商務(wù)禮儀之電子郵件篇.doc

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禮儀/商務(wù)禮儀 商務(wù)禮儀之電子郵件篇 　　現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們?cè)诖颂幨轮g，常會(huì)根據(jù)對(duì)方的言行談吐、用字遣辭來衡量評(píng)估，并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對(duì)地，自己也會(huì)因應(yīng)不同的場(chǎng)合、對(duì)象來表現(xiàn)自己的意見與想法。 在使用Email時(shí)，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過文字來傳達(dá)感受，我們無法看到對(duì)方的肢體語言、聲調(diào)、表情，因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫寄發(fā)Email時(shí)，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：*.內(nèi)容簡單明了 大多數(shù)的人在看郵件時(shí)，都不太有耐心，而且也沒有太多的時(shí)間，所以所要表達(dá)的內(nèi)容，盡量簡單扼要、條理分明，避免長篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內(nèi)簡要說明，最好不要超過15個(gè)字，更易讓對(duì)方一目了然。*.語意清楚： 寫信是一門藝術(shù)。所謂戲法人人會(huì)變，只是各有巧妙不同。無論如何，字句的段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。 *.避免情緒化用詞： 建議在情緒不好時(shí)不要寫信，此時(shí)的語意的表達(dá)上可能會(huì)較激烈，可能會(huì)對(duì)雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時(shí)候，再來寫信，可能會(huì)比較好點(diǎn)。另外，因?yàn)槊總€(gè)人的背景不同，對(duì)于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會(huì)有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。 *.適當(dāng)?shù)囊裕?在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)囊?，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長的話，則可能會(huì)造成對(duì)方的困擾。*.記得署名： 對(duì)不同的收信對(duì)象，可能會(huì)有不同的署名。但無論如何，在信件最后署名，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。*.文法/錯(cuò)別字檢查： 在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯(cuò)誤、語意不通或是錯(cuò)別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫信時(shí)的大原則，另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現(xiàn)的好，可以有加分的效果；若沒有把握好，可是會(huì)讓對(duì)方打折扣的喔！智邦生活館