究報告委托編制的合同文本，由法律顧問室審核后交董事長審批，并由董事長或其書面委托授權人員簽訂，并督促合同執(zhí)行。 合同文本的編制與審批分離。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.3.3中介機構按委托合同規(guī)定及時編制可行性研究報告，并由公司辦公室聘請有關專家對可行性研究報告進行專家獨立評審，組織計劃財務部、法律顧問室、審計監(jiān)察室、生產技術部等有關部門和單位參與審查可行性研究報告。 檢查可行性研究報告與經審批的可研立項書、采購報告是否一致。 可行性研究報告的編制與專家獨立評審分離。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.4計劃財務部擬定籌資方案，并報總會計師審核。 籌資方案的提出與審核分離。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.5公司辦公室將無形資產可研立項書或可行性研究報告、籌資方案和專家獨立評審報告送董事長或董事會審批。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 2.2.6無形資產價值不超過公司上期經審計的凈資產總額2%的項目，由董事長批準；超過2%的投資項目依照《公司章程》規(guī)定由董事會或股東大會審批。 檢查是否按公司規(guī)定權限審批。 3 簽訂外購合同 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 3.1公司辦公室牽頭組織生產技術、安全質管、計劃財務等部門參與準備相關的技術資料。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 3.2采購中心指定2人以上根據技術資料、可研報告與供應方談判。若購買軟件等無形資產應采取招標或詢價三家以上的方式選擇供應方。若談判中涉及價款、標的等與經審批的資料不符應報告董事長審批。 檢查談判內容是否經審批的資料一致。 詢價與確定供應商分離。 談判應指定2人以上。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 3.3采購中心對選擇的供應方報請董事長或董事會審批。 供應方的選擇與審批分離。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 3.4公司辦公室根據審批內容草擬購買合同，并由法律顧問室審核。 合同文本的編制與審批分離。 未經審核，擅自變更合同標準文本中涉及權利、義務條款導致公司承擔違約風險。 3.5董事長審批購買合同，董事長或其書面委托人員簽合同。 談判人員與簽訂合同人員分離。 未經審核，擅自變更合同標準文本中涉及權利、義務條款導致公司承擔違約風險。 3.6公司辦公室根據購買合同、技術資料，進行購買。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 3.7合同實施的過程中，由審計監(jiān)察室監(jiān)督供應方是否按合同的約定事項履行合同。 監(jiān)督與業(yè)務執(zhí)行分離。 4無形資產的驗收及帳務處理 無形資產隨意流失和被盜用，使公司無形資產損失。 4.1公司辦公室根據購買合同和技術資料組織供貨方、歸口管理部門、使用部門進行驗收，無形資產相關涉密資料及時移交無形資產歸口管理部門保管，若重要的無形資產，須有相關資質機構參與檢驗，交驗合格后，共同出具驗收報告。 檢查驗收是否由多部門組成驗收組并按合同、技術資料嚴格進行驗收。 采購與驗收分離。 無形資產隨意流失和被盜用，使公司無形資產損失。 4.2若購買無形資產伴隨需要安裝附屬設備，驗收部門應監(jiān)督安裝人員的工作，生產技術部、安全質管部或其他人員操作、試用設備，達到既定的標準后再填寫驗收單，并由驗收人員簽章。 安裝與驗收分離。 無形資產權屬不清，發(fā)生經濟糾紛造成損失。 4.3歸口管理部門妥善保管無形資產的涉密資料，若購買商標、專利權等需到政府有關部門及時辦理權屬證書。公司辦公室指定專人保管所有無形資產的權屬證書原件。 檢查無形資產相關資料是否及時收回并由歸口管理部門妥善保管。檢查權屬證書是否及時辦理。 重大無形資產購買決策失誤，導致資源浪費。 4.4工藝驗收合格后，公司辦公室將購買完成情況報告分管領導、總會計師、董事長。 會計核算不規(guī)范，數據不實，攤銷錯誤，資產、利潤失真。 4.5分管領導、總會計師、董事長審批后計劃財務部付款。計劃財務部門財務人員依據審核無誤的付款單據等編制錄入付款憑證，經會計主管復核后進行賬務處理。無形資產按取得時的實際成本入賬。 檢查是否按合同規(guī)定及時付款，會計處理是否經復核后入賬。 采購、驗收與相關會計記錄分離。付款審批與付款執(zhí)行分離。 未經審核，擅自變更合同標準文本中涉及權利、義務條款導致公司承擔違約風險。 4.6計劃財務部收到支出資料后，與投資計劃進行比較，如果和預算差距大，應將情況及時上報有關領導。 檢查實際支出與預算差距大是否及時上報公司領導審批。 5結算爭議的處理 未經審核，擅自變更合同標準文本中涉及權利、義務條款導致公司承擔違約風險。 5.1合同雙方按合同約定價款進行結算。但在價款結算中若與供貨方發(fā)生爭議，公司計劃財務部應及時通知公司辦公室調查發(fā)生爭議的原因，提出協(xié)商處理的意見并征得分管領導、董事長批準，與供應方協(xié)商解決。 檢查結算爭議是否及時上報。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 5.2公司計劃財務部與供貨方協(xié)商不能達成一致意見時，應在報經董事長或董事會辦公會審定后，按合同約定的爭議或糾紛解決程序辦理。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 5.3公司對無形資產質量有異議的，按合同規(guī)定進行處理。 6無形資產外購監(jiān)督及檢查 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 6.1公司將不定期對無形資產外購情況進行專項檢查，也可結合財務檢查、審計等工作進行。各分公司可根據本單位實際情況制定內部檢查制度。 監(jiān)督與業(yè)務執(zhí)行分離。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 6.2對無形資產外購情況進行專項檢查的內容包括但不限于： 6.2.1無形資產外購業(yè)務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在不相容職務混崗的現象。無形資產管理業(yè)務不相容崗位一般包括：項目建議、可行性研究與項目決策；項目實施與價款支付；價款支付的申請與審批等。 6.2.2無形資產外購業(yè)務授權批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查重要業(yè)務的授權批準手續(xù)是否健全，是否存在越權審批行為。 6.2.3無形資產外購決策責任制的建立及執(zhí)行情況。重點檢查責任制度是否健全，獎懲措施是否落實到位。 6.2.4各類款項支付制度的執(zhí)行情況。重點檢查采購價款及其他費用的支付是否符合相關法規(guī)、制度和合同的要求。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 6.3審計監(jiān)察室應在無形資產管理的過程中進行不定期的檢查，并將檢查情況和有問題單位的整改情況上報董事會審計委員會。 無形資產外購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，造成損失。 6.4董事會審計委員會對審計監(jiān)察室上報的檢查情況通報公司各部門，對存在以下問題的單位，在公司內部通報批評；對造成損失的單位，追究有關人員的經濟責任，直至追究法律責任。 6.4.1未按規(guī)定審批程序，擅自將本單位資金支付外單位。 6.4.2在采購、審計等業(yè)務中接受賄賂，影響公平、公正、公開交易原則。 七、無形資產外購業(yè)務流程圖